Информационная система государственного управления и необходимость её совершенствования ия

* отношению к целевой функции структурного подразделения. Из  всего  объема пришедшей в подразделение  информации  необходимо  выделить  ту,  которая наиболее полно соответствует его целям и задачам;

* логическому  содержанию.  Информация  структурного  подразделения  может подразделяться на три самостоятельных подмножества – о  субъектах  органа управления,   объектах   его   управленческого   воздействия   (регионах, предприятиях и организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах  и отношениях;

* физической форме представления (устный доклад; сообщение на бумаге в виде текстов,  анкет,  таблиц,  графиков  и  т.д.;   электронный   вариант –поступление по  электронной  почте,  факсу,  телексу,  из  информационных систем, на дискетах и т.д.; в виде аудио-  и  видеокассет,  постраничная, сброшюрованная, книги, газеты, журналы и т.д.);

* процедурам преобразования (вероятностные, социологические,  моделирующие, аналитические, вычислительные и т.д.);

* степени преобразования (основная, или вновь поступающая;  обработанная  в аналитические    и    прогнозные    записки,    теле-радио-фотоматериалы; сгруппированная в информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

     С позиций социального  управления  существуют  и  другие  основания  и признаки классификации информации в структурных подразделениях госаппарата:

- пределы фиксации (подлежащая не подлежащая регистрации);

- степень дополнительной переработки перед использованием;

- сфера применения  (универсальная,  используемая  во  всех  управленческих структурах – сводки, справки,  положения,  приказы  руководства  и  т.д.;

- специализированная, применяемая только в тех или иных структурах);

- степень комплектности (комплектная  документальная,  т.е.  пригодная  для использования в первичном виде; некомплектная, т.е.  применяемая  лишь  в связи с другими видами данных и сведений);

- емкость и  стабильность  (исчерпывающая,  не  нуждающаяся  в  дополнении; требующая дополнения; постоянная; переменная; характеризующая вероятность наступления события);

- форма и способ получения (получаемая из  органа  управления,  посредством изучения   статей   и   других   публикаций,   проведения  мониторингов, исследования  общественного  мнения,  обмена  опытом   работы различных информационных подразделений органов государственного управления);

- упорядоченность  (систематизированная;  сведения  о  нормативно-правовых актах,     принимаемых     государственными      структурами;      строго регламентированная  во  времени,  пространстве,  по   лицам,   источникам опубликования и содержанию).

     Информация  и ее потоки в государственном  управлении могут  разбиваться также в зависимости от источников (правительство и  государственные  органы, администрации  регионов,   представители   президента,   республиканские   и региональные государственные структуры,  пресса,  информационные  агентства, коммерческие  структуры,  население,  зарубежные  информационные  каналы   и т.д.);   качественного   содержания   (вычленение   ценной   по   содержанию информации,  от  которой  зависят  определенные   управляющие   воздействия, исходящие  от  структурных  подразделений);   количественных   характеристик (целесообразно выделять вероятностны, семантические и иные меры  информации, используемые  при  управленческом   регулировании   и   обеспечении   других управленческих потребностей).

     Информацию  можно  классифицировать  и  по  признаку  адресности  (кому направляется и от кого исходит) и характеру  носителя.  Здесь  целесообразно различать следующие ее виды: официальную не для  передачи,  официальную  для передачи,  документальную  для  почты,  документальную  для  других  средств связи, появляющуюся в ходе личного общения, горизонтальную  и вертикальную, прямую и косвенную.

     Среди  классификационных  признаков  следует  также  назвать   способ передачи информации (телефон, телеграф, человек, почта,  электронная  почта, факс, радио, телевидение), вид преобразователя (человек, машина,  человек и машина), степень  достоверности  (достоверные  и  недостоверные  сообщения), вовлеченность в вычислительные процессы  (вычисление  исходной,  постоянной, переменной,  промежуточной,  конечной   информации),   алфавит   (буквенная, цифровая, буквенно-цифровая) и другие.

     На  основе так называемых конкретных, частных классификаций  информации в структурных подразделениях органов управления возможна  ее  систематизация на уровне всей управленческой системы. Подходы здесь могут быть разные  – с точки  зрения  дифференциации  официальной  и  неофициальной  управленческой информации  в  структурах   госаппарата;   с   позиций   анализа   общих   и функциональных показателей; на базе взаимодействия подразделения  с  другими структурами органа управления и вне его и т.д. При этом  надо  исходить  из того, что госаппарат является  сложной  динамической  системой,  оказывающей сильное  управляющее  воздействия  не  только  на  отдельные  организации  и учреждения, но на общество в целом.

     В  информации,  циркулирующей  в  государственном  управлении,  можно выделить сведения, сообщения и данные, относящиеся к его  основным  целям  и задачам.

     Важное  основание для классификации  представляет  источник  информации, причем в этом качестве выступают как объект,  отражением  которого  является информация, так и субъект, создающий и распространяющий ее.

     В зависимости от  субъекта  (конкретного  органа  управления  или  его работника,  получающего,  распространяющего  и  обрабатывающего  информацию) различают: аналитическую, прогнозную, справочную,    ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.

     Основаниями для классификации могут служить  также  функции  информации в   государственном   управлении,   направления   движения,    периодичность возникновения и передачи и другие.

     Подобная  классификация  весьма  относительна.  Все  виды  информации взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг  в  друга. Одна и та же  информация  порой  выступает  в  различных  видах.  Она  может усложняться и изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем  отдельные группы, выделенные в пределах основного классификационного  признака,  могут дополнительно разбиваться на подгруппы по частным  основаниям  и  свойствам. Кроме того, не всегда можно четко дифференцировать  информацию  по  тем  или иным основаниям и признакам,  а  затем  сводить  ее  в  классы.  Эта  работа осложняется, если в ходе обобщения и классификации будет использоваться электронно-вычислительная техника.

     В целом классификация позволяет получать  весьма  ценные  сведения  об информации,   содержащейся   в   структурных   подразделениях   госаппарата, способствует   решению   многих   принципиальных   вопросов   проектирования информационной    системы    государственного    управления     и    анализа соответствующего  обеспечения  структурных  подразделений.   Не   располагая исчерпывающими данными о важнейших свойствах и  характеристиках  информации, нельзя оптимизировать  ее,  обеспечивать  заданную  точность,  надежность  и эффективность использования. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Качественный  аспект информации в органах государственного управления. 

     Особо надо остановиться на качественном  содержании  и  количественных потребностях  в  информации,  циркулирующей  в   органах   государственного управления.   Эти   аспекты   имеют   важнейшее   значение   для   повышения эффективности информационного обеспечения.

     Прежде  всего к информации, требующейся  государственным структурам  для конкретных воздействий  на  объекты  управления,  следует  подходить  как  к стратегическому ресурсу. Она должна быть  полной,  актуальной,  достоверной, охватывать  весь  спектр  интересующих  государственную  структуру  проблем, собираться регулярно, с определенной периодичностью и необходимых объемах.

     Ее  качественность и достоверность  позволяет государственной  структуре иметь перед собой  действенный  план,  определить  реальные  и  точные  цели управленческих воздействий.

     В этой связи проработать механизм взаимодействия органа  управления  с поставщиками информации на основе правовых  норм,  рациональной  организации информационных потоков, упорядочения процессов ее  сбора  и  распространения (передачи).  Наряду  с этим  следует   предусмотреть   ответственность   за достоверность, полноту и оперативность информации.

     Сейчас  поступающие  в  органы   государственной   власти   документы различных служб зачастую не  содержат  сведений,  достаточных  для  принятия управленческих решений. Они обычно разрознены  и  не  систематизированы,  не дают целенаправленного  и адекватного представления об объектах  управления, рисуют  противоположную  картину,  поскольку  содержащиеся  в   них   данные неоднозначно,  а  порой   и   разнонаправлено   характеризуют   происходящие процессы. При большом количестве информации часто  отсутствует  релевантная, государственные структуры захлестнуты потоками документов, не  отвечающих  и потребностям.

     Существенную  роль   в   повышении   результативности   использования информации могли бы сыграть ее систематизация, обработка, аккумулирование  и экспертиза. Организацию этой работы, а также анализ поступающей  информации, ее  видов,  качества  и  актуальности  можно  возложить  на  соответствующие органы,  например  информационно-аналитический  отдел    или   аналитическую группу.  Такое  подразделение  на  ряду  с   определением   результативности поступающей информации должно  прогнозировать  ее  влияние  на  деятельность органа управления.

     В функции этой службы следовало бы включить:

* обобщение информации по конкретному вопросу,  поступающей из  различных источников;

* систематизацию оценок  конкретной  проблемы,  предоставление  потребителю возможных (в необходимых  случаях  альтернативных)  вариантов  подхода  к решению проблемы;

* формирование  выводов на  основе  анализа  предложений  о  политических, организационных действиях органа управления по  рассматриваемому  вопросу (например,  принятие  конкретных  мер  либо   оставление   проблемы   без внимания).

     Эта служба должна отслеживать поступающую  в  управленческую  структуру информацию  и   заблаговременно   организовывать   поступление   недостающей (фактографической  или оценочной),  а также готовить  краткие документы, включающие описание существа проблемы, подходы  к  ее  решению,  оптимальный вариант решения,  сопровождаемый  прогнозом  положительных  и  отрицательных последствий.

     Существенный  вклад в  обеспечение  необходимого  качественного  уровня информации  должны  внести  нормативные  акты,  регулирующие  информационные процессы в организации  власти  и  управления.  Если  ответственность  лица, находящегося «внизу» этого процесса, не определена  должностной  инструкцией (или иным нормативным документом), то велика  вероятность,  что информация, направляемая в управленческую структуру, будет искажена.

     Сейчас  установление  обязанностей   должностных   лиц   и   введение

должностных инструкций по сбору, обработке, передаче,  хранению  информации, поступающей в органы государственного управления, предусматриваются  законом РФ об информации, информатизации и защите информации, вступивший в  действие 22 февраля 1995 года, а также множеством других правовых норм[3].

     Однако  учитывая требования  к  качеству  и  достоверности  информации, надежности и устойчивости информационного обеспечения назрела  необходимость в указе  Президента  РФ  и  законе  об  информационном  обеспечении  органов государственной   власти   и    управления,    которые    более    конкретно регламентировали  бы  правовое  регулирование  данных  видов  информационных отношений. Поскольку от достоверности, своевременности и полноты  информации зависит качество принимаемых решений, эти акты также должны  предусматривать конкретную ответственность за  предоставляемую  информацию.  Введение таких мер  должно  позволить   существенно   повысить   качество   информационного обеспечения и управляющего воздействия органов государственной власти.