Регламент получения и обработки первичной документации

 

 

УТВЕРЖДАЮ:

                                                      Заместитель генерального директора

___________________ А. В. Иванов

«______» ______________  2015 г.

Введено в действие приказом

  № _______ от _______2015 г.

 

РЕГЛАМЕНТ  ПОЛУЧЕНИЯ И ОБРАБОТКИ ПЕРВИЧНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

 

                                               ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

 

1. Обеспечение своевременной доставки  первичной документации от  поставщиков  ТМЦ и услуг в бухгалтерию  предприятия, посредством введения  оперативного контроля за перечислением денежных средств на расчетные счета дебиторов.

2. Определение зон ответственности  сотрудников отдела материально-технического  снабжения (ОМТС) за несвоевременную  доставку документации, необходимой  для подтверждения затрат и  налоговых вычетов по НДС (ТОРГ-12, счёт-фактура, акт выполненных работ).

3. Определение ответственности  сотрудников ЦКУ за нарушения, допущенные при оформлении прихода  ТМЦ, работ, услуг.

 

                                      ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

 

Первичная бухгалтерская документация — товарные накладные, счета-фактуры, требования, приходные ордера, акты приемки товаров, работ, услуг, кассовые чеки и т. п.  относится к оправдательным документам относятся. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

 

Нормальная (срочная) дебиторская задолженность - задолженность за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но право собственности уже перешло к покупателю; либо поставщику (подрядчику, исполнителю) перечислен аванс за поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг).

 

Просроченная (необоснованная) дебиторская задолженность - задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный договором срок.

                                              

                                             ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

Первичная бухгалтерская документация относится к оправдательным документам, которые отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них формирует основания для исчисления налоговой базы .

Дебиторская задолженность – представляет собой имущественные требования организации к юридическим и физическим лицам, которые являются ее должниками. 

Настоящий регламент  устанавливает порядок действий ответственных сотрудников, необходимый для своевременного получения первичных бухгалтерских документов и контролю за фактической величиной дебиторской задолженности.

                                           

При оформлении счетов на оплату товаров и услуг сотрудник ОМТС в обязательном порядке подписывает сумму дебиторской задолженности и причину ее возникновения. Информацию следует указывать перед утверждением счета у начальника СМТСиЛ, до согласования счета с генеральным директором.

 

Контроль за указанием и достоверностью сведений возлагается на начальника СМТСиЛ.

 

В случае наличие необоснованной дебиторской задолженности необходимо   перенести дату оплаты счета (конкретному поставщику  на этапе формирования обоснования платежа) до выяснения обстоятельств возникновения задолженности (либо это предоплата , либо отсутствие документации).

 

В случае отправки товаров "напрямую заказчику", либо получения товаров, услуг непосредственно на объекте, в том числе при осуществлении закупки за пределами г. Омска, ответственность за непредоставление документации возлагается на инициатора платежа.

 

В этом случае, при оформлении намерения приобрести товар и (или) услугу, инициатор платежа обязан предпринять все возможные действия для предоставления оригиналов или копий первичных документов в бухгалтерию предприятия.

 

В частности,  может быть достигнута договорённость с поставщиком о дублировании документации посредством почтового отправления оригиналов документов в адрес предприятия для бухгалтерии.

 

Также, может быть предоставлен электронный адрес для отправки копий документов в адрес предприятия для бухгалтерии.

 

Мастерам ОСР на удаленных объектах вменяется в обязанность, сканированные копии полученной от поставщиков документации, незамедлительно посредством электронной почты направлять в бухгалтерию предприятия, а по возвращению из командировки,  предоставлять документы в бухгалтерию в течении двух рабочих дней.

 

Основным условием правильного оприходования ТМЦ, является точное отражение реквизитов счёта-фактуры полученной от поставщика.

 

Необходимо обратить особое внимание на то, что поле ВХОД. ДОКУМ. должно быть заполнено в соответствии с данными счета-фактуры.

 

Данные товарной накладной (ф. ТОРГ-12), при этом не берутся в расчет.

 

Поле заполняется полностью, вне зависимости от количества знаков и букв на номерах счетов-фактур.

 

Запрещается оприходование ТМЦ при отсутствии счёта-фактуры.(это касается только поставщиков работающих с НДС).

 

Кроме этого, обязательно к заполнению в документе счёт-фактура полученный

поле ОПЛАТА в формате № ____дата. например 25.12.14 г.

Эта информация содержится в счёт фактуре поставщика в строке - К ПЛАТЁЖНО РАСЧЁТНОМУ ДОКУМЕНТУ. При отсутствии данной информации - реквизит к заполнению не обязателен.

 

При наличии документации подтверждающей транспортные расходы, - сумма таких расходов, соответственно увеличивает стоимость поступивших ТМЦ.

Следует обращать внимание, что данное правило действует  только  в случае поступления транспортных расходов и ТМЦ от одного   поставщика.

 

Документация поставщиков должна быть обработана незамедлительно.

 

Не допускается оприходования ТМЦ "задним" числом, тем более  документацию датированную прошлым налоговым периодом. (кварталом, годом).

В случае получения такой документации, сотрудник бухгалтерии предоставляет документация для принятия решения главному бухгалтеру предприятия.

 

Экземпляры поставщиков, переданной в бухгалтерию первичной документации, после оприходования ТМЦ, в течение 5 рабочих дней должны быть подготовлены к почтовому отправлению, запечатаны в конверт и переданы работником бухгалтерии секретарю.

Непосредственно отправка корреспонденции осуществляется секретарем в соответствии с графиком посещения отделений Почты России.

 

Особое внимание следует обращать на точность отражения таких показателей как

-КОЛИЧЕСТВО

-ЦЕНА

-ПРИЗНАК НАЛИЧИЯ НДС,

-ОБЩАЯ СУММА ПОСТУПИВЩИХ ТМЦ.

- НАИМЕНОВАНИЕ КОНТАГЕНТА.

 

Необходимо исключить возможность дублирования (задвоения) оприходования ТМЦ и (или) услуг.

 

При выявлении необоснованной дебиторской задолженности, либо в случае  ошибочного оприходования ТМЦ, неверно оформленных документов на отгрузку и реализацию ТМЦ, несоблюдение сроков на отправку поставщикам их экземпляров бухгалтерских документов, ответственным сотрудником бухгалтерии составляется служебная записка на имя главного бухгалтера для принятия решения о применении к лицу, допустившему нарушение мер материального взыскания.

 

Томск – 2015 г.