Построение организации

Построение  организации 

1 Этапы построения  организации 

     Существуют  три главных этапа в построении  любой организации: определение  характера выполняемой работы; распределение  работы между отдельными позициями  менеджмента; классификация позиций  менеджмента, построение на этой основе логических групп управления. Определение характера выполняемой работы. Для выполнения этой задачи, данную стадию создания организации полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы) . Автор известных книг по вопросам предпринимательства профессор Друкер выделяет три этапа и направления анализа, который необходимо провести на рассматриваемом нами этапе построения организации. Они включают анализ:

деятельности, определение  той работы, которая должна осуществляться, и способов координации взаимодействия;

решений, какого вида решения будут приниматься, и какое участие в этом будет  принимать тот или иной менеджер;

отношений, то есть определение того вклада в общее  дело, который должен внести менеджер; лиц, с которыми менеджер должен взаимодействовать; влияния, оказываемого на менеджера другими лицами, принимающими решения.

     Распределение  работ между отдельными элементами  менеджмента. Этот этап включает в себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня) ; технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда и т.п.) ; установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации.

     Классификация  элементов менеджмента, построение  логических групп. В данном вопросе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей) . Этот способ известен как “принцип ориентации” . Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений) , то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника.  

2 Место и роль  подразделений в  организационной  структуре 

     Создание  отделов (подразделений) путем  группирования аналогичных производственных  функций и служащих позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости руководства компанией в период расширения ее хозяйственной деятельности.

     Методы  распределения обязанностей по  отделам зависят от положенных в основу признаков.

     Во-первых, по принципу деления на равные по размеру группы. Этот метод применяется, когда профессиональные работники одинаковы, а для достижения какой-либо цели необходимо определенное число людей.

     Во-вторых, по функциональному признаку. Это  наиболее распространенный способ создания отделов по производству, маркетингу, кадрам, финансовым вопросам и т.д. Их число зависит от потребностей самой организации.

     В-третьих,  по территориальному признаку. Этот  способ наиболее распространен  в случаях, когда предприятие осуществляет свою деятельность на территории разных районов. Все виды операций компании на данной территории могут быть поручены региональному управляющему по сбыту.

     В-четвертых,  на основе выпускаемой продукции.  Этот способ в настоящее время  получает все большее распространение на крупных предприятиях, расширяющих ассортимент производимой продукции, где другой метод привел бы лишь к усложнению структуры организации.

     В-пятых,  на основе интересов потребителя.  В тех отраслях, где покупатель  является ключевым фактором, его интересы оказывают решающее влияние на структуру организации. Это особенно характерно для службы сервиса.

     В  крупных по масштабам деятельности  компаниях используются все или  некоторые из вышеприведенных  способов.

     При  формировании структур управления во внимание принимаются следующие вопросы: стратификация, то есть, сколько может потребоваться уровней управления;  формализация, то есть насколько формальным должно быть взаимодействие. Чем более бюрократичен стиль, тем более формальной и системной должна быть внутренняя структура; централизация, то есть иерархия доведения принятых решений, все ли вопросы должно решать высшее руководство; сложность организационной структуры, то есть насколько сложным должно быть управление с организационной точки зрения.  

3 Определение обязанностей  и полномочий. Схемы  организации 

     Для  эффективной работы организации  важно четко и ясно определить  функциональные обязанности и  полномочия, а также их взаимоотношение.  Существуют три метода определения обязанностей и полномочий и их передачи в рамках организации. Каждый сотрудник компании должен понимать, что ожидается от него, какими полномочиями он обладает, какими должны быть его взаимоотношения с другими служащими.

     Это  достигается с помощью схемы организации, дополненной соответствующими справочниками (инструкциями) , и распределения обязанностей.

     Организационные  схемы, таблицы. Руководителю рекомендуется построить схему структуры организации с системой внутренних взаимосвязей. При построении таких схем необходимо учитывать следующее: схема дает лишь общие контуры структуры организации; она должна быть доступна для понимания, содержать минимальное количество деталей; не существует стандартных построений организационной структуры, каждая фирма имеет свои особенности. Схема должна отражать реальную структуру фирмы и не являться своего рода теоретическим стандартом. Если схему структуры трудно составить, то причина может заключаться в том, что сама организация дефектна, то есть с течением времени ее структура стала неэффективной, громоздкой, а линии взаимоотношений стали искаженными.

     Позитивная  сторона использования схематичных  построений. На подготовительном этапе построения схемы организации последняя должна быть подвергнута тщательному анализу. Такое исследование само по себе принесет большую пользу, поскольку оно обнаруживает “слабые места” , накладки полномочий, недостаточно управляемые звенья производственного процесса и т.п.

     Схема  позволяет выделить линии взаимозависимости и отношений внутри организации.

     Как  источник получения информации  схема может быть использована  в рамках ознакомления с деятельностью  и структурой управления предприятием (в частности, вновь принятых  на работу) , а также в качестве  дополнительного наглядного материала при изучении должностных инструкций. Ею можно воспользоваться в качестве основы для возможной реорганизации или модификации структуры организации.

     Наконец,  схема используется в качестве  справочного материала, позволяет  служащим предприятия быстро ознакомиться с происшедшими в рамках организации изменениями. Для этой цели структурная схема организации может быть помещена на доске объявлений.

     Недостатки  использования схематичных построений. Это, во-первых, статичность. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает организацию в определенный момент времени, в этом смысле она статична. Но так как бизнес динамичен, то, несмотря на то, что основная структура организации остается неизменной в течение длительного времени, в рамках этой структуры возникает много измене- ний (например, кадровых) , что, естественно, требует внесения опре- деленных замен и дополнений.

     Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные  отношения, что снижает ее практическую  значимость.

     Схемы  могут привести к бюрократизму. Они по существу негибки и  отражают устойчивые каналы взаимоотношений,  но не указывают наиболее рациональных, коротких связей, которые весьма  часто возни-кают в процессе  деятельности организации. 

     Наконец,  нередко возникают трудности в представлении об уровнях значимости. Неправильное впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на одной горизонтальной линии показаны несколько менеджеров, что якобы подразумевает их одинаковый статус. Поэтому   иногда, довольно сложно с требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость должностей и положений.

    Руководство  (справочник) по организационному  построению предприятия. Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или инструкциями. Они содержат перечень должностей с их подробным описанием (часто в форме описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий, соответствующих принципов и практики) .

     Распределение  обязанностей означает определение масштаба полномочий и меры ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же содержится описание выполняемых функций. В документе “Распределение обязанностей” должны содержаться следующие положения: название должности; отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного руководителя; особые полномочия (обязанности) ; ограничения в полномочиях (например, возможность действовать по своему усмотрению, определение величины денежных средств) .  

4 Взаимоотношения  членов организации 

     Существование  столь большого разнообразия  типов построения организации,  безусловно, ведет к установлению разных видов взаимоотношений между членами организации, занимающими различные посты и должности. Виды отношений внутри организации аналогичны типу построения структуры ее управления. Они включают следующие варианты: линейные отношения;

функциональные  отношения;

отношения управленческого  аппарата;

латеральные отношения.

     Линейные  отношения — это отношения между руководителем и его подчиненными. Например, начальник цеха — мастер, главный бухгалтер — бухгалтер-калькулятор.

     Функциональные отношения — это отношения специалиста, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации, с другими членами организации. Обычно такая производственная миссия имеет рекомендательный характер. Например, начальник отдела кадров поддерживает функциональные отношения с начальником цеха в вопросах приема на работу, обучения и социального обеспечения работников. Бухгалтер может иметь функциональные отношения с заведующим отделом сбыта по вопросам финансирования продаж, рекламы и т.п. Причем и сам функциональный руководитель находится в рамках своей линейной организации, например начальник отдела кадров по отношению к сотрудникам своего отдела.

      Отношения управленческого аппарата. Данный тип отношений имеет место в случае представления чьих-либо прав и полномочий. Должностные обязанности при этом состоят в предоставлении рекомендаций, советов. Например, помощник начальника управления вступает в отношения с линейными руководителями как бы от имени и по поручению начальника управления, выражая волю и желание последнего. В этом случае помощник осуществляет полномочия, которыми обладает начальник управления. Не располагая лично полномочиями, помощник не принимает решения, но его обязанность состоит в предоставлении рекомендаций своему непосредственному руководителю по тем или иным производственным, коммерческим и другим вопросам, связанным с предпринимательством.

     Преимущество - это хороший метод обучения и подготовки будущих руководителей, экономия рабочего времени для высшего звена руководителей, освобождение от ежедневной чисто административной работы.

     Недостатки обычно проявляются в том, что помощники руководителей часто превышают свои полномочия, неофициально приобретая дополнительные власть и влияние; руководители, ответственные за решение кадровых вопросов, могут пытаться оказывать влияние на линейных руководителей.

     Латеральные отношения могут быть двух категорий. Во-первых, коллегиальные — это отношения между служащими (работниками) одного отдела, подчиненными одному начальнику. Во-вторых, параллельные — это отношения, которые вызваны необходимостью обмена информацией, идеями и мнениями между служащими (работниками) , занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных отделах и подразделениях.