Лекции по "Программированию"

Раздел 1. Особенности функционирования и цели создания эко­номических информационных систем.

Лекция 1 Особенности функционирования и цели создания экономических информационных систем

Экономика страны, ее отрасли и первичные хозяйствующие объекты могут рассматриваться как экономические системы (ЭС), характеризующиеся большим количеством включаемых в них элементов, сложной структурой, а также наличием множест­ва внутренних и внешних взаимосвязей между ними.

Экономика страны включает сотни тысяч хозяйствующих объектов, производящих десятки миллионов наименований про­дукции, объединяет трудовые усилия более 30 млн человек. В ней взаимодействует множество процессов самой различной приро­ды, сочетается множество подсистем, каждой из которых прису­щи свойства сложной системы.

В состав ЭС входят трудовые, природные, материально-веще­ственные, информационные и другие ресурсы. Характерными чертами ЭС прежде всего являются: преобразование ресурсов в материальные блага, непременное участие человека в производ­стве, непрерывное развитие этих систем, соизмерение затрат и результатов в процессе их функционирования.

Экономической системе присущи следующие основные свойства.

1. Сложность структуры, обусловленная одновременным функционированием нескольких различных иерархических структур, взаимодействие между которыми не сводится к прос­тым отношениям иерархического соподчинения. Таковы, напри­мер, структуры административно-производственного управле­ния на предприятии, территориально-регионального и произ­водственного управления и т.д.

2. Специфические особенности природы экономических процессов и явлений, выражающиеся во взаимодействии объек­тивных и субъективных факторов. Например, человек является элементом производственных сил и в то же время носителем про­изводственных отношений.

3. Свойства целостности системы (эмерджентные свойства), т. е. такие, которые не сводятся к свойствам ее элементов (под­систем), рассмотренным отдельно, вне системы, и не выводятся из них. Например, ни одно из подразделений не может выпускать продукцию, изготавливаемую всем предприятием.

4. Сложность информационных процессов, обусловленная многочисленными связями между управляющей и управляемой подсистемами.

5. Множественность целей, которые могут не совпадать с це­лями отдельных подсистем. Например, одним из показателей эф­фективности работы аппарата управления являются расходы, связанные с его содержанием. Но малочисленный аппарат управления при незначительных расходах на его содержание не обес­печивает эффективного управления предприятием, что ухудшает технико-экономические показатели работы предприятия.

6. Динамичность процессов, имеющих стохастический харак­тер (урожайность культур, расход сырья на изготовление продук­ции и т.д.).

Для обеспечения нормального функционирования любой экономической системы необходимо управлять отдельными ее элементами и системой в целом.

Управление призвано обеспечить достижение экономической системой заданных целей. Такими целями могут быть: обеспе­чение устойчивости функционирования, сохранение или приоб­ретение системой тех или иных качественных особенностей, выполнение заданной программы действий и т.д. Как правило, формальным выражением цели является целевая функция систе­мы, экстремальное значение которой соответствует наилучшему (оптимальному) способу управления. Очевидно, разнообразие объектов управления в экономике порождает разнообразие целей и средств управления.

Систему, обеспечивающую реализацию процессов управле­ния, обычно называют системой управления. Для ее функциони­рования характерно наличие управляющей подсистемы (субъек­та управления). Подсистема представляет собой совокупность элементов, обеспечивающих целенаправленное слежение за деятельностью объекта управления и осуществляющих его при­ведение к заданному режиму функционирования.

Объектами управления в экономике могут выступать различ­ные экономические системы, к которым можно отнести государ­ственные и торговые организации, коммерческие учреждения, объединения и фирмы. С позиции кибернетики их функциони­рование осуществляется путем информационного взаимодей­ствия управляющей и управляемой подсистем между собой и с внешней средой по различным каналам связи (рис. 1.1).

Управляющая подсистема получает и обрабатывает информа­цию X о состоянии управляемого объекта (обратная связь) в заданный момент времени и, располагая целью управления и правилами принятия решений, вырабатывает управляющее воздействие Y(прямая связь). В результате этого воздействия объект управления изменяет свое состояние, что фиксируется управля­ющей подсистемой. На параметры объекта управления в каждый фиксированный момент времени оказывают влияние внешняя среда и предшествующее состояние его элементов.

Рис. 1.1. Структура системы управления

Общие закономерности и особенности процессов управления экономическими системами наглядно представлены на схеме технологии управления (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Схема технологии управления

На первом этапе процесса управления осуществляются сбор и накопление информации о состоянии управляемого объекта.

На втором этапе происходит переработка информации для получения необходимых решений на основе анализа заданных критериев цели (эффективности) функционирования объекта управления. Совокупность логических и вычислительных действий, выполняемых в процессе выработки управляющих воз­действий, называют алгоритмом управления.

Третий этап предусматривает выдачу и доведение до управ­ляемого объекта управляющих предписаний, команд или ко­мандной информации.

Для организации управления экономической системой ха­рактерны следующие закономерности.

1. Управление осуществляется путем сбора, обработки и ана­лиза информации. Основные функции любой системы управле­ния — получение информации, ее обработка и определение на ос­нове полученных данных траектории поведения управляемой системы. Необходимые действия и работа технических устройств по восприятию, фиксации, передаче, преобразованию, обработке и хранению информации также относятся к процессу управления и реализуются системами обработки данных.

2. Управление осуществляется с использованием принципа обратной связи: управляющее воздействие формируется на осно­ве информации о реакции объекта на предыдущие управляющие воздействия. Прямая связь задает цели и параметры функциони­рования объекта управления, обратная связь отражает параметры его фактического состояния в заданные моменты времени. При этом система управления находится во взаимодействии с внеш­ней средой, т.е. с многочисленными объектами экономики.

3. Управление, рассматриваемое как совокупность целенап­равленных действий, может быть реализовано лишь тогда, когда система располагает целью управления и правилами принятия решений в тех или иных ситуациях. Для экономических систем их поведение определяется обычно не одной, а несколькими целями. Если множество целей частично упорядочено по их важ­ности, то при функционировании системы учитываются сначала наиболее важные из них, а затем менее значимые.

Рассмотренные закономерности управления в сложных эко­номических системах предопределяют тот факт, что для генера­ции (выработки) в них эффективных управляющих воздействий необходимы, с одной стороны, создание соответствующих алгоритмов управления, а с другой — переработка значительных объ­емов разнообразной информации.

Именно этим вызвано широкое развитие работ по созданию экономических информационных систем (ЭИС), базирующихся на применении разнообразных экономико-математических методов и моделей, используемых для моделирования управлен­ческих процессов и средств вычислительной техники и програм­много обеспечения, обеспечивающих оперативную и достовер­ную обработку всей необходимой информации в интересах достижения поставленных целей.

ЭИС — это совокупность различных средств (информацион­ных, программных, технических, организационных и др.), пред­назначенных для сбора, обработки и выдачи информации в целях оптимизации принятия решений, в результате которых снижает­ся непосредственное участие человека в осуществлении того или иного производственного процесса или процесса управления.

При этом под оптимизацией понимается выбор того или ино­го варианта управления, при котором достигается минимальное или максимальное значение некоторого критерия, обеспечиваю­щего качество управления.

К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:

•  полнота и достоверность информации для реализации функций управления;

• своевременность предоставления информации;

• обеспечение необходимой степени достоверности инфор­мации в зависимости от уровня управления;

• экономичность обработки информации, т.е. затраты на об­работку данных не должны превышать получаемый эффект;

• адаптивность к изменяющимся информационным потреб­ностям.

Задачи, решаемые в ЭИС, обусловливаются целями и услови­ями функционирования экономических объектов. С их помощью реализуются сложные проблемы управления в экономике:

• непрерывность и динамичность принятия решений;

• многовариантность расчетов;

• обеспечение сбора данных в реальном масштабе времени;

• организация сплошного комплексного учета и экономичес­кого анализа данных и др.

Лекция 2. Принципы создания, классификация и этапы развития экономических информационных систем

Рассмотренные ранее свойства экономических систем обус­ловили необходимость применения при создании ЭИС соответ­ствующих принципов.

Первым и основополагающим из них является принцип сис­темного подхода. Суть его состоит в том, что каждое явление рас­сматривается и оценивается во взаимосвязи с другими. При этом все составные элементы системы и происходящие в ней процес­сы взаимно увязываются с учетом как внутренних, так и внешних факторов.

Системный подход сосредоточивает внимание на объекте как на едином целом, а не на частях, взятых отдельно. Системный подход связан с общей активностью системы во имя достижения единой цели независимо от происходящих изменений только в одной или некоторых из ее частей. При таком подходе в процес­се создания любой ЭИС выполняются следующие этапы:

• определение целей системы;

• выработка требований к системе, т.е. границ объекта управ­ления;

• определение функциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;

• выявление и анализ связей между подсистемами;

• установление порядка функционирования всей системы в целом и ее динамики.

Принцип системного подхода не только является основопо­лагающим при создании ЭИС, но и в значительной степени вли­яет на другие рассмотренные ниже принципы, предопределяя их успешную реализацию.

Принцип решения новых задач означает, что эффективность ЭИС повышается при решении задач, которые при традицион­ной ручной технологии управления невозможно решить или можно решить с недостаточной точностью. К числу этих задач относятся задачи оптимизации, а также задачи, решаемые вруч­ную приближенно и по упрощенной методике.

Принцип первого руководителя состоит в том, что разработку и внедрение ЭИС нужно проводить под непосредственным руководством первого руководителя объекта. Отечественная и зару­бежная практика свидетельствует, что всякая попытка передове­рить дело создания ЭИС второстепенным лицам неизбежно при­водит к тому, что система не дает ожидаемого эффекта.

Согласно принципу непрерывного развития системы при про­ектировании ЭИС необходимо предусмотреть возможность быстро реагировать на возникновение новых задач управления и совершенствовать уже внедренные задачи в процессе изменения объекта.

Принцип согласованности пропускных способностей отдельных частей системы означает необходимость достижения такого ус­ловия, при котором пропускная способность каждого последую­щего звена должна быть не меньше пропускной способности пре­дыдущего звена.

Принцип типизации предполагает максимальное использова­ние при создании ЭИС экономически оправданных практикой типовых проектных решений.

В соответствии с принципом автоматизации документооборо­та следует автоматизировать не только расчеты, но и оформле­ние документов, сбор и передачу исходных данных и результатов расчетов.

При создании ЭИС важно иметь в виду принцип однократнос­ти ввода данных в ЭВМ, согласно которому многократное исполь­зование любого рода однородных сведений при решении задач не должно приводить к повторному вводу данных.

Кроме этих основных принципов при разработке ЭИС руко­водствуются также принципами координации усилий разработчика и заказчика, единства дальних и ближних целей создания ЭИС, гиб­кости разработки различных средств, предназначенных для сбора, обработки и выдачи информации.

Для большинства ЭИС особое значение имеет проблема на­дежности и живучести системы. ЭИС должна обладать способ­ностью компенсировать последствия нарушений и повреждений отдельных элементов системы.

Создаваемые и функционирующие ЭИС могут значительно отличаться характером и объемом решаемых задач, типами объ­ектов управления и рядом других признаков. В основу классифи­кации ЭИС можно положить следующие признаки:

• уровень действия (государственные, региональные, муни­ципальные, системы объединений, предприятий или фирм);

• сфера применения или предметная область (бухгалтерские, статистические, налоговые информационные системы и т.д.);

• степень интеграции (многоуровневая или корпоративная);

• назначение или характер объектов управления (администра­тивное, производственное, социальное и др.);

• степень автоматизации (ручные, автоматизированные и ав­томатические);

• способ обработки информации (централизованная, децент­рализованная и др.);

• характер получаемой информации (информационно-спра­вочная, информационно-советующая, управляющая).

Обобщенная характеристика ЭИС предприятия или фирмы в разные периоды времени в зависимости от состава решаемых за­дач и цели ее применения представлена в табл. 1.1.

Таблица 1.1

Первые информационные системы появились в начале 1960-х гг. с началом широкого применения первых серийных ЭВМ отечественного производства. Они были предназначены для решения отдельных частных задач, что приводило к сокраще­нию трудоемкости обработки данных.

В 1970-е гг. начали решаться комплексы задач в различных областях экономики (например, плановые, бухгалтерские, ста­тистические и др.). Для этого потребовались более совершенные технические средства многофункционального назначения, про­граммное обеспечение (пакеты прикладных программ) стали разрабатывать для определенного класса задач, что позволило унифицировать и стандартизировать процесс обработки данных. Работы в области автоматизации управления носили экспери­ментальный характер и проводились разрозненно.

В 1980-х гг. концепция использования информационных сис­тем сместилась в сторону комплексного решения задач управле­ния текущей и оперативной деятельностью предприятий или фирм, позволяющих выработать наиболее рациональное реше­ние. Этот период характеризуется массовым внедрением управ­ленческих информационных систем для различных звеньев орга­нов управления экономикой страны, чему предшествовала разра­ботка типовых проектных решений.

К началу 1990-х гг. с переходом к рыночной экономике харак­тер использования информационных систем вновь изменяется в связи с автоматизацией функций прогнозирования и комплекс­ной поддержки принятия решений, а также с появлением новых методов управления на основе реинжиниринга и экспертных систем.

ЭИС становятся стратегическим источником информации; для развития производственных и коммерческих объектов в различных сферах деятельности. Таким образом, информационные -системы этого периода, представляя вовремя нужную информа­цию, носят стратегический характер, обеспечивающий конку­рентное преимущество в развитии различных хозяйствующих объектов.

Развитие информационных систем на современном этапе связано с разработкой интегрированных (многоуровневых и кор­поративных) систем управления различными экономическими объектами.

Лекция 3. Состав и структура элементов экономических информационных систем

В процессе исследования и разработки ЭИС необходимо вы­делять отдельные ее части и элементы с целью учета особеннос­тей их использования на этапах создания и эксплуатации. В соот­ветствии с этим выделяют функциональную и обеспечивающую части ЭИС. Состав этих частей регламентируется ГОСТом и дру­гими руководящими и методическими материалами по созданию ЭИС.

Функциональная часть ЭИС, реализующая экономико-орга­низационную модель управления объектом, состоит из комплек­са административных, организационных и экономико-математи­ческих методов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих ре­шений.

Функциональная часть содержит ряд подсистем, конкретный состав которых зависит от особенностей той или иной ЭИС. Эти подсистемы выделяются в соответствии с конкретными целями и включают в себя комплексы или конкретные задачи, решаемые в процессе функционирования ЭИС.

Обеспечивающая часть ЭИС представляет собой комплекс взаимосвязанных средств определенного вида, состоящих из ин­формационного, лингвистического, технического, программно­го, математического, организационного, правового и эргономи­ческого обеспечения.

Информационное обеспечение ЭИС включает в себя систему классификации и кодирования информации, систему норматив­но-справочной документации, оперативную документацию, сис­тему организации, ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию, а также массивы данных на технических носителях.

Всю информацию ЭИС подразделяют на входную, выходную и промежуточную. Входную информацию составляют исходные данные для решения задач ЭИС, в том числе первичные, норма­тивно-справочные и промежуточные. Выходная информация представляет результат решения задач и используется для реше­ния других задач ЭИС как входная.

Входная и промежуточная информация составляет информа­ционную базу ЭИС, которая содержит данные, необходимые для управления объектом, и призвана обеспечивать регулярную и эф­фективную реализацию функций ЭИС.

При разработке информационного обеспечения выполняют­ся следующие основные работы: предпроектное обследование, разработка технического и рабочего проектов, подготовка норма­тивно-справочной информации (НСИ) и формирование инфор­мационной базы ЭИС.

Исходными данными для создания информационного обес­печения ЭИС являются материалы предпроектного обследова­ния, содержащие сведения о существующей системе управления, системе документооборота, действующих классификаторах, тех­нико-экономической информации, нормах и нормативах, систе­ме первичных документов, а также требования к системе кодиро­вания, классификации и информационной базе, определяемые задачами управления.

Лингвистическое обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность языковых средств, используемых в ЭИС, а также пра­вил формализации естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффектив­ности машинной обработки информации. Лингвистическое обеспечение призвано облегчить общение человека с ЭВМ.

Лингвистическое обеспечение ЭИС содержит следующие

элементы:

• информационные языки для описания структурных единиц информационной базы ЭИС (документов, показателей, реквизи­тов и др.);

• языки управления и манипулирования данными информа­ционной базы ЭИС;

• языковые средства информационно-поисковых систем;

• языковые средства систем автоматизации проектирования

ЭИС;

• диалоговые языки специального назначения и другие

языки;

• системы терминов и определений, используемые в процессе разработки и функционирования ЭИС.

Техническое обеспечение ЭИС включает весь комплекс техни­ческих средств (технические средства сбора, регистрации, пере­дачи, обработки, отображения, размножения информации, орг­технику и др.), обеспечивающих работу ЭИС. Центральное место среди всех технических средств занимает ЭВМ.

Структурными элементами технического обеспечения явля­ются технические средства, методические и руководящие мате­риалы, техническая документация и персонал.

В состав технических средств включаются средства сбора и регистрации информации, ввода, обработки и вывода информа­ции, подготовки данных, средства передачи данных и линии связи, средства диспетчеризации и устройства автоматического съема информации, средства оргтехники и другое вспомогатель­ное оборудование.

Методические и руководящие материалы делятся на следую­щие три части: общесистемные методические материалы, специ­ализированные руководящие технические материалы и норма­тивно-справочные документы. В состав общесистемных методи­ческих материалов входят государственные и отраслевые стан­дарты, относящиеся к техническому обеспечению ЭИС, а также ГОСТы единой системы конструкторской и технической доку­ментации. В состав специализированных руководящих техничес­ких материалов входит комплекс взаимоувязанных методик по всем этапам разработки комплекса технических средств (предва­рительный выбор, выбор средств сбора и регистрации данных, средств обработки и накопления информации, средств представ­ления данных и др.).

В состав персонала включаются разработчики периферийных средств, систем телеобработки данных, организационно-техни­ческого обеспечения, смежных частей проекта, а также монтажно-наладочный, эксплуатационный и обслуживающий персонал.

Программное обеспечение ЭИС представляет собой совокуп­ность программ, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в Различных ЭИС.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программы, а также инструктивно-методические Материалы по применению средств программного обеспечения.

К общесистемному программному обеспечению относятся операционные системы вычислительного комплекса, предназна­ченные для расширения функциональных возможностей ЭВМ, автоматизации планирования очередности вычислительных ра­бот, контроля и управления процессом обработки данных, а так­же автоматизации работ программистов.

Специальное программное обеспечение представляет систе­му программ в целях реализации необходимых функций управле­ния в рамках разрабатываемой ЭИС математических и организа­ционных моделей. Оно включает пакеты прикладных программ, осуществляющих организацию и обработку данных.

Инструктивно-методические материалы являются техничес­кой документацией по программному обеспечению.

Математическое обеспечение ЭИС включает совокупность ма­тематических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспе­чение делится на средства математического обеспечения, техни­ческую документацию, персонал и методы выбора математичес­кого обеспечения ЭИС.

К средствам математического обеспечения относятся сред­ства моделирования процессов управления, типовые задачи уп­равления, методы многокритериальной оптимизации, методы математического программирования, методы математической статистики, методы теории массового обслуживания и др.

Техническая документация по данному виду обеспечения ЭИС содержит описание задач, задание на алгоритмизацию, эко­номико-математическую модель задачи, тестовый и контроль­ный примеры.

Персонал составляют специалисты по организации управле­ния объектом, постановщики задач управления, специалисты по вычислительным методам и др.

К методам выбора математического обеспечения ЭИС отно­сятся методы определения типа задач, методы оценки вычисли­тельной сложности алгоритмов и методы оценок допустимых отклонений получаемых решений от оптимальных.

Организационное обеспечение ЭИС представляет собой сово­купность методов и средств, регламентирующих деятельность персонала в условиях функционирования ЭИС. Организацион­ное обеспечение реализует следующие функции:,

• анализ существующей системы управления и формулировку направлений повышения ее эффективности;

• выбор направлений совершенствования существующей сис­темы управления;

•  выбор и постановку задач управления, повышающих эф­фективность разрабатываемой системы;

• формулировку требований к комплексу технических средств для решения выбранных задач;

• разработку организационных решений по составу, структу­ре, организации и методологии решения задач управления в ЭИС, по составу рабочих процедур и предписаний о порядке их выполнения;

• внедрение методов решения задач управления.

Базой для определения принципов создания организацион­ного обеспечения служат результаты предпроектного обследова­ния и выводы о необходимости совершенствования существую­щей системы управления путем внедрения ЭВМ.

Организационное обеспечение включает совокупность мето­дических и руководящих материалов по различным стадиям раз­работки и внедрения ЭИС (предпроектное обследование, выбор автоматиqзируемых задач, их внедрение и др.). В состав средств входит описание постановок экономических задач, пакетов прикладных программ, организационной структуры объекта уп­равления и др.

К технической документации относятся техническое задание на разработку ЭИС, ее технико-экономическое обоснование, технические документы по стадиям разработки и внедрения ЭИС. Персонал включает специалистов по разработке и обеспе­чению функционирования ЭИС, в том числе и внутри функцио­нальных подразделений объекта управления.

Правовое обеспечение ЭИС представляет собой совокупность правовых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении ЭИС и определяющих правовой статус результатов ее Функционирования.

Правовое обеспечение этапов разработки ЭИС включает нор­мативные акты, связанные с договорными отношениями разра­ботчика и заказчика в процессе создания ЭИС, с правовым регу­лированием различных отклонений в ходе этого процесса, а

также с реализацией процесса разработки ЭИС различными ви­дами ресурсов.

Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС вклю­чает:

• статус системы в конкретных секторах экономики, правовое положение о компетенции звеньев ЭИС и организации их дея­тельности;

• права, обязанности и ответственность персонала ЭИС;

• правовое положение отдельных видов процесса управления

в ЭИС;

• порядок создания и использования информации в ЭИС, процедуры ее регистрации, сбора, хранения, передачи и обра­ботки;

•методы получения и использования ЭВМ и других техни­ческих средств;

• порядок создания и использования математического и прог­раммного обеспечения.

Правовое обеспечение подразделяется на общую часть (нор­мативные акты), регулирующую вопросы организации и функ­ционирования всех ЭИС определенного вида, и на локальную часть, регулирующую специфические вопросы организации и функционирования конкретных ЭИС.

Эргономическое обеспечение ЭИС представляет собой совокуп­ность методов и средств, используемых на разных этапах разра­ботки и функционирования ЭИС и предназначенных для созда­ния оптимальных условий для высокоэффективной и безоши­бочной деятельности специалиста в ЭИС, а также для ее быст­рейшего освоения.

В состав эргономического обеспечения ЭИС входят:

• комплекс различной документации, определяющей форму­лирование эргономических требований к рабочим местам, ин­формационным моделям и условиям деятельности персонала, а также выбор наиболее целесообразных способов реализации этих требований и осуществление эргономической экспертизы уровня

их реализации;

• комплекс методов, учебно-методических документов и тех­нических средств, реализующих формулирование требований к

уровню подготовки персонала, а также формирование системы отбора и подготовки персонала ЭИС;

• комплекс методов и методик, повышающих эффективность деятельности персонала в ЭИС.

При проектировании ЭИС выполняются следующие работы по учету эргономических факторов:

• определяется степень участия человека в системе, формиру­ются требования к представлению информации (периодичность, допустимое запаздывание и др.);

• определяются условия окружающей среды;

• разрабатываются технология и информационные модели деятельности персонала;

• определяются компоновка и общие виды рабочих мест;

• регламентируются порядок взаимодействия операторов, временная загрузка персонала, эффективность и надежность сис­темы с учетом эргономических факторов;

• разрабатываются содержание сообщений, структура диало­га, способы получения, сбора и представления информации, а также организации эксплуатации и технического обслуживании технических средств и т. п.

В зависимости от целей исследования или проектирования ЭИС функциональные и обеспечивающие подсистемы могут подвергаться дальнейшему делению вплоть до элементарных час­тей — элементов ЭИС. Так, например, функциональные подсис­темы могут разделяться на комплексы задач, задачи, отдельные расчеты, технико-экономические показатели и т. д. Программное обеспечение может быть разделено на общесистемное и специ­альное, а те, в свою очередь, делятся на отдельные программы, программные модули, операторы и т. д.

Глубина разделения ЭИС на части, а следовательно, состав и содержание элементов могут быть различными в зависимости от Целей и критериев функционирования ЭИС. Кроме того, состав элементов при прочих равных условиях существенно зависит от сферы действия ЭИС. Так, например, состав элементов ЭИС предприятия существенно отличается от ЭИС корпорации или концерна, имеются также различия в составе элементов ЭИС предприятия машиностроения от ЭИС транспортного предприя­тия, предприятия связи и т. д.

Процесс выделения в функциональной части ЭИС отдельных самостоятельных подсистем (элементов) называется ее декомпо­зицией.

Основными принципами декомпозиции являются:

• относительная самостоятельность выделенных подсистем;

• минимизация состава включенных в подсистемы элемен­тов;

•  наличие одного или нескольких локальных критериев, спо­собствующих оптимизации режима работы каждой подсистемы и согласующихся с глобальным критерием ЭИС.

Декомпозиция функциональной части ЭИС базируется на определенных подходах. Наиболее широко используются два подхода: структурный и функциональный, связанные с действи­ем соответственно местного и функционального принципов управления.

При первом подходе декомпозиция осуществляется исходя из структурной организации объекта управления, т.е. подсистемы выделяются в соответствии с конкретными подразделениями и службами, существующими на объекте управления.

Во втором подходе в основу выделения подсистем закладыва­ется один или несколько признаков, характеризующих функции управления. К ним относятся фазы управления (планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, нормирование и др.), пе­риоды (циклы) управления, уровни управления, вид управляемо­го ресурса, функциональная сфера управления и др.

Создание и функционирование ЭИС в управлении экономи­кой базируются на применении информационных технологий.

Информационная технология — это процесс, использующий сово­купность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных технологическим процессом по сбору, хранению, обработке, выводу и распространению ин­формации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения их надежности и опера­тивности.

Совокупность методов и производственных процессов эко­номических информационных систем определяет принципы, приемы, методы и мероприятия, регламентирующие использова­ние программно-технических средств для обработки данных в предметной области.

Под информационными ресурсами понимается совокупность данных, представляющих ценность для предприятия (фирмы) и выступающих в качестве материальных ресурсов. К ним относят­ся файлы и базы данных, документы, тексты, графика, знания, аудио- и видеоинформация.

Цель применения информационных технологий - снижение трудоемкости использования информационных ресурсов, на ос­нове которых вырабатываются оптимальные управленческие ре­шения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспе­чения ее актуальности и получения новых форм информацион­ной поддержки деятельности аппарата управления различных предприятий и фирм.

Информационные технологии, применяемые в экономике и управлении, подразделяются в основном на две принципиальные группы:

• предметные информационные технологии, автоматизирую­щие решение различных прикладных задач;

• информационные технологии общего назначения, являю­щиеся базовым инструментарием для автоматизации процессов обработки экономической информации.

С помощью предметных информационных технологий реша­ются конкретные задачи, автоматизирующие деятельность ра­ботников в различных областях экономики в рамках автомати­зированных рабочих мест (АРМ).

АРМ представляет собой рабочее место различных работни­ков, оборудованное ПЭВМ и предметно-ориентированными па­кетами прикладных программ на основе общей информацион­ной базы. Примерами их являются: АРМ бухгалтера, АРМ статистика, АРМ налоговика, АРМ менеджера и т.д.

С помощью информационных технологий общего назначе­ния, применяемых в разных предметных областях экономики, реализуются следующие основные функции:

• автоматизация отдельных расчетов;

•  хранение данных;

• организация документооборота;

• налаживание коммуникаций;

• организация коллективной работы.

Для автоматизации отдельных расчетов применяются инфор­мационные технологии (например, текстовые и графические редакторы, электронные таблицы, гипертекстовые и мультиме­дийные технологии и т.д.), позволяющие выполнять обработку данных и их выдачу в различной форме для многих предметных областей.

Для хранения данных разработаны базы данных, организо­ванные по определенным правилам и независимо от прикладных программ, а также системы управления базами данных (СУБД). В дальнейшем увеличение объемов хранимых данных, использова­ние разных устройств для хранения, а также усложнение методов управления данными привело к созданию распределенной обра­ботки данных, информационных хранилищ.

Организация документооборота, заключающаяся в система­тизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов, начиналась с применения текстовых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультимедийной тех­нологий, технологий управления базами данных. Позднее начали появляться технологии электронного документооборота, реали­зующие все перечисленные функции.

Для автоматизации функций коммуникации используются сетевые технологии, обеспечиваемые сетевой операционной сис­темой. Для обмена данными между удаленными пользователями активно применяются электронная почта, видеоконференция, интернет/интранет-технологии.

Организация коллективной работы отдельных групп сотруд­ников и всего предприятия (организации) осуществляется с по­мощью технологий автоматизации деловых процессов и техноло­гии организации групповой работы.

Лекция 4. Методологические основы построения экономических информационных систем

Процесс создания ЭИС состоит в последовательном постоян­ном внедрении в работу аппарата управления более совершен­ных, прогрессивных, научно обоснованных методов управления и ЭВМ в целях повышения эффективности производственной деятельности. Экономико-математические методы оптимально­го планирования и управления, методы автоматизированной обработки больших объемов информации должны стать неотъем­лемой составной частью существующих структур управления, способом их функционирования.

В теории и практике создания сложных систем накоплен оп­ределенный арсенал методов системного проектирования. При этом под системным проектированием в широком смысле пони­мают совместную разработку управляемого объекта и системы управления, состоящей из ряда подсистем. В узком смысле этот термин означает проектирование только системы управления сложным объектом, что имеет место в случае, когда объект создан ;   ранее и функционирует.

Применительно к ЭИС это, например, означает, что в первом случае ЭИС предприятия создается одновременно со строитель­ством нового предприятия, а во втором случае ЭИС создается на действующем предприятии. Для сложных экономических сис­тем наиболее характерно внедрение ЭИС на действующем пред­приятии.

Процесс системного проектирования ЭИС, как правило, состоит из двух достаточно четко разграниченных стадий: макропро­ектирования и микропроектирования. Макропроектирование включает определение функций и организационной структуры будущей системы, ее состава, а также основных характеристик и принципов функционирования подсистем. Иными словами, на этой стадии создается экономико-организационная модель ЭИС, представляющая собой качественное описание организа­ции управления предприятием, объединением, отраслью и т.д. в соответствии с закономерностями и условиями функционирова­ния производства в общей системе народного хозяйства. Эта мо­дель представляется в формализованном виде в форме математи­ческих выражений или с помощью специального информацион­ного языка.

С помощью экономико-организационной модели реализует­ся одно из требований системного анализа, заключающееся в рассмотрении объекта как единой, целостной системы. На базе полученной модели проводится анализ свойств будущей систе­мы, что практически возможно лишь с использованием ЭВМ, т.е. отрабатывается структура системы посредством моделирования.

Результаты макропроектирования служат основой для даль­нейших работ по созданию системы и обеспечению их методоло­гической и организационной согласованности.

На стадии микропроектирования осуществляются выбор и проектирование подсистем.

Процесс проектирования сложной системы начинается с ус­тановления общей ее конфигурации, которая зависит от ограни­чений, налагаемых на параметры, учитываемые при проектиро­вании (мощность предприятия, число работающих, фонд зара­ботной платы и др.).

Устанавливаются ряд показателей, определяющих качествен­ные характеристики системы (качество оборудования и техноло­гических процессов, рациональность процессов управления, на­учно-технический уровень системы и др.), а также показатели, используемые для оценки эффективности системы (прибыль, запасные части, объем выпуска продукции и др.). Последние по­казатели используются для стоимостной оценки системы или в качестве критериев при выборе системы. На основе этих показа­телей строится функция цели.

Смысл процесса проектирования сводится к выбору лучшего варианта системы из множества возможных в соответствии с принятой функцией цели.

При проектировании сложных экономических систем прин­ципиальной трудностью является недостаток априорной инфор­мации, необходимой для отыскания оптимального варианта сис­темы. Так, у разработчика почти полностью отсутствует инфор­мация о будущем принципе функционирования системы, харак­теристиках подсистем, совокупности параметров, которыми они могут воздействовать на целевую функцию, и т.д.

На первом этапе проектирования часто известна лишь фор­мулировка назначения системы, но отсутствуют какие-либо ее варианты. Поэтому разработчикам необходимо создать множест­во возможных вариантов системы. Из созданного множества проводится отбор допустимых вариантов исходя из функции цели. Отобранные варианты подвергаются более детальной про­работке, и на основе полученной в процессе разработки инфор­мации создается новое множество возможных вариантов сис­темы.

Процесс разработки сложных экономических систем по сво­ей природе является итеративным. На каждом уровне (этапе) раз­работки системы проводятся выработка (генерация) множества вариантов с определенной глубиной детализации и соответству­ющий выбор допустимых (наилучших) вариантов. На следующем этапе отобранные варианты системы прорабатываются более де­тально, и среди них снова осуществляется отбор. Процесс проек­тирования продолжается до тех пор, пока не будет выбран один вариант, проработанный с достаточной глубиной и удовлетворя­ющий требованиям, предъявляемым к системе.

Практика создания ЭИС показала, что хотя определенный порядок проведения работ имеет много общего с разработкой технических систем, он отличается более явной реализацией принципа саморазвития. Этапы проектирования ЭИС иллюстри­рует рис. 1.3.

Рис. 1.3. Этапы проектирования ЭИС

Создание ЭИС начинается с предпроектного обследования объекта управления и сложившейся системы управления, в Результате которого формируются сведения о развитии и функ­ционировании соответствующих экономических систем (пред­приятий, объединений, отраслей и др.), а также о характере обра­зующих их элементов. Особое внимание уделяется установлению информационных характеристик будущей ЭИС в целях определения параметров ее технического и программного обеспечения. Одним из результатов предпроектного обследования является построение экономико-организационной модели системы управ­ления. На основе материалов обследования составляется анали­тический обзор, а материалы используются при разработке техни­ческого задания и на последующих стадиях проектирования.

Разработка технического задания завершает предпроектную стадию создания ЭИС. Техническое задание является основным исходным документом заказчика, регламентирующим требова­ния к разрабатываемой системе. Техническое задание устанавли­вает: назначение и цели создания ЭИС; совокупность техничес­ких требований, включая требования к эволюции системы; пока­затели качества и временные характеристики решения задач и представления информации в системе; требования к стандарти­зации и унификации; технико-экономические и специальные требования к системе; стадии разработки проектной документа­ции; порядок испытаний и приемки ЭИС и предварительную оценку экономической эффективности.

На этапе технического проектирования создается собственно проект ЭИС. В техническом проекте формулируются и обосно­вываются все технические решения по созданию ЭИС. При этом, в частности, определяются архитектура комплекса технических средств, методы и алгоритмы решения планово-экономических задач, организация информационного обеспечения, состав прог­раммного обеспечения, права и обязанности сотрудников аппа­рата управления и комплекс организационно-технических ме­роприятий по подготовке к вводу ЭИС в эксплуатацию. Согласо­ванный и утвержденный технический проект является основой для рабочего проектирования.

В процессе рабочего проектирования создается комплекс ра­бочей документации, обеспечивающий практическое функцио­нирование ЭИС. Однако принцип саморазвития системы обус­ловливает создание рабочей документации вначале лишь на так называемый пусковой комплекс (первую очередь) системы, а за­тем по мере его внедрения — и на остальные очереди системы.

Процесс разработки и внедрения ЭИС делится на очереди, а внутри очередей — на этапы или, наоборот, сначала на этапы, а внутри этапов — на очереди. В соответствии с выделенными очередями проводится раздельная разработка соответствующих про­ектов. Определение числа и содержания очередей и этапов разра­ботки ЭИС, а также связей между очередями и этапами осущес­твляется индивидуально для каждой конкретной системы.

Одновременно с разработкой рабочего проекта проводятся подготовительные мероприятия по созданию нормативно-спра­вочной базы и обучению сотрудников аппарата управления. Внедрение первой очереди ЭИС начинается после проверки ее рабочего проекта и заключается в непосредственном использова­нии его решений в систематической работе аппарата управления. Параллельно с внедрением первой очереди ЭИС проводится раз­работка рабочего проекта второй очереди, а затем и последующих очередей, т. е. осуществляется процесс развития системы.

Следует запомнить:

■ Для нормального функционирования любой экономичес­кой системы необходимо обеспечить выполнение процессов уп­равления отдельными ее элементами и системой в целом.

■ ЭИС — это совокупность различных средств, предназна­ченных для сбора, обработки и выдачи информации в целях оп­тимизации принятия решений, в результате которых снижается непосредственное участие человека в осуществлении того или иного производственного процесса или процесса управления.

■ Принцип системного подхода является не только осново­полагающим при создании ЭИС, но и в значительной степени влияет на другие принципы, предопределяя их успешную реали­зацию.

■ Создаваемые и функционирующие ЭИС могут значительно отличаться характером и объемом решаемых задач, типами объ­ектов управления и рядом других признаков.

■ В процессе исследования и разработки ЭИС необходимо выделять отдельные ее части и элементы для учета особенностей их использования на этапах создания и эксплуатации.

■ Функциональная часть ЭИС состоит из комплекса админи­стративных, организационных и экономико-математических ме­тодов, обеспечивающих решение задач планирования, учета и анализа показателей для принятия управленческих решений.

■ Обеспечивающая часть ЭИС состоит из информационного, лингвистического, технического, программного, математическо­го, организационного, правового и эргономического обеспече­ния.

■ Процесс системного проектирования ЭИС, как правило, состоит из двух достаточно четко разграниченных стадий: мак­ропроектирования и микропроектирования. Макропроектирова­ние включает определение функций и организационной структу­ры будущей системы, ее состава, а также основных характеристик и принципов функционирования подсистем. На стадии микро­проектирования осуществляются выбор и проектирование под­систем.

■Процесс разработки и внедрения ЭИС делится на очереди, а внутри очередей - на этапы. Число и содержание очередей и этапов разработки ЭИС, а также связей между очередями и эта­пами определяется индивидуально для каждой конкретной сис­темы.

Ключевые термины и понятия

Информационная система, экономическая система, экономи­ческая информация, управление, цель, оптимизация, системный подход, функциональная часть ЭИС, обеспечивающая часть ЭИС, информационное обеспечение, техническое обеспечение, програм­мное обеспечение, математическое обеспечение, организационное обеспечение, правовое обеспечение, эргономическое обеспечение, информационные технологии, макропроектирование ЭИС, микро­проектирование ЭИС.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные свойства экономических систем?    

2. Что понимается под системой управления?

3. Определите этапы процесса управления.

4. Какие требования предъявляются к обработке информации в ЭИС?    

5. В чем состоят основные принципы создания ЭИС?

6. В чем заключается системный подход к разработке ЭИС?

7. Каковы основные признаки классификации ЭИС?

8. Как классифицируются ЭИС по признаку их применения?

9. Дайте определение информационного обеспечения ЭИС.

10. Что представляет собой программное обеспечение ЭИС?

11. Для чего разрабатывается правовое обеспечение ЭИС?

12.  Каковы признаки декомпозиции функциональной под­системы ЭИС?

13. Что понимается под системным проектированием?

14. Какие этапы включает в себя стадия макропроектирова­ния?

15. Какие этапы включает в себя стадия микропроектирова­ния?

Тестовые задания

1.  Экономические системы характеризуются:

а)     количеством элементов;

б)  сложной структурой элементов;

в) объемом информации.

2.  Какие связи возникают в системе управления экономическими объектами ?

а)  прямая;

б)  внутренняя;

в)  внешняя;

г)  обратная.

3. На каком этапе технологии управления осуществляется доведе­ние командной информации до управляемого объекта ?

а) 1-й этап;

б) 2-й этап;

в) 3-й этап.

4. Назовите основополагающий принцип построения ЭИС:

а) системного подхода;

б) решения новых задач;

в) непрерывного развития системы.

5. Какие ЭИС можно выделить по сфере применения (предметная область):

а) государственные;

б) бухгалтерские;

в) муниципальные;

г) налоговые.

6. Какие основные части ЭИС выделяются при ее разработке

а) предметная;

б) функциональная;

в) содержательная;

г) обеспечивающая.

7. Сколько обеспечивающих подсистем включает ЭИС?

а) четыре;

б) шесть;

в) восемь.

8. На какой стадии разрабатывается техническое задание на про­ектирование ЭИС?

а) макропроектирования;

б) микропроектирования;

в) внедрения.

9. Выбор варианта проектирования ЭИС производится в рабочем проекте?

а) да;

б) нет.

10. Специалисты каких служб описывают постановку экономичес­кой задачи?

а) экономических;

б) технологических;

в) технических.

Литература:  

1.Анфилатов B.C. Системный анализ в управлении экономи­ческими объектами / B.C. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Ку­кушкин. - М. : Финансы и статистика, 2007.

2. Барановская Т.П. Информационные системы и технологии в экономике / Т.П. Барановская. - М. : Финансы и статистика, 2005.

3. Залещанский Б.Д. Кластерная технология и живучесть гло­бальных автоматизированных систем/Б .Д. Залещанский, Д.Я.Чер-нихов. — М. : Финансы и статистика, 2005.

4. Информатизация бизнеса: концепции, технологии, систе­мы / A.M. Карминский, С.А. Карминский, В.П. Нестеров, Б. В. Черников; под ред. A.M. Карминского. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : Финансы и статистика, 2004.

5. Информационные системы в экономике / под ред. В.В. Ди­ка. _ М.: Финансы и статистика, 1966.

6. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. ГА. Титоренко. - ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

7. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем / А.И. Мишенин. - М. : Финансы и статистика, 2005.

8. Першиков В.И. Толковый словарь по информатике. - 2-е изд., доп. — М. : Финансы и статистика, 1995.

9. Проектирование экономических информационных систем /под ред. Ю.Ф. Тельнова. - М. : Финансы и статистика, 2005.

10. Экономическая информатика: учебник / под ред. В.П. Ко­сарева. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : Финансы и статистика, 2006.

11. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем / М.И. Лугачев, Е.И. Анно, М.Р. Когаловский. — М.: Инфра-М, 2005.

Раздел 2

Бухгалтерские информационные системы (БУИС)

Лекция 5. Особенности бухгалтерских информационных систем и тенденции их развития

В целях получения информации, необходимой для управ­ления производственной и хозяйственной деятельностью пред­приятий, создаются бухгалтерские информационные системы (БУИС). Современные информационные технологии, функцио­нирующие в них, позволяют унифицировать и существенно об­легчить трудоемкий процесс формирования учетной информа­ции, обеспечить оперативность получения финансовой отчет­ности предприятия для принятия решений.

Следует иметь в виду, что БУИС рассматривается как основ­ной компонент управления деятельностью предприятия в усло­виях рынка и служит связующим звеном между хозяйственной деятельностью и людьми, принимающими решения (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Схема управления предприятием в условиях использования БУИС

В БУИС осуществляются сбор, регистрация данных о хозяйствен­ной деятельности на предприятии в первичных документах, их об­работка, накопление, формирование финансово-экономических показателей, отчетов, передача информации пользователям для анализа и принятия решений. Таким образом, данные о хозяй­ственной деятельности являются входом в БУИС, а полезная ин­формация для лиц, принимающих решения, — выходом из нее.

Главная цель функционирования БУИС на предприятии — обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернатив­ных вариантов использования ограниченных ресурсов. Прежде всего она предоставляет количественные данные для таких функ­ций управления производственной и коммерческой деятель­ностью предприятия, как планирование, контроль и анализ. Поскольку предприятия также используют и нефинансовую ин­формацию, то целесообразно иметь автоматизированную систему управления предприятием, состоящую из ряда взаимосвязанных подсистем, которые выдают информацию, необходимую для уп­равления предприятием. Однако особое место принадлежит бух­галтерской подсистеме, так как она выполняет ведущую роль в уп­равлении потоком информации, направлении ее во все подразде­ления предприятия, а также заинтересованным лицам вне его.

На этапе планирования бухгалтер должен представить данные о предполагаемой прибыли и потребности в денежных ресурсах. На этапе контроля от бухгалтера требуется информация сравнения фактических доходов и затрат с плановыми. На этапе анализа на основе бухгалтерской информации выясняется, была достигнута поставленная цель или нет; если нет, то по каким причинам это произошло. На основе результатов анализа принимаются решения по совершенствованию системы управления предприятием.

Главными пользователями бухгалтерской информации явля­ются руководство и менеджеры служб предприятия. На основе этой информации оцениваются чистая прибыль предприятия за последний отчетный период, соответствие нормы прибыли ожи­даемой величине, наличие денежных ресурсов, соотношение чистых активов и уставного капитала, наиболее прибыльные на­правления деятельности, определяются себестоимость произво­димой продукции и другие показатели.

Бухгалтерская информация помогает руководителям не толь­ко проанализировать итоги, но и прогнозировать результаты дея­тельности предприятия при принятии различных решений.

Таким образом, современная БУИС, являясь системой под­держки принятия решений для руководителя, должна обеспечить функции планирования, учета, контроля и анализа в системе уп­равления предприятием.

Существуют внешние пользователи бухгалтерской информа­ции. Это акционеры, инвесторы, кредиторы, покупатели, клиен­ты, аудиторы и инспекторы налоговых служб. Акционерам и ин­весторам важно знать, насколько эффективно и прибыльно ис­пользуется собственный капитал владельцев предприятия, нуж­ны ли ему новые инвестиции или их объем следует уменьшить, может ли фирма в будущем оставаться прибыльной и при каких условиях. Кредиторов интересуют вопросы, касающиеся ссуды, способности предприятия своевременно выплачивать проценты за кредит и в срок расплатиться с долгами.

В этой связи бухгалтерская информация все в большей степе­ни становится связанной с технико-экономическим обосновани­ем и с бизнес-планированием при привлечении инвестиций. Для покупателей продукции представляет ценность следующая ин­формация: соответствие рекламы предприятия фактическому состоянию дел, обоснованность цены на товары, возможность обеспечения гарантийного обслуживания. Сфера интересов госу­дарственных служб — полнота и правильность определения при­были и исчисления налогов, соблюдение антимонопольного и валютного законодательства.

При принятии решений возникает проблема толкования и правильного использования информации, которая ложится и на Руководителя, принимающего решение, и на бухгалтера. Бухгал­тер предоставляет полезную информацию, а пользователь должен ее истолковать и применить при выработке решений.

Чтобы бухгалтерская информация была полезной, она долж­на быть достоверной и значимой. Достоверность означает, что информация должна полностью отражать хозяйственные процессы на предприятии, быть легко проверяемой и не отражать Интересы какого-либо конкретного лица. Значимость бухгалтер­ской информации заключается в том, что она должна использоваться при составлении планов, основываться на обратной связи и поступать к пользователю в нужное время. Обратная связь предполагает знание того, насколько верными оказались преды­дущие ожидания. Необходимо учитывать, что выгоды, получен­ные от использования учетной информации, должны быть боль­ше произведенных на нее затрат.

Чтобы бухгалтерская информация однозначно воспринима­лась и понималась теми, кто участвовал в ее подготовке на пред­приятии, и теми, кто использует ее вне предприятия, она должна удовлетворять требованиям существенности, полноты, консерва­тивности, сравнимости и постоянства.

При проектировании БУИС необходимо учитывать, что они имеют как общие черты, свойственные всем ЭИС (см. главу 1), так и специфические. Так, в БУИС осуществляется интеграция различных видов учета (оперативного, бухгалтерского и статис­тического) на основе единой первичной информации. При этом слияния этих видов учета не происходит, поскольку каждый из них выполняет свои функции и решает свои задачи.

Принцип обратной связи является одним из основных для лю­бой системы управления. Однако только решив задачи бухгалтер­ского учета, можно осуществить обратную связь. БУИС — един­ственный источник достоверной информации для обратной свя­зи. Именно эту информацию руководители предприятия исполь­зуют для принятия решений.

Кроме того, для БУИС характерным является возможность автоматизации обработки учетной информации на всех участках учета, начиная с процесса сбора, регистрации информации (авто­матизация первичного учета). При этом БУИС могут использо­вать, помимо традиционных форм учета, автоматизированную форму учета, которая полностью отвечает основным требовани­ям использования вычислительной техники и принципам бухгал­терского учета и отчетности.

В зависимости от функциональности современные БУИС можно классифицировать на мини-системы, универсальные сис­темы и системы для крупных предприятий. Они позволяют пол­ностью автоматизировать весь комплекс задач бухгалтерского учета на небольших, средних и крупных предприятиях соответ­ственно.     

Однако проблема автоматизации бухгалтерского учета на предприятии остается одной из актуальных и сложных в силу необходимости сбора и переработки все возрастающих объемов информации, вызванных стремительной эволюцией бизнеса, и своевременной выдачи результатов, их анализа для принятия управленческих решений.

В условиях совершенствования информационного и програм­много обеспечения, применения новых информационных техно­логий, а также изменений в российском бухгалтерском и налого­вом законодательстве наметились определенные тенденции в области развития современных БУИС. Одной из них является возможность аналитической обработки учетной информации, накапливаемой в БУИС и используемой менеджерами и руково­дителями для принятия управленческих решений.

Результаты анализа представляют большую ценность для ру­ководителей организации и аналитиков в их повседневной дея­тельности. Поэтому в последнее время перед разработчиками встала задача использования технологии интеллектуального ана­лиза данных (data mining) в системах поддержки принятия реше­ний и в том числе в БУИС. Для решения типовых задач анализа данных (в частности, учетных данных) необходимы специализи­рованные инструментальные средства. Они могут использовать­ся как в составе многофункциональных систем поддержки принятия решений, так и в виде бизнес-приложений к ним. Подобные системы должны обеспечить решение всех задач по обработке учетной информации — от сбора и корректировки информации, поступающей в БД, до традиционного и/или ин­теллектуального анализа данных (степень влияния различных факторов на состояние фирмы, прогнозирование) и оптимизаци­онного анализа. От пользователя при этом не требуется спе­циальных знаний в области БД, факторного анализа или методов оптимизации.

Использование известных экономико-математических мето­дов, методов математической статистики, соответствующих инструментальных средств программирования в условиях жест­кой конкуренции на российском рынке привело к появлению финансово-аналитических программ, позволяющих вести анализ Финансового состояния и результатов деятельности предприятия.

К ним относятся «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»); «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»); «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consalting») и др.

Данные программы целесообразно использовать для оценки, управления и расширения бизнеса на предприятии. Они могут функционировать самостоятельно, а также применяться для рас­ширения функциональных возможностей отдельных БУИС.

Источником информации для проведения анализа являются формы финансовой отчетности предприятия. Для более деталь­ного анализа можно использовать также дополнительную инфор­мацию (описание структуры активов, собственного капитала, долгов компании и др.).

Например, для расширения функциональных возможностей программы «Парус» (для средних и крупных предприятий) целе­сообразно использовать программу «Audit Expert». Это позволяет кроме ведения бухгалтерского учета и формирования отчетов вы­полнить:

• переоценку баланса по данным детального описания струк­туры активов и пассивов предприятия, что значительно повыша­ет достоверность результатов анализа финансовых отчетов;

• анализ прошлой деятельности и текущего финансового сос­тояния предприятия. При этом рассчитываются показатели лик­видности, устойчивости, рентабельности и деловой активности предприятия, а также ряд параметров, позволяющих проанализи­ровать динамику изменения структуры баланса с различным ша­гом как в абсолютных величинах, так и в процентах;

• приведение финансовой отчетности к международным стандартам, что делает результаты анализа понятными как для российских, так и для иностранных экспертов.

Другим важным направлением развития современных БУИС является их интегрированность в многофункциональные систе­мы управления предприятием — корпоративные информацион­ные системы (КИС). Такие системы предназначены для комп­лексной автоматизации управления финансами и бизнесом предприятия. При проектировании КИС предприятие рассмат­ривается не в виде структуры подразделений, выполняющих отдельные функции, а как совокупность бизнес-процессов. Одним из главных бизнес-процессов является бухгалтерский учет.

На российском рынке наиболее известными КИС являются следующие системы:

«Галактика» (корпорация «Галактика»), «Цефей» (Комплекс «Эталон»); «ЭЙС» (Комплекс «Гепард»), «АлефКонсалтинг&Софт», (система «Алеф-бухгалтерия»), «ГроссМейстер» (система «Учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности крупной корпора­ции»); «АйТи» (комплексная ИС «Босс-Корпорация») и др.

На российском рынке западные системы управления пред­приятием занимают особое место. Наиболее популярными явля­ются системы для крупного бизнеса: «R/3», «Scala», «SunSystem» (британская фирма «Systems Union»), «Platinum ERA» (фирма «Epicor Software») и др.

Программные комплексы «R/3» и «Scala» используются для управления финансами и бизнесом в транснациональных корпо­рациях; «SunSystems» — для ведения консолидированного учета зарубежных филиалов; «Platinum ERA» — для выполнения разнос­ки нескольких тысяч операций в минуту с одновременной рабо­той до 200 пользователей и поддержки электронной коммерции.

Основной причиной распространения западных программ на российском рынке является возможность ведения бухгалтерско­го учета в международных стандартах. Российские пакеты изна­чально создавались для российского рынка и не были предназна­чены для расширения своих функций до ведения западного вари­анта учета. Поставщики западных пакетов с момента выхода их на российский рынок в начале 1990-х гг. сумели успешно перест­роиться для удовлетворения требований российского учета. В своем большинстве зарубежные программные продукты способ­ны поддерживать два варианта учета: западный и российский. Основные их недостатки — громоздкость, вызывающая труднос­ти их внедрения и освоения, а также высокая цена.

Лекция 6. Бухгалтерские информационные системы для крупных предприятий

Проблема создания БУИС для крупных предприятий остается одной из актуальных и сложных в современных условиях. Это связано прежде всего с необходимостью обеспечения доступа к

информационной системе на таких предприятиях большого ко­личества пользователей, переработки значительных объемов ин­формации, оперативной выдачи результатов, их анализа для при­нятия управленческих решений.

В настоящее время самыми перспективными и преуспеваю­щими в деловом мире являются фирмы, которые в состоянии оперативно собрать всю необходимую информацию, обработать, проанализировать ее и на этой основе принять решение. В этой связи очевидно, что БУИС для крупного предприятия должна обеспечить:

• автоматизированное решение комплекса задач бухгалтер­ского учета в соответствии с российскими и международными стандартами, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, планирования, а также внутреннего аудита;

• получение оперативной, постоянно меняющейся информа­ции о текущем состоянии дел на предприятии. Такой режим ва­жен, например, для крупных промышленных предприятий, име­ющих отдаленные подразделения, филиалы, поскольку позволя­ет более эффективно использовать их ресурсы; а также для предприятий сферы оптовой торговли, которые контактируют с большим количеством клиентов, требующих оперативную ин­формацию об ассортименте, текущих ценах, наличии товара на складах и условиях его поставки. Основной акцент при этом дол­жен быть сделан на получении оперативных аналитических от­четов и сводок по использованию вложенных финансовых ре­сурсов;

• возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов. Крупное предприятие может иметь филиалы или удаленные склады. Кроме того, фи­нансы такого предприятия могут принадлежать группе собствен­ников. Поэтому актуальным является наличие в такой системе удаленных рабочих мест с возможностью осуществлять обмен данными для оперативного управления из центра.

БУИС крупного предприятия, отвечающую данным требова­ниям, можно создать, например, на основе комплекса функцио­нально взаимосвязанных АРМ специалистов. Каждый АРМ спе­циалиста ориентирован на конкретный участок бухгалтерского учета. В настоящее время наибольшее развитие получили программы для автоматизации складского учета и учета расчетов по заработной плате. Они могут использоваться на крупных и сред­них предприятиях с большим оборотом хозяйственных средств и значительной численностью персонала.

В силу своей специфики такие системы обеспечивают авто­матизацию первичного учета и связаны с автоматизацией управ­ленческого учета.

Из известных на российском рынке подобных программ мож­но выделить следующие: «Учет товаров и материалов» (фирма «Паритет-Софт»), «Склад» (фирма «Фолио»), «Торговый склад» (фирма «Компьютер-Сервис»), «Склад» (фирма «Инфин»), «Па­рус — Реализация и Склад» (корпорация «Парус»); «1С — зарпла­та» (фирма «1С»); «Заработная плата» (фирма «Паритет-Софт»); «Мини-зарплата», «Макси-зарплата», «Супер-зарплата» (фирма «Инфин»), «Зарплата» (корпорация «Парус») и др.

Для комплексной автоматизации бухгалтерского учета на крупном предприятии с помощью АРМ специалистов необходи­мо наличие нескольких программ по всем участкам учета, а так­же сводной программы, осуществляющей разноску по счетам, формирование оборотно-сальдового баланса и подведение ито­гов. При этом информация, поступающая с участков учета в сводную программу, должна быть сопоставимой.

Сопоставимость информации обеспечивается наличием еди­ного фонда нормативно-справочной информации (НСИ) и фай­лами проводок. Совокупность АРМ специалистов - это открытая модульная система, которая характеризуется возможностью уда­ления или добавления новых модулей (АРМ) без существенной переработки ПО.

Так, например, для создания комплексной БУИС для средне­го предприятия необходимо наличие нескольких АРМ по участ­кам учета (АРМ по учету материальных ценностей, АРМ по учету основных средств, АРМ по учету готовой продукции и ее реали­зации, АРМ учета труда и заработной платы, АРМ табельного Учета), а также АРМ сводного учета и формирования отчетности. Для крупных предприятий создаются комплексные БУИС, которые не предназначены для массового тиражирования. Разра­ботка программного обеспечения осуществляется в соответствии с требованиями конкретного заказчика. Такие системы отличаются значительной трудоемкостью внедрения и необходимостью последующего их сопровождения, а следовательно, имеют высо­кую стоимость.

Изучение и обобщение зарубежной и отечественной теории и практики показало, что на крупных предприятиях бухгалтерский учет организуется по двухуровневой системе управления: управ­ленческий (производственный) и финансовый учет.

Управленческий учет оперирует показателями себестоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям. Сметы, нормативы, калькуляции, опти­мальные соотношения затрат и результатов — объекты управлен­ческого учета. Его аналитические данные используются для уп­равления операциями, отделами, бригадами, подразделениями.

Информация управленческого учета имеет четко выражен­ную внутреннюю направленность. Она используется производ­ственным, управленческим персоналом, дирекцией для внутри­хозяйственного управления и, как правило, настолько конфи­денциальна, что считается коммерческой тайной.

Финансовый учет направлен на обобщение, синтез информа­ции. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за период, обобщать активы и пассивны предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансо­вое состояние предприятия.

Информация финансового учета широко используется внеш­ними потребителями: инвесторами, кредиторами, другими орга­низациями и предприятиями. Она необходима также и управлен­ческому персоналу, финансистам, акционерам предприятия, чле­нам правления для принятия финансовых решений, планирова­ния и прогнозирования экономики предприятия, экономическо­го анализа информации.

Финансовый учет регламентируется общими для всех прави­лами, что гарантирует единообразие и понятность информации для всех. Достоверность финансовой отчетности подтверждается независимым специалистом — аудитором.

Финансовый и управленческий учет - это самостоятельные, но взаимосвязанные подсистемы бухгалтерского учета, основан­ные на одном и том же массиве первичных данных и первичной

документации. Нецелесообразно собирать первичные данные для каждой подсистемы отдельно, поскольку они тесно связаны между собой и не могут обойтись без взаимного обмена инфор­мацией.

Первичный учет представляет собой систему сбора, измере­ния, регистрации, накопления, хранения информации, а также передачи ее для дальнейшей обработки. Информация первично­го учета обеспечивает обратную связь для подсистемы «Бухгал­терский учет», а также для всех других подсистем, использующих первичную информацию при подготовке и принятии управлен­ческих решений.

В этой связи при создании БУИС на крупном предприятии первичный учет следует также выделить в отдельную подсистему.

На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих пер­вичному, управленческому и финансовому учету (рис. 2.2). На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистра­ции и обработки учетной информации создаются АРМ эконо­мистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодейству­ющих между собой.

Использование АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обес­печивает минимальное использование бумажных носителей, дос­товерность и полноту используемой информации.

АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, где осуществляются непрерывная регист­рация и обработка хозяйственных операций, или со сводным уче­том и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

Необходимо учитывать, что каждый выделенный участок Должен отвечать следующим требованиям:

• располагать своим набором хозяйственных операций и про­водок;

• иметь свое, возможно, пересекающееся с другими участка­ми подмножество плана счетов;

• иметь свои, присущие только ему первичные документы и отчетные формы.      

Рис. 2.2. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

Также необходимо учитывать конкретные условия, сложив­шиеся на предприятии, и особенности учетной политики.

Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самосто­ятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему с воз­можностью добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со време­нем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Со­поставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда НСИ.      

В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдель­ными АРМ в БУИС может осуществляться тремя способами: с помощью магнитных носителей, по каналам связи при наличии сети, по каналам связи с помощью приложений, построенных в многоуровневой архитектуре «клиент-сервер».

Первый способ. Учет ведется отдельно по участкам учета каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния файлов проводок данных на центральной ЭВМ, получа­емых на различных участках.

Второй способ. Наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам появляется возможность получения оперативной информации о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, нахо­дящиеся на первом уровне (первичного учета), связаны с АРМ второго уровня через локальную сеть. АРМ второго и третьего уровней также взаимодействуют в сети через каналы связи. Еди­ницей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяй­ственных операций. Таким образом, каждый уровень обеспечи­вает переработку исходной информации, получение результиру­ющих данных и передачу их в автоматизированном режиме на более высокий уровень.

При таком варианте обработки информации на первом уров­не (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих пер­вичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и час­тичная обработка первичной информации, возникающей в про­изводственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функциониру­ют АРМ по учету МЦ, ведению табельного учета и учету готовой продукции на складе.

Полученные на каждом участке результирующие данные по каналам связи поступают на второй уровень — управленческий Учет. Этот уровень характеризуется трудоемкими ручными опера­циями, а также большими объемами учетных номенклатур. На Уровне управленческого учета данные первичных документов и информация, полученная с нижнего уровня, регистрируются

и группируются в системе синтетических и аналитических сче­тов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах.

На втором уровне функционирует группа АРМ бухгалтера (по учету материальных ценностей, основных средств (ОС) и немате­риальных активов (НА), труда и заработной платы, финансово-расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Они формируют результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стои­мостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта ин­формация передается на третий уровень обработки данных — фи­нансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансо­вого анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналити­ческого и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регист­ры синтетического и аналитического учета.

АРМ финансового анализа и планирования обеспечивает фи­нансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредитор­ской задолженности, различные экономические показатели, ди­намика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

Данный АРМ ориентирован прежде всего на финансового ди­ректора, главного бухгалтера, финансового менеджера-аналити­ка, сотрудников отдела планирования. Возможна передача ин­формации к внешним пользователям — налоговым службам, по­тенциальным партнерам, инвесторам.

К основным возможностям АРМ финансового анализа и пла­нирования можно отнести следующее

•            формирование динамики типовых форм отчетности за соот­ветствующий период времени (баланс предприятия, отчет о фи­нансовых результатах и прочее);

•             анализ типовых форм отчетности относительно выбранного момента времени по структуре и в динамике;

•                   анализ динамики и структуры показателей финансово-хо­зяйственной деятельности предприятия (оценка имущественно­го положения, ликвидности, финансовой устойчивости, деловой активности, рентабельности, положения предприятия на рынке ценных бумаг и другие);

•             анализ динамики превышения и снижения показателей фи­нансово-хозяйственной деятельности относительно рекомендуе­мых значений, позволяющий сделать вывод о возможности ухуд­шения и показывающий опасное или нерациональное соотноше­ние финансово-хозяйственных средств предприятия;

•               планирование и создание бюджетов по различным уровням и периодам времени.

АРМ внутреннего аудитора позволяет отслеживать все совер­шенные операции (дата ввода, информация о лице, осуществив­шем ввод, ссылки на документы, обосновывающие проводку, и др.). В целях осуществления аудиторского анализа АРМ преду­сматривает возможность подготовки детальной распечатки про­водок по счетам, а также ежемесячных расшифровок реализации и затрат по продукции. Кроме того, данный АРМ помогает отсле­живать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализи­ровать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабаты­вать предложения по учетной политике, по регулированию из­держек и рациональному построению инвестиционной полити­ки, осуществлять налоговое планирование.

В целом данные финансового учета используются в планиро­вании и прогнозировании экономики предприятия, в финансо­вом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия.

В результате функционирования такой БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для при­нятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансово­го равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

Третий способ. Для крупных промышленных предприятий, имеющих значительно удаленные подразделения или филиалы, организация сети требует значительных денежных затрат на по­купку специальных скоростных каналов, а иногда подобную сеть просто невозможно построить, если в данном регионе от­сутствует необходимая для этого инфраструктура. При всех достоинствах электронной почты нельзя не отметить главного недостатка такого способа связи - интересующую информацию невозможно получать в режиме реального времени.

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» для организации комплексного бухгалтерского учета и фи­нансового анализа на таком предприятии имеет ряд преиму­ществ. Так, низкие требования к производительности рабочих станций являются естественным следствием того, что архитекту­ра «клиент-сервер» позволяет уменьшить загруженность основ­ных структурных компонентов системы.

По мере расширения предприятия или роста объемов обраба­тываемой информации многоуровневая архитектура позволяет увеличить количество серверов в системе. Для отдельных бизнес-процессов, связанных с обработкой данных сверхбольших объе­мов и имеющих критические требования по скорости, можно выделить специальный сервер приложений. Подобное распреде­ление функций и выполнение бизнес-процедур на одном или нескольких серверах приложений повышают гибкость системы и упрощают задачу разграничения прав доступа, администрирова­ния и защиты данных.

При расширении парка рабочих станций необходимо обеспе­чить надлежащую пропускную способность сети. В системе, построенной в архитектуре «клиент-сервер», основная тяжесть обработки данных лежит на серверах, и информационный обмен между ними весьма интенсивен. В то же время, поскольку загру­женность рабочих станций относительно небольшая, объем ин­формации, передающейся между этими компонентами системы и серверами, невелик.

В связи с этим нет необходимости идти на новые финансовые затраты для повышения пропускной способности сети.

Еще одно преимущество организации обмена данными в приложениях с многоуровневой архитектурой - возможность эффективной реализации удаленного доступа к системе.  ---

Использование многоуровневой архитектуры «клиент-сер­вер» позволяет в центральном офисе предприятия установить сервер базы данных и сервер приложений, а в удаленных подраз­делениях — рабочие станции, связав их телефонными линиями, причем вследствие того, что объем передаваемой информации невелик, нет и особых требований к пропускной способности те­лефонных каналов. Такая архитектура позволяет всем филиалам предприятия осуществлять коммуникации в реальном времени по телефонным каналам либо через любую коммерческую сеть, включая Интернет.

Перечисленные достоинства использования многоуровневой архитектуры «клиент-сервер» в бухгалтерских приложениях ха­рактеризуют перспективное направление развития БУИС на крупных предприятиях.

Лекция 7. БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

При создании БУИС на малых и средних предприятиях ис­пользование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера. На ма­лых предприятиях в отличие от крупных основное внимание уде­ляется ведению финансового учета. По трудоемкости и значи­мости данный вид бухгалтерского учета на таких предприятиях занимает главное место. Он направлен на обобщение, синтез учетной информации.

Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерс­кого учета при создании БУИС.

При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такую БУИС относят к классу «мини-бухгалтерий». На небольших предприятиях с простой и слабораз­витой структурой, как правило, не требуется ведение управлен­ческого учета как отдельной подсистемы. Бухгалтерский учет в этой системе ведут от одного до трех человек.

При втором подходе кроме финансового учета частично ав­томатизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерс­кий учет могут вести от двух и более человек.

Автоматизация финансового и управленческого учета дости­гается при третьем подходе. В такой системе для обработки значительных объемов информации используется многопользовательский режим. Несколько компьютеров объединяются в ло­кальную сеть, а каждый из них рассматривается как отдельное ра­бочее место бухгалтера.

Выбор подхода зависит от типа предприятия, его размеров и финансовых возможностей.

Особенность «мини-бухгалтерий» состоит в том, что они ори­ентированы на автоматизацию бухгалтерского учета и формиро­вания финансовой отчетности и практически не позволяют вести аналитический учет.

На рынке бухгалтерского программного обеспечения мини-бухгалтерии представлены следующими разработками: «1С-Бух-галтерия Проф» (фирма «1С»); «Интегратор-Соло» (фирма «Ифософт»); «ДиаСофт BALANS» (фирма «ДиаСофт»); «АУБИ -мини-бухгалтерия» (фирма «О'Стрим»); «Инфо-Бухгалтер» для малых предприятий (фирма «Информатик») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.3) относится к классу «мини-бухгалтерий». Он позволяет автоматизировать учет материальных ценностей, основных средств, товаров, взаиморасчетов с постав­щиками и покупателями, учет расчетов по заработной плате. Бухгалтерский учет в такой системе ведется в едином журнале хозяйственных операций.

Информация поступает из первичных документов, предвари­тельно сформированных в журнале первичных документов, или вводится вручную в виде проводок.

Для упрощения учета и настройки системы используются различные справочники (план счетов, типовые операции, рекви­зиты предприятия, бланки первичных и отчетных документов и др.). Они позволяют учесть особенности ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Основными учетными регистрами в такой системе являются регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, баланс с приложениями). Все они формируются на основе данных журнала хозяйственных операций.

Главное меню программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии (рис. 2.4) включает пять основных пунктов: операции, документы, отчеты, установ­ка, сервис.

Рис. 2.3. Структура программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Пункт Главного меню «Операции» включает в себя четыре опции:

•  «Журнал» — служит для ввода информации первичных до­кументов в журнал хозяйственных операций, это ядро програм­много комплекса, куда поступает вся необходимая информация бухгалтерского учета;

•  «Фильтр» - создает возможность выбора и фильтрации хозяйственных операций по различным признакам в различных сочетаниях;

•  «Исходные остатки» - позволяет ввести начальные остатки средств на счетах перед началом эксплуатации системы;

•  «Новый журнал» - обеспечивает переход от ведения журна­ла в прошлом году к ведению его в текущем.

Рис 2.4. Дерево диалога программного комплекса для автоматизации бухгалтерского учета на малом предприятии

Пункт меню «Документы» включает две опции:

• «Заполнение» — служит для занесения информации в блан­ки первичных документов, печати пустых и заполненных блан­ков. Пользователю необходимо только выбрать наименование документов из высвечиваемого списка, а затем заполнить соотве­тствующие поля. После окончательного внесения информации в документ пользователь видит на экране уже сформированные проводки по данной хозяйственной операции, которая автомати­чески заносится в журнал.

• «Архив» — дает возможность работы с документом, который был введен ранее, что позволяет скорректировать информацию и сэкономить время при введении аналогичной информации.

Пункт меню «Отчеты», включающий шесть опций, предназ­начен для генерации оборотных ведомостей, Главной книги, жур­налов-ордеров и различных ведомостей по любому счету за лю­бой период, баланса и приложений к нему.

Пункт меню «Установка» поддерживает в актуальном состоя­нии следующие справочники:

• план счетов — обеспечивает формирование плана счетов в соответствии с потребностями бухгалтерского учета конкретного предприятия;

• типовые операции - дает возможность определять часто вы­полняемые хозяйственные операции и формировать по ним рас­четы и проводки;

•  бланки — позволяет создавать бланки любых документов;

• определения — обеспечивает введение значений ставок про­центов и сокращений как переменных, используемых для расче­тов полей документов, проводок, описываемых в опции «типо­вые» операции;

• реквизиты — позволяет осуществлять введение реквизитов конкретного предприятия для автоматического их фиксирования в документах и отчетах;

• журналы-ордера - обеспечивает выбор стандартных журна­лов-ордеров;

• ведомости — дает возможность выбора стандартных ведо­мостей;

• отчеты — служит для настройки отчетных форм.

Пункт меню «Сервис» реализует дополнительные возможнос­ти по работе с информацией, такие, как сохранение и восстанов­ление данных, а также их редактирование.

Современный уровень развития бизнеса, деловых процессов, происходящих внутри предприятий, требует от БУИС расширен­ных возможностей и перехода от упрощенного учета к универ­сальному. Для пользователей БУИС — квалифицированных бух­галтеров необходимо, чтобы система обеспечивала не только ав­томатизацию всех учетных задач, но и получение своевременной и оперативной финансовой информации для повышения эффек­тивности управления средним предприятием, сохранения фи­нансового равновесия, получения стабильной прибыли.

Данный класс бухгалтерских систем относится к универсаль­ным системам, которые легко настраиваются на специфику веде­ния бухгалтерского учета на предприятии и могут работать как в сети, так и на отдельных рабочих местах учетных работников. Подобные системы в настоящее время занимают самый большой сектор на рынке финансово-экономического программного обеспечения.

Такие БУИС представляют широчайшие возможности для ве­дения бухгалтерского учета на предприятии:

• возможность настройки на особенности любой бухгалтерии как для малых предприятий, так и для корпоративных структур благодаря использованию справочников ведения плана счетов, изменения и добавления налоговых ставок, проводок, видов на­числений и удержаний, размера минимальной заработной платы;

•  расширение аналитического учета путем добавления к от­дельным балансовым счетам аналитических признаков. Глубину аналитического учета можно определить по структуре плана сче­тов. Некоторые программы позволяют добавлять к счету объекты аналитического учета до пятого порядка в глубину;

•  регистрация хозяйственных операций несколькими спосо­бами. Наиболее часто используются два способа: «от проводки», когда, как правило, ведется один или несколько журналов хозяй­ственных операций, в которых регистрируются проводки, и «от первичного документа», когда ввод данных по любой хозяйствен­ной операции осуществляется на основе заполнения первичных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений, авансовых отчетов и др.). Далее система автома­тически формирует соответствующие проводки;

• несколько вариантов ввода информации, что облегчает и ус­коряет процесс регистрации учетной информации:

• на основе типовых операций посредством использования справочника типовых операций;

• вручную с клавиатуры на основе первичного документа;

• путем копирования хозяйственной операции из журнала и ее дальнейшей корректировки;

• путем заполнения бланков первичных документов, выбран­ных из справочника. Одновременно при вводе информации соз­дается первичный документ и формируются проводки в журнале хозяйственных операций;

• формирование любых отчетных документов первичных и оперативных сводок, а также форм финансовой отчетности в лю­бой момент времени и за любой период (от одного дня до года). Как правило, в любой системе предлагается набор стандартных форм (оборотно-сальдовая ведомость, журналы-ордера, Главная книга и др.), а также ряд отчетных форм, которые бухгалтер мо­жет настраивать в соответствии с постоянно меняющимся зако­нодательством (баланс предприятия, отчет о финансовых резуль­татах, расчет НДС и др.). Использование встроенного текстового редактора или генератора отчетов позволяет создавать и коррек­тировать любые бланки бухгалтерской отчетности, в том числе специфические для данного предприятия;

• формирование графических иллюстраций результатов фи­нансово-хозяйственной деятельности посредством использова­ния графического редактора;

• сбор информации обо всех этапах работы в целях контроля деятельности работников бухгалтерии. Для этого автоматически ведется журнал, в который заносятся данные о действиях пользо­вателей системы;

• масштабируемость и способность работать на различных вычислительных платформах и под управлением различных ОС;

• формирование оперативной информации о состоянии дел на предприятии, возможность консолидированного управления и получение консолидированных финансовых отчетов на основе использования сетевых технологий;

• надежность и сохранность информации путем определения для каждого пользователя уровня доступа (администратор, бух­галтер, главный бухгалтер, работник склада и др.), закрытия от изменений всех данных за определенный период, периодическо­го резервного сохранения данных с последующим их восстанов­лением, проверки целостности данных и их корректировки после возможных сбоев в системе;

• ведение многовалютного бухгалтерского учета;

• ведение учета на предприятиях розничной торговли, обес­печение связи системы с электронными кассовыми аппаратами.

К БУИС, используемым для комплексной автоматизации БУ, относятся такие системы, как «ABACUS», рассчитанный на бух­галтерию в 50—60 человек (фирма «Омега»); «Интегратор» (фир­ма «ИнфоСофт»); «БЭСТ» — для комплексной автоматизации предприятий (фирма «Интеллект Сервис»); «Парус-предприя­тие» - вариант для крупных и средних предприятий (корпорация «Парус»); «Суперменеджер» (фирма «Ланке»); «Турбо Бухгалтер» (фирма «Диц») и др.

Программный комплекс для автоматизации бухгалтер­ского учета на средних предприятиях (рис. 2.5) включает два взаимосвязанных модуля — «Управленческий учет» и «Финансо­вый учет».

Управленческий учет по отдельным участкам (например, та­ким, как учет расчетов по заработной плате, готовой продукции и ее реализации, основных средств и нематериальных активов, материальных ценностей, сводный учет и др.) осуществляется посредством использования единого программного комплекса. Такой комплекс ориентирован на пользователя-бухгалтера и ох­ватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильному оформ­лению хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильного оформления отчетной документации. Работа бухгалтера становится более рациональной, ПЭВМ пре­вращается в главный инструмент его деятельности.

Модуль «Финансовый учет» позволяет вести учет по всем сче­там бухгалтерского учета. Основными его учетными регистрами являются аналитические регистры (журнал первичных документов, журнал учета хозяйственных операций) и регистры сводного учета (Главная книга, оборотные ведомости, кассовая книга, кни­га учета хозяйственных операций, ведомости сводного аналити­ческого учета, накопительные аналитические данные к счетам, баланс и приложения к нему).

Связь между модулями осуществляется через файл-журнал хозяйственных операций.

Рис. 2.5. Структура программного комплекса автоматизации бухгалтерского учета на средних предприятиях

Работа с программным комплексом начинается с его наст­ройки на конкретные условия ведения учета на предприятии в соответствии с действующим планом счетов. Обычно настройка системы осуществляется в три этапа.

Этап 1. Настройка параметров работы системы, влияющих на выполнение функций бухгалтерского учета (например, реквизи­тов предприятия, которые будут напечатаны в отчетных формах, пароля на' вход системы, параметров рабочего места бухгалтера при работе с системой и других дополнительных возможностей).

Этап 2. Настройка словарей системы. На этом этапе необхо­димо внести соответствующие изменения и дополнения в план счетов системы, составить список организаций, материально от­ветственных лиц и внести их в соответствующий словарь, запол­нить словарь «Номенклатура материальных ценностей», выпол­нить настройку правил формирования баланса. Словари системы можно настраивать и непосредственно при вводе информации с первичных документов. Применение словарей в системе значи­тельно ускоряет процесс занесения новой информации — ввод данных с клавиатуры заменяется выбором из словаря позиции, которая содержит необходимую информацию. Это устраняет по­явление ошибки во время заполнения полей экранных форм.

По структуре построения справочники делятся на простые и сложные. Простые справочники имеют стандартную структуру: код, наименование, дополнительные признаки (справочники на­именований документов, единиц измерения, услуг по счету, опе­раций движения).

Сложные справочники имеют два (и более) уровня вложен­ности. Это делается для того, чтобы облегчить работу с объемны­ми справочниками, большое количество записей которых невоз­можно разместить на экране. Так, двухуровневый справочник «План счетов бухгалтерского учета» состоит из разделов (их де­вять согласно плану счетов). Каждый раздел содержит соответ­ствующие разделу счета. Количество записей в разделах состав­ляет порядка 20. Их целиком можно вывести на экран. Трехуров­невый справочник также включает разделы, каждый из которых состоит из подразделов. Примером трехуровневого справочника является справочник организаций и ответственных лиц, который содержит следующие уровни:

• разделы (группы организаций-контрагентов, материально ответственные и подотчетные лица);

• подразделы (названия организаций, фамилии материально ответственных и подотчетных лиц);

• банковские реквизиты организации, должности, паспорт­ные данные лицевого счета работников.

Этап 3. Перенос входящих остатков. Для правильного фор­мирования отчетных документов предварительно необходимо внести в систему входящие остатки на начало месяца, с которого предполагается начать ведение бухгалтерского учета. Входящие остатки переносятся из Главной книги, из оборотных ведомостей движения материальных ценностей и расчетов с дебиторами и кредиторами. При первоначальной настройке системы все дан­ные вводятся с клавиатуры. В дальнейшем, при закрытии учетно­го периода, остатки на начало следующего месяца формируются автоматически.

Настройка системы выполняется, как правило, ответствен­ными сотрудниками: бухгалтером при самом активном участии специалиста фирмы-разработчика.

Ведение бухгалтерского учета в системе состоит в том, чтобы своевременно и с минимальными ошибками регистрировать хо­зяйственные операции, отражающие финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Обычно в системе предусматриваются два способа оформле­ния хозяйственных операций в журнале хозяйственных опера­ций.

Первый способ. Создание первичного документа. После подт­верждения его использования осуществляется регистрация хо­зяйственной операции с использованием данных этого докумен­та. В этом случае типовой цикл подготовки документа любого ви­да включает следующие этапы:

Регистрация -> Печать -> Учет

Цель регистрации — ввести в систему необходимую информа­цию о документе. Регистрацию любого документа можно выпол­нить следующими способами:

• вручную, когда все данные вводятся с клавиатуры;

• с использованием данных ранее зарегистрированного до­кумента;

• с применением образца документа, заранее подготовленно­го и хранящегося в соответствующем словаре. Все данные из такого образца система автоматически переносит в новый до­кумент и предлагает уточнить их.

Благодаря этому ускоряется ввод информации в базу данных, сокращается число ошибок при вводе.

После регистрации первичный документ может быть распе­чатан. Перед печатью при необходимости вносятся коррективы в текст документа. Кроме самого документа осуществляется печать реестра первичных документов, кассового отчета и др.

После подтверждения исполнения документа он отрабатыва­ется в учете, результатом чего является зарегистрированная опе­рация в журнале хозяйственных операций.

Второй способ. Регистрация хозяйственной операции непо­средственно в журнале хозяйственных операций на основе пер­вичного документа. В этом случае нельзя получить первичных документов, журнал регистрации, кассовый отчет, а также распе­чатать сам первичный документ.

В аспекте ведения любой бухгалтерии первый способ являет­ся более правильным, любая бухгалтерская система должна обес­печивать создание первичных и отчетных документов в элект­ронном и бумажном виде. Основой всех учетных процедур дол­жен являться первичный документ, а не проводка.

Учет всех хозяйственных операций ведется в журнале хозяй­ственных операций в хронологическом порядке с отражением средств на синтетических и аналитических счетах. Для ведения учета основных средств и нематериальных активов создается электронная инверторная картотека. В ней регистрируются но­вые инвентарные объекты, отражаются операции перемещения, переоценки основных средств в бухгалтерском и инвентарном учете, рассчитывается амортизация (в том числе и для автотранс­порта в зависимости от пробега) и автоматически результаты рас­чета переносятся в журнал хозяйственных операций. Электрон­ная инвентарная картотека служит для хранения индивидуаль­ных характеристик основных средств (заводские номера, содер­жание драгоценных металлов и др.), норм расчета амортизации.

Операции движения основных средств отражаются по матери­ально ответственным лицам и наименованиям ценностей в жур­нале хозяйственных операций.

Движение материальных ценностей отражается в учете хозяй­ственных операций в суммовом и количественном выражении по наименованиям и материально ответственным лицам. Регистра­ция хозяйственных операций с материальными ценностями (поступление, перемещение, списание материалов) может быть выполнена либо через первоначально оформленные первичные документы, либо непосредственно в журнале хозяйственных опе­раций. При формировании цены списания в системе могут ис­пользоваться несколько методов оценки (учетные цены, средние цены, ЛИФО, ФИФО). Они задаются в плане счетов для счета (субсчета), на котором ведется учет материалов.

Для контроля движения средств по счетам и материальных ценностей в системе формируются оборотные ведомости дви­жения:

• средств по счетам;

• материальных ценностей;

• средств по счетам в разрезе проводок, в которых обороты де­тализируются по задаваемым счетам проводок;

• средств по аналитическим счетам.

В оборотных ведомостях для каждого объекта учета приводят­ся обороты по дебету и кредиту за определенный период, а также остаток на начало и конец этого периода. Одна запись этой ведо­мости соответствует одному балансовому счету. Оборотные ведо­мости являются удобным средством оперативного контроля за движением средств в разрезе счетов и материально ответствен­ных лиц. Оборотные ведомости служат не только для обобщения и анализа учетных данных. Обнаружив в ведомости ошибки, можно найти в журналах регистрации все связанные с ними пер­вичные записи, а затем исправить ошибку.

По фактам финансово-хозяйственной деятельности в течение Учетного периода в системе формируются следующие внутренние и внешние отчетные документы:

• баланс предприятия;

• Главная книга;

• книга учета хозяйственных операций;  

• кассовая книга; 

• ведомости аналитического учета;

• ведомости накопительных аналитических данных к счетам; Я   • оборотный баланс (обороты за период с выведением остат­ков на конец месяца);

• приложения к балансу;

• дополнительные отчеты.

Форма выдачи на печать каждого из перечисленных докумен­тов, кроме баланса и аналитических отчетов, задается системой.

Баланс предприятия и аналитические отчеты пользователь может изменять как по форме, так и по содержанию. При необхо­димости можно сформировать нетиповые отчетные документы с помощью генератора табличных приложений. Содержание и фор­ма таких отчетных документов целиком задаются пользователем.

Лекция 8. Экономический анализ в БУИС

Для успешного функционирования любого предприятия не­обходимо оперативное обеспечение лиц, принимающих решения (ЛПР), данными о его хозяйственной деятельности с учетом воз­действия факторов внешней среды. Бухгалтерские информаци­онные системы, используемые уже практически на всех предпри­ятиях, позволяют обеспечить руководство только учетной информацией, не располагая средствами для ее анализа и подго­товки принятия управленческих решений.

Практическая реализация этих задач индивидуальна для каж­дого предприятия, поскольку непосредственно связана со специ­фикой его хозяйственной деятельности. Отражением этой специ­фики явилось создание информационных систем экономическо­го анализа (ИСЭА), обеспечивающих интеграцию данных фи­нансового и управленческого учета, анализ финансового состоя­ния предприятия и результатов экономической деятельности, анализ эффективности работы подразделений по различным критериям и позволяющих автоматизировать различные задачи анализа экономической деятельности предприятия.

Поскольку функция анализа неразрывно связана с остальны­ми функциями управления, то ИСЭА также взаимодействуют с другими ИС автоматизации управления предприятием. Исходя

из степени интеграции и порядка взаимодействия, можно выде­лить три больших класса ИСЭА:

• системы экономического анализа, реализованные как функциональный модуль (модули) в корпоративных информаци­онных системах (КИС);

• самостоятельные программы.

• специализированные приложения к бухгалтерским и эконо­мическим программным пакетам.

В КИС подсистема экономического управления может быть реализована как единый модуль или разделена на несколько мо­дулей в зависимости от конкретного программного продукта и специфики деятельности компании. Основные функции эконо­мического анализа, как правило, сосредоточены в модуле управ­ления затратами. Это связано с тем, что затраты предприятия, яв­ляясь теми ресурсами, которые использует предприятие в про­цессе своей деятельности, составляют главный объект экономи­ческого анализа.

Экономический анализ в КИС базируется как на итоговой информации за определенные отчетные периоды, так и на опера­тивных данных. Последнее очень важно для крупных холдинго­вых компаний, поскольку позволяет оценить финансовое состо­яние на данный момент времени, а не только за прошедший от­четный период. Эта оперативная информация о состоянии ком­пании необходима для переговоров с деловыми партнерами, кре­диторами, инвесторами, банками и биржами.

Оперативные данные о происходящих хозяйственных опера­циях, закупке материалов, сбыте продукции позволяют оцени­вать финансовые потоки компании и управлять ими. Наиболее простой формой такого управления является бюджетирование, т.е. составление и исполнение бюджета компании. На основе анализа финансовых потоков строится план финансовой дея­тельности компании, включающий доходные и расходные части бюджета с возможностью детального распределения доходов и затрат. Например, такие системы позволяют оценивать доход­ность каждого товара или группы товаров, планировать расходы на закупку материалов, маркетинг, заработную плату и т.д. Воз­можно многоуровневое распределение расходов по каждому под­разделению, по каждому материалу и т.д. При этом могут существовать различные виды зависимости между доходом компании и ее расходами.

Большинство представленных на российском рынке самосто­ятельных программ экономического анализа использует данные бухгалтерского учета, т.е. ориентировано на финансовый анализ деятельности предприятия. Возможности экономического анали­за обеспечиваются за счет введения пользователем дополнитель­ных данных, алгоритмов расчета показателей и других настроек системы. Его реализация обеспечивается с помощью таких прог­рамм, как «Экспресс Анализ» (фирма «Телеком-Сервис»), «ФинЭксперт» (фирма «РосЭкспертиза»), «Альт-Финанс» (фирма «Альт»), «Audit Expert» (фирма «Pro-INVEST Consulting»), «Ана­литик», «Анализ Финансового Состояния Предприятия» (фирма «ИНЭК»), «БЭСТ-Ф» (компания «Интеллект-Сервис») и др.

В отличие от корпоративных систем в самостоятельных прог­раммах экономического анализа отсутствует возможность опера­тивного управления финансами. Это связано с тем, что в качест­ве исходных данных для таких программ используется бухгалтер­ская отчетность, а не оперативная информация о хозяйственной деятельности компании. Программы экономического анализа позволяют оценить финансовое состояние компании, однако не предоставляют возможности проанализировать, каким образом это состояние было достигнуто.

Исходные данные, содержащиеся в бухгалтерской финансо­вой отчетности, вводятся в программу через экранные формы или конвертируются (передаются и преобразуются в соответству­ющий формат) из бухгалтерских программ. Затем введенные дан­ные преобразуются в аналитические таблицы, которые обеспечи­вают сопоставимость исходной информации для расчета финан­совых показателей за разные периоды.

Также в целях обеспечения сопоставимости показателей реа­лизуется возможность переоценки статей баланса согласно выб­ранной методике. Для этого в программных пакетах экономичес­кого анализа (ППЭА) предусмотрены следующие операции:

• ведение курса валюты для переоценки (как правило, доллар США и евро);

• детальное описание структуры статей баланса;

• задание коэффициентов переоценки для каждого элемента структуры статьи баланса.

Помимо расчета основных финансовых показателей в ППЭА реализуется возможность расчета показателей, заданных пользо­вателями (специальные показатели). Для этого пользователем создаются таблицы собственных данных, не содержащихся в формах отчетности (например, данные о персонале компании), и задаются алгоритмы расчета пользовательских показателей (нап­ример, объем продаж на одного сотрудника, прибыли на одного сотрудника и др.). Данные показатели необходимы менеджерам компании при принятии управленческих решений.

Полученные специальные и финансовые показатели могут быть представлены за несколько отчетных периодов для анализа динамики их изменения. Этот анализ облегчает возможность представления результатов в виде графиков и диаграмм. Общая схема работы программы экономического анализа включает ввод информации через экранные формы или конвертирование из бухгалтерских программ, ввод данных отчетности с исполь­зованием коэффициентов и курса валюты, расчет финансовых показателей.

На основе анализа результатов хозяйственной деятельности за некоторый относительно длительный период (два-три года) программа позволяет провести прогнозирование (моделирова­ние) финансового состояния компании в будущем. Эта возмож­ность очень важна при определении перспектив развития компа­нии. Так, ожидаемое устойчивое финансовое состояние, ликвид­ность баланса, рентабельность компании и высокая деловая активность являются вескими аргументами при переговорах с бизнес-партнерами, акционерами, инвесторами.

В программе экономического анализа могут осуществляться обработка данных нескольких предприятий, получение консоли­дированного (сводного) баланса нескольких предприятий, полу­чение баланса в стандарте GAAP. Кроме того, реализуется воз­можность получения рейтинга компаний и их ранжирования (формирования рейтинга) по определенным финансовым пока­зателям или их группе.

Результатные данные экономического анализа могут конвер­тироваться в таблицы Excel или специальный формат. Например, данные программы экономического анализа Audit Expert могут

использоваться  программой  маркетинговых  исследований Marketing Expert и программой составления бизнес-плана Project Expert.

Эти функции приближают программы анализа финансового состояния предприятия к системам поддержки принятия реше­ний, поэтому развитие подобных систем приведет к реализации в них возможности работы не только с данными форм отчетности, но и с оперативными бухгалтерскими данными и позволит реали­зовать операции по управлению финансами.

В настоящее время отмечается тенденция создания БУИС, существенно расширяющих возможности настройки со стороны пользователя. Эти возможности касаются не только изменения стандартных и создания собственных отчетных документов. Некоторые современные системы имеют встроенные средства разработки специализированных приложений (модулей) для автоматизации решения управленческих задач конкретной орга­низации.

Такие приложения создаются, например, на базе программ фирмы «1С», имеющих встроенный язык программирования. Достоинством таких приложений является то, что они позволяют работать с оперативной бухгалтерской информацией и разраба­тываются при непосредственном участии заказчика.

Специализированные приложения могут создаваться в виде отдельных модулей, реализующих те или иные функции управле­ния (включая финансовый анализ и элементы экономического анализа), однако наиболее эффективным решением является разработка единого модуля финансово-экономического управле­ния (ФЭУ), состоящего из отдельных взаимосвязанных блоков.

Главной целью создания такого модуля является автоматиза­ция финансового анализа деятельности предприятия на основе данных как бухгалтерского, так и управленческого учета. Такой анализ позволяет не только оценить общее финансовое состоя­ние предприятия, но и провести экономический анализ в различ­ных разрезах, например рассчитать себестоимость конкретного изделия, оценить эффективность работы подразделений, опреде­лить нормативы затрат и выявить причины отклонения от факти­ческих значений, провести CVP-анализ, оптимизировать план производства и т.д.

Несмотря на широкие возможности экономического анализа, реализованные в КИС, а также присутствие на отечественном рынке тиражируемых финансовых пакетов прикладных прог­рамм, разработка самостоятельных приложений является прин­ципиально важным направлением развития систем экономичес­кого анализа и их практического применения на предприятиях. Это обусловлено рядом обстоятельств.

1. Корпоративные системы очень дорогие, их внедрение тре­бует привлечения специалистов со стороны, переобучения пер­сонала, проведения реинжиниринга бизнес-процессов и т.д.

2. Программы экономического анализа в основном реализу­ют стандартные функции и имеют ограниченные возможности использования оперативных данных финансового учета.

3. Самостоятельные приложения экономического анализа разрабатываются для конкретного предприятия и могут исполь­зовать оперативные данные как финансового, так и управленчес­кого учета.

4. Стоимость разработки самостоятельных приложений эко­номического анализа относительно невысока, кроме того, воз­можна их оперативная доработка.

5. Самостоятельные приложения экономического анализа позволяют решить именно те задачи, которые важны для руко­водства, и обеспечивают выдачу результатов в соответствии с тре­бованиями ЛПР.

Основным недостатком таких систем является зависимость от разработчика. Очевидно, что систему экономического анали­за, написанную на C++ или Delphi, с уходом разработчика будет достаточно сложно сопровождать, особенно учитывая постоян­ное обновление бухгалтерской информационной системы, кото­рая является основным источником данных.

Несмотря на сложности сопровождения, популярностью пользуются приложения, разработанные в среде «1С», как инди­видуальные решения, так и типовые модули, предлагаемые парт­нерами системы «1С: Предприятие». Данные системы обладают следующими преимуществами.

1. Система «1С: Предприятие» является интегрированной ИС (ИИС), в которой автоматизированы все основные функции уп­равления предприятием, следовательно, доступны для анализа

соответствующие оперативные данные (в том числе и данные уп­равленческого учета).

2. Система «1С: Предприятие» обладает развитыми средства­ми разработки собственных приложений, причем использование универсального хранилища данных (метаданных, включающих базы данных, запросы, формы отчетов и т.д.) значительно уп­рощает процесс разработки и организацию доступа к базам данных.

3. Широкое распространение программных продуктов «1С: Предприятие» обусловило наличие высокопрофессиональ­ных программистов, работающих с этой средой, а также фирм-франчайзи 1С, поэтому не возникает проблем с сопровождением разработанных систем даже при увольнении разработчика.

4. При обновлении основных модулей «1С: Предприятие» со­ответствующие изменения производятся и в разработанных при­ложениях (за счет адаптации структуры метаданных), что избав­ляет от «ручной» доработки.

Главная цель создания такой системы - обеспечение руко­водства необходимой информацией обо всех аспектах экономи­ческого положения предприятия. Как правило, такие данные го­товит экономический отдел, экономическое управление или от­дел финансово-экономического управления (ФЭУ). На рис. 2.6 представлена схема поступления данных в отдел ФЭУ на приме­ре производственного предприятия.

Для обработки информации, поступающей в отдел ФЭУ, может быть разработан соответствующий модуль финансово-экономического управления, основная функция которого - комплексный анализ экономической информации. Разработка такого модуля и его внедрение осуществляются в несколько эта­пов. При этом необходимо обеспечить полноту и достоверность как поступающих, так и результатных данных, определить сроки и формы предоставления документов, процедуры взаимодей­ствия между подразделениями в процессе внедрения и эксплуа­тации автоматизированной системы ФЭУ.

Ниже приводится примерная последовательность разработки модуля ФЭУ силами программистов компании или с привлече­нием специалистов 1С франчайзи.

Рис. 2.6. Схема поступления данных    в отдел финансово-экономического управления

Этап 1. Определение нормативно-справочной информации, не­обходимой для работы модуля. К такой информации относятся нормативные затраты труда и материалов, данные о комплекта­ции изделий, нормативной стоимости материалов, часовых тарифных ставках, окладах и иная условно-постоянная информа­ция. Причем некоторые данные могут быть получены непосред­ственно из соответствующих модулей системы 1С или специали­зированных конструкторско-технологических программ. Напри­мер, использование программы TEHNO позволяет определить:

• трудоемкость изготовления любого изделия, а также входя­щих в него узлов и деталей;

• плановую трудоемкость продукции по данным плана произ­водства;

• трудоемкость товарной продукции по цехам и видам работ;

• прямые материальные затраты на каждое изделие, узел, де­таль исходя из норм расхода материалов и нормативных цен на них.

Этап 2. Проектирование модуля ФЭУ на базе ИИС «1С: Пред­приятие». В модуле осуществляются:

• выборка необходимых данных финансового и производ­ственного' учета, их интерпретация для целей экономического анализа;

• ввод данных из других подсистем управления предприяти­ем, работа которых еще не автоматизирована;

• обработка данных, а также реализация алгоритмов поддерж­ки принятия управленческих решений в области управления рен­табельностью продукции, трудовыми и материальными затрата­ми, производительностью труда и др.;

• иные функции в зависимости от потребностей пользова­телей.

Этап 3. Разработка алгоритмов решения задач оперативного управления затратами. Подсистема оперативного управления финансово-экономического модуля призвана обеспечить руко­водство информацией, необходимой для принятия управленчес­ких решений. Основой для разработки этой подсистемы является методика управления по отклонениям. В подсистеме оператив­ного управления решаются следующие задачи:

• определение фактической рентабельности изделий, групп изделий и фактически достигнутого уровня прибыли по каждому изделию, группе изделий и в целом по предприятию. На основе этих данных проводится анализ объемов и ассортимента продук­ции, выявляются отклонения от плановых показателей и норма­тивных затрат на изделие;

• расчет нормативных затрат на оплату труда различных кате­горий работников, анализ использования нормативного фонда оплаты труда по предприятию, категориям и по каждому работ­нику;

• определение общих показателей, характеризующих динами­ку производственной деятельности (объем реализации на одного работающего, средняя заработная плата по категориям работни­ков, потери рабочего времени и др.);

• установление других показателей, необходимых для приня­тия управленческих решений.

Этап 4. Разработка подсистемы импорта-Экспорта данных для обмена информацией с другими программами, используемыми на конкретном предприятии. Например, данные о производствен­ном плане могут конвертироваться в формат «.xls» в целях после­дующей оптимизации в ППП «Excel» с использованием средства «Поиск решения» или передачи в иную программу, реализующую методы экономико-математического моделирования (GAMS, OSL, CPLEX и другие). Эти программы располагают собственны­ми средствами описания оптимизационной модели, что создает существенные трудности при обмене данными.

Внедрение модуля ФЭУ позволяет обеспечить комплексный экономический анализ деятельности предприятия.

Рассмотренный выше общий подход к автоматизации эконо­мического анализа на производственном предприятии не являет­ся универсальным, и подсистема ФЭУ на торговом предприятии или в страховой компании будет значительно отличаться от пред­лагаемой, однако описанные методики и подходы могут быть ценным источником информации для собственных разработок.

Следует запомнить

- Учет финансового состояния и анализ динамики развития предприятия, базирующийся на учетной информации, в настоя­щие время являются основами процесса управления.

- БУИС, являясь системой поддержки принятия решений руководителя, должна обеспечивать функции планирования, учета, контроля и анализа в системе управления предприятием.

- При создании БУИС на небольших предприятиях основное внимание уделяется финансовому учету. Главным учетным ре­гистром подобных БУИС является журнал хозяйственных опе­раций.

- Настройка параметров системы ведения бухгалтерского Учета на предприятии осуществляется в три этапа — параметры Работы системы, словари, входящие остатки.

- Обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС мо­жет осуществляться несколькими способами в зависимости от используемой вычислительной техники и средств связи.

- После проведения инвентаризации картотека, на основе которой формируется выходная ведомость, проходит определен­ную реорганизацию.

- ИСЭА позволяет решать различные задачи анализа эконо­мической деятельности предприятия - начиная от расчета фи­нансовых коэффициентов и заканчивая расчетом вероятностных характеристик показателей деятельности компании.

- В самостоятельных программах экономического анализа реализованы главным образом методы финансового анализа, ис­ходной информацией для которых являются финансовая отчет­ность и пользовательские данные.

- Специализированные приложения экономического анали­за, разработанные на базе бухгалтерских программ, позволяют создать систему экономического анализа, полностью отвечаю­щую потребностям предприятия при невысоких затратах на раз­работку и внедрение.

Ключевые термины и понятия

Дата отчетная, корпоративная информационная система предприятия, документация бухгалтерского учета, достоверность бухгалтерской отчетности, ИС бухгалтерского учета, искажение бухгалтерской отчетности, комплексный подход при проектирова­нии ИСЭА, комплексная бухгалтерская система, мини-бухгалте­рия, модуль ФЭУ, отчетность бухгалтерская, отчетность финан­совая (общая финансовая отчетность), период отчетный, полнота отчетности, промежуточная финансовая информация (отчет­ность), информационные системы экономического анализа, регист­рация хозяйственной операции «от проводки», регистрация хозяй­ственной операции «от первичного документа», сальдо начальное, система бухгалтерского учета, точность учета, универсальная бухгалтерская система, уровень существенности.

Контрольные вопросы

1.  Что такое БУИС ?

2. Какое место в системе управления предприятием занимает БУИС?

3.  Кто и для каких целей использует бухгалтерскую инфор­мацию?

4. Какие характеристики используют для оценки бухгалтер­ской информации?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская инфор­мация и почему?

6.  Какие специфические черты свойственны для БУИС?

7. Какие основные классы БУИС вы знаете?

8. Какие возможности БУИС характеризуют общее направле­ние их развития?

9. Какие существуют подходы к автоматизации бухгалтер­ского учета при проектировании БУИС на малых и средних предприятиях?

10. В чем принципиальное отличие БУИС на крупных пред­приятиях и на предприятиях малого и среднего бизнеса? 

11. Какова структура программного комплекса для автомати­зации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях?

12 Каков порядок обработки учетной информации в БУИС на среднем предприятии?

13. Опишите дерево диалога программного комплекса по ав­томатизации бухгалтерского учета на малом предприятии.

14. Дайте определение и классификацию ИСЭА .

15. Чем обусловлена потребность в разработке специализиро­ванных приложений экономического анализа?

16. В чем состоят основные недостатки и достоинства разра­ботки специализированных приложений экономического ана­лиза?

17. Определите последовательность этапов разработки моду­ля ФЭУ и их содержание.

18.  Назовите основные функции экономического анализа в модуле ФЭУ.

Тестовые задания

1. Какими основными свойствами должна обладать бухгалтер­ская информация ?

а) полностью отражать хозяйственные процессы на предпри­ятии, быть легко проверяемой и не выражать интересы како­го-либо конкретного лица;

б) быть значимой, достоверной и содержать максимум того, что необходимо пользователю;

в)  быть сравнимой, существенной, консервативной и полной.

2. Какой процесс представляет собой первичный учет ?

а) формирования финансово-экономических показателей и передачи информации;

б) накопления учетной информации и формирования свод­ных регистров;

в) сбора, регистрации и передачи учетной информации на об­работку.

3. Какую часть бухгалтерского учета целесообразно автоматизи­ровать на малом предприятии?

а) управленческий учет как отдельную подсистему;

б) только финансовый учет;

в) полностью управленческий и финансовый учет;

г) финансовый учет и частично управленческий учет.

4. Выберите правильную последовательность этапов настройки

БУИС:

а) настройка словарей системы; ввод входящих остатков;

настройка параметров системы;

б) ввод входящих остатков; корректировка журнала хозяй­ственных операций; корректировка словарей системы;

в) настройка параметров работы системы; корректировка словарей; перенос входящих остатков;

г) перенос входящих остатков в систему; настройка словарей; настройка параметров системы; корректировка журнала хо­зяйственных операций.

5. Каким образом формируются данные об остатках при первона­чальной настройке БУИС?

а) автоматически в результате расчетов;

б) вводятся вручную;

в) при закрытии учетного периода остатки на конец месяца будут перенесены на начало месяца;

г) корректируются в справочниках с использованием клавиа­туры.

6. С какой целью используется электронная инвентарная карто­тека ?

а) для хранения индивидуальных характеристик основных средств;

б) для регистрации хозяйственных операций с основными средствами;

в) для контроля за движением основных средств по счетам.

7. Какой способ регистрации хозяйственных операций может быть использован при учете финансовых расчетов с поставщиками ?

а) через словарь контрагентов;

б) через ведомость расчетов с дебиторами/кредиторами;

в) через пункт меню подготовки банковских документов.

8. На что направлена разработка современных БУИС?

а) на создание универсальных систем для крупных предприя­тий;

б) на создание БУИС с включением аналитических функций для средних предприятий;

в) на создание гибких мини-систем для бухгалтеров с любым уровнем подготовки.

9. Какие данные из нижеперечисленных являются исходными для финансового анализа ?

а) данные бухгалтерской отчетности;

б) данные управленческого учета;

г) данные финансового учета.

Какие процессы осуществляются на первом этапе внедрения ав­томатизированной системы финансово-экономического управления (ФЭУ)?

а) проектирование модуля ФЭУ;

б) организация системы обработки нормативно-справочной информации;

в) сбор данных об объекте внедрения;

г) программная реализация разработанных методик ФЭУ.

Литература   

1. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. - М. : Инфра-М, 2000. - (Серия «Секреты менеджмента»).

2. Бахрушина МЛ. Бухгалтерский управленческий учет: учеб­ник для вузов. / М.А. Бахрушина. - М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000.

3. Денисов Д. В. Информационные системы экономического анализа: учеб. пособие /Д.В. Денисов. - М.: МГУЭСИ, 2004.

4. Ильченко А.Н. Экономико-математические методы: учеб. пособие /А.Н. Ильченко. - М. : Финансы и статистика, 2006.

5. Исследование операций в экономике: учеб. пособие для ву­зов / Н.Ш. Кремер, Б.А. Путко, И.М. Тришин, М.Н. Фридман; под ред. Н.Ш. Кремера. - М. : ЮНИТИ, 2000.

6. Николаева О. Е. Управленческий учет / О.Е. Николаева, Т.В. Шишкова. - М. : УРСС, 2000.

7. Подольский В.И. Информационные системы бухгалтер­ского учета: учебник для вузов / В.И. Подольский, В.В. Дик,

А.И. Уринцов: под ред. В.И. Подольского. — М. : Аудит, ЮНИТИ, 1998.

8. Трояновский В.М. Математическое моделирование в менедж­менте: учеб. пособие. - 2-е изд., испр. и доп. / В.М. Троянов­ский. - М. : Издательство РДЛ, 2000.

9. Финансовый менеджмент: теория и практика: учебник / под ред. Е.С. Стояновой. - 4-е изд., перераб. и доп. — М. : Перс­пектива, 1999.

Раздел 3

Налоговые информационные системы

».

Лекция 9. Особенности применения налоговых информационных систем

Социально-экономическое развитие страны на современном этапе характеризуется значительным увеличением объемов ин­формационного ресурса финансовой деятельности. Как государ­ственное, так и корпоративное управление финансовыми про­цессами сопряжено с необходимостью исследования сложных, многоуровневых финансовых потоков, с их анализом, прогнози­рованием и регулированием. Одной из наиболее важной состав­ляющей финансовых потоков являются потоки налоговых пла­тежей. В условиях многократного возрастания интенсивности коммерческой деятельности результативность исследований и принятия управленческих решений в финансовой области определяет временной фактор. Поэтому своевременность и полнота информационного отображения финансовых процессов и, как их следствие, налоговых потоков, возможность их моделирования, анализа и прогнозирования в значительной степени зависят от внедрения в этот процесс информационных систем.

Особенность процесса налогообложения в различных орга­низациях, характеризующаяся преимущественно одинаковой направленностью денежного потока, обусловливает следую­щую классификацию налоговых информационных систем (НИС), применяемых в соответствующих службах и органах (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Классификация налоговых информационных систем

Информационные системы служб корпоративного налогово­го менеджмента предназначены для своевременного и оптималь­ного расчета налоговых платежей организации с учетом особен­ностей деятельности организации и всех предоставляемых нало­говым законодательством льгот.

Информационные системы налоговых органов осуществляют учет и контроль сбора налоговых платежей налогоплательщиков, проверку обоснованности использования налоговых льгот и ос­вобождений.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        

Информационные системы в налогообложении бюджетных организаций обеспечивают раздельный учет и налогообложение внебюджетных доходов, а также своевременность представления отчетной информации в налоговые органы и вышестоящим орга­низациям.

Главная цель функционирования налоговых информацион­ных систем - это превращение их в управляемые, самоорганизу­ющиеся системы, направленные как на получение информации, знаний (внутренняя сущность НИС), так и на использование ин­формации, знаний, принятие на их основе решений в различных социально-экономических областях (внешняя сущность НИС). При этом решается целый ряд задач: компьютерная и технологи­ческая поддержка деятельности налоговых служб, использование типовых компьютерных сетей и корпоративных открытых ин­формационных систем для оперативного учета, контроля и де­лопроизводства, а также необходимое обеспечение для постанов­ки и решения задач в налогообложении.

Еще один комплекс задач — автоматизация работ по налого­обложению (ведению баз данных по налогооблагаемым лицам, налоговому законодательству, действиям налоговой службы и др.) и подготовка (переподготовка) кадров для ее поддержки, раз­работка и использование АРМ работника налоговой службы. В этом случае автоматизация служит средством методологической и технологической поддержки функционирования НИС.

В НИС решаются также задачи разработки и использования экономико-математических моделей и расчетов для оперативно­го и долгосрочного прогнозирования экономических показате­лей, например динамики сбора налогов и ставок налогообложе­ния, оптимальных и предельных ставок налогообложения и др. При этом моделирование является средством экономико-мате­матической поддержки предсказуемости и устойчивости инфор­мационной системы.

В процессе информатизации достигается интеллектуальное обеспечение принятия решений в различных социально-эконо­мических ситуациях и оценки налогового бремени, финансовых последствий решений в системе налогообложения. Оно служит Поддержкой ЛПР и является условием жизнеспособности сис­темы.                                                                                                                                                                                                                                   

В число важнейших задач функционирования НИС входят также обеспечение информационной безопасности налоговых систем и учреждений, моделирование и прогнозирование инфор­мационной опасности и несанкционированного доступа к дан­ным. Выполнение этих функций является необходимым услови­ем надежности и помехоустойчивости системы.

Чаще всего в налоговых информационных системах исполь­зуются следующие информационные технологии:

• компьютерного моделирования и вычислительных экспери­ментов;

• баз данных и баз знаний, экспертных и интеллектуальных систем;

• телекоммуникационных средств доступа и сжатия инфор­мации;

• интегрированных пакетов прикладных программ;

• мультимедийных, гипертекстовых, WWW-технологий;  :

• CASE-технологий.

Компьютерное моделирование и вычислительный экспери­мент являются основой создания системы поддержки принятия решений в налогообложении. К этим технологиям относятся ме­тоды системного анализа (наблюдение и сравнение, экспери­мент, анализ и синтез, индукция и дедукция, эвристика, модели­рование, актуализация и визуализация, идеализация и формали­зация, виртуализация и др.), методы принятия и оценки решений и т.д. Из-за длительности и сложности, а также плохой структу­рированности процессов налогообложения математическое и компьютерное моделирование часто может стать наиболее раци­ональным, адекватным и эффективным средством исследования этих систем и управления процессами.

При проектировании и разработке НИС используют две ос­новные концепции: проблемно-ориентированную и технолого-ориентированную. Выбор концепции зависит от целей, критери­ев, ресурсов. Если сначала происходит изучение возможностей имеющихся технологий, а затем определяются актуальные проб­лемы налоговой системы, адекватно решаемые с их помощью, то необходима технолого-ориентированная концепция; если снача­ла определяются актуальные проблемы налоговой системы, а за­тем внедряется адекватная технология, то выбирается проблемно-ориентированная концепция. Эти концепции тесно связаны между собой. Ошибка в выборе концепции может привести к не­адекватному функционированию НИС.

На практике при разработке НИС часто используются следу­ющие программные средства и системы:

• операционные и инструментальные системы — Windows NT, UNIX, Lotus, Linux и др.;

• СУБД — SQL, FoxPro, Clarion, Paradox, Access, Oracle и др.;

• информационно-советующие и консультирующие системы — Консультант Плюс, 1С, Дело и право и др.;

• системы делопроизводства — MS Office, Links Works, Stafrware и др.;

• пакеты прикладных программ - SAS, SPSS, Statistika, МаШСАБидр.;

• системы анализа и принятия решений — Design IDEF, Westmount OMT for Solaris, SBR Express и др.

Дальнейшим развитием НИС станут виртуальные налоговые системы в интернет-средах. Это высшая форма интерактивного корпоративного налогового сотрудничества на основе интеллек­туальных ресурсов (знаний, умений, навыков, технологий, уп­равления, информационных потоков), позволяющих налоговой информационной системе осуществлять учет, контроль, инвести­рование, оказывать налоговые услуги, гибко реагировать на из­менения в окружающей среде и быть устойчивой к ним.

Лекция 10. Информационные системы в налоговых органах

Система управления налогообложением в Российской Феде­рации представляет собой единую централизованную структуру, построенную по принципу многоуровневой иерархической орга­низации: федерального, регионального (субъекта РФ) и местного (территориального) уровней. Эта система предполагает единство Целей, при котором локальные системы управления одного уров­ня функционируют по одной (типовой) схеме, решают идентич­ный набор задач по заранее определенной единой методологии и технологии обработки данных.

Основные задачи налоговых органов:

•                 учет налогоплательщиков (по категориям, территории, ви-Дам налогообложения, роду деятельности);

•                     учет поступления налогов (по категориям налогоплатель­щиков, территории, видам налогов, роду деятельности, банкам);

•             анализ динамики поступления налогов по всем отслеживае­мым признакам;

•            информирование органов государственной власти о поступ­лении налогов;

•                     совершенствование системы налогообложения (законода­тельная инициатива, методические разработки, информацион­ное обеспечение);

•            информирование налогоплательщиков по вопросам налого­вого законодательства и разъяснение им системы налогообложе­ния.

Система электронного документооборота является централь­ным связующим звеном, позволяющим автоматизировать управ­ление информационными потоками и обработку циркулирую­щих документов. В результате внедрения электронного докумен­тооборота достигается комплексная автоматизация всей «бюрок­ратической» работы и документооборота, а не отдельных ее час­тей. Документы обрабатываются по заданному алгоритму в авто­матическом и/или интерактивном режиме и перемещаются по заранее определенным маршрутам.

Налоговые органы взаимодействуют с большим числом дру­гих организаций в части получения необходимой информации для своего функционирования. Для этого создается информаци­онная база налоговых органов, которая должна:

•                     содержать исчерпывающую (возможно более точную) ин­формацию о тех сторонах хозяйственной деятельности предпри­ятия, которые связаны с исчислением и уплатой им налогов;

•         давать налоговым органам возможность быстро разыскивать предприятия-налогоплательщики и физических лиц;

•               позволять получать как стандартные отчеты, так и сводки и выборки по произвольным запросам;

•               обеспечивать контроль достоверности содержащейся в базе данных информации, поступившей из различных справочников, путем ее автоматизированного сопоставления и анализа;

•                        оперативно получать и анализировать сведения обо всех контактах налогоплательщиков с государственными органами и банками.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

В целях эффективного взаимодействия введен единый иден­тификатор предприятий и граждан в масштабе всей страны — идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присва­иваемый налоговыми органами.

Оптимальным уровнем для хранения информации является региональный уровень, на котором наиболее эффективно реша­ются задачи по обмену информацией с территориальными и фе­деральными органами, а также задачи по защите информации. Кроме того, деятельность большинства налогоплательщиков ред­ко выходит за пределы региона.

Основная цель разработки и совершенствования информаци­онной системы налоговых органов (ИСНО) — внедрение функ­ционально полной информационной технологии, объединяю­щей все структурные подразделения на базе единой вычисли­тельной сети, интегрированной в единое информационное пространство органов государственного управления и других за­интересованных организаций (МВД, суды, таможня, казначей­ство, банки и др.). Особенностями разработки ИСНО являются:

• неустойчивость налогового законодательства и методичес­кой базы деятельности налоговой инспекции;

• многоуровневая структура объектов автоматизации, их распределейность в пространстве и сложные связи между ними;

• большой объем баз данных с их повышенным временем жизни, превышающим срок жизни оборудования;

• использование в информационной системе уже функцио­нирующих отдельных частей.

В общем случае требования к ИС налогового органа наклады­вают ограничения на выбор конкретного решения на каждом ша­ге разработки системы. Состав требований определяется видом, назначением, специфическими особенностями и условиями функционирования конкретной системы.

Учет фактических и промышленных стандартов в сфере ин­форматизации позволяет на начальном этапе ориентироваться на наиболее распространенные технические и программные реше­ния. Это в значительной мере снижает затраты на сопровождение и развитие системы обработки данных. Кроме того, расширяется круг специалистов, которые могут быть привлечены к техничес­кому обслуживанию системы, разработке и развитию приклад-

ных программных средств, что обеспечивает большую свободу наращивания мощности технических и системных программных средств.

К немаловажным требованиям к ИСНО следует отнести обес­печение информационной безопасности, под которой понимает­ся защищенность информации и прикладных программ от слу­чайных или преднамеренных воздействий естественного или ис­кусственного характера, чреватых утечкой или потерей данных. Требования по безопасности системы направлены в первую оче­редь на обеспечение доступности данных, целостности ресурсов, конфиденциальности. Безопасность ИСНО методически связана с точным определением компонентов системы, ответственных за те или иные функции, сервисы и услуги, и средств защиты дан­ных, встроенных в эти компоненты. Для ИСНО безопасность обеспечивается совокупностью компонентов, реализующих раз­личные функции защиты данных:

• на уровне операционной системы;

• на уровне программного обеспечения промежуточного слоя и прикладных компонентов АИС;

• на уровне СУБД, при обмене в распределенных системах, включая криптографические функции;

• на уровне специальных программных средств (например, средств защиты от программных вирусов);

• на уровне администрирования средств безопасности.

Помимо требований к функциональной полноте ИСНО сле­дует сформулировать требования на уровне прикладного прог­раммного обеспечения, которые определят базовую ИС налого­вой инспекции и послужат отправным пунктом для перехода на единую ИС налоговых органов. Программное обеспечение должно быть обобщенным, т.е. строиться вокруг единой базо­вой модели данных. Программные средства должны проектиро­ваться таким образом, чтобы ими могли пользоваться все нало­говые инспекции.

ПО представляет собой совокупность взаимодействую­щих прикладных подсистем, решающих определенные группы функциональных задач на основе оперативных баз данных и электронного хранилища данных (рис. 3.2)

Рис. 3.2. Структура информационной системы налогового органа  (ККМ – контрольно-кассовая машина)

Среди прикладных подсистем ИСНО можно выделить две ос­новные группы:

• оперативной обработки;

• поддержки принятия решений.

Первая группа подсистем ориентирована на ввод данных по налогоплательщикам, довольно интенсивную оперативную обра­ботку (поиск, относительно простые запросы, свод данных и т.п.) и хранение. Данные в подобных подсистемах актуальны в течение нескольких лет. Основные требования к таким подсистемам -высокая производительность обработки транзакций и гарантиро­ванная скоростная доставка информации при удаленном доступе к базам данных по телекоммуникациям.

Вторая группа прикладных подсистем предназначена для об­работки больших объемов данных из различных источников за большой период времени, сосредоточенных в электронном хра­нилище данных. Подсистемы поддержки принятия решений включают средства многомерного анализа данных, статистичес­кой обработки, моделирования правил, причинно-следственных связей и ситуаций и т.п.

В ИСНО предусматриваются следующие подсистемы этой группы:

• анализ и прогнозирование налоговых платежей;

• макро- имикроимитационное моделирование;

• комплексный контроль финансово-хозяйственной деятель­ности предприятий и организаций;

• выбор предприятий для выездных проверок.

Функциональный состав ИСНО обусловливается соответ­ствующими функциональными участками работ по сбору нало­гов, включающими следующие этапы:

•  учет налогоплательщиков;

• прием, ввод в базу данных и камеральная проверка бухгал­терской и налоговой отчетности;

• учет поступлений в бюджет и ведение лицевых счетов нало­гоплательщиков;

•  выездная налоговая проверка;

• организация хранилища данных налоговой инспекции. Этап 1. Учет налогоплательщиков. Налоговые органы полу­чают первичную информацию о налогоплательщиках, включают их в свою базу данных. В дальнейшем сведения о плательщиках уточняются и изменяются в связи с изменениями, происходящи­ми в их хозяйственной деятельности. Работа по учету плательщи­ков включает в себя выполнение ряда процедур, достаточно жестко регламентированных по формам и способам их выполне­ния, а также по срокам, в течение которых они должны быть вы­полнены.

Этап 2. Прием, ввод в базу данных и камеральная проверка бухгалтерской и налоговой отчетности. К основным особеннос­тям камеральной проверки, с одной стороны, требующим ее компьютеризации, а с другой — осложняющим этот процесс, от­носятся:

• массовый характер операций, осуществляемых налоговой инспекцией при камеральных проверках;

• массовый характер ошибок, допускаемых плательщиками при заполнении деклараций;

• жесткий срок на начисление в карточках лицевых счетов сумм налогов «по данным плательщика»;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

• отсутствие или неочевидность взаимосвязи показателей форм налоговых деклараций и форм бухгалтерской отчетности;

• необходимость представления целого ряда дополнительных расчетов к декларациям «по произвольной форме»;

• обязанность плательщика подтверждать свое право на льго­ты, заявленные в декларации, первичными документами.

Свою специфику имеет камеральная проверка деклараций налогоплательщиков — физических лиц (не предпринимателей). Эта специфика связана с невозможностью проведения их выезд­ной проверки, поэтому камеральная проверка деклараций о со­вокупном доходе физических лиц проводится в две стадии. Сна­чала проверяется правильность заполнения налоговых деклара­ций, правильность расчетов и применения ставок налогов. Про­верке подвергается также обоснованность заявления налоговых льгот, наличие в приложениях к декларации всех подтверждаю­щих документов.

Затем в ходе камеральных проверок деклараций физических лиц проводится сверка данных, указанных в них, со сведениями о доходах работающих граждан, которые инспекция получают от работодателей и других источников выплат.

Этап 3. Учет поступлений в бюджет и ведение лицевых сче­тов налогоплательщиков. Специфика работы на этом этапе зак­лючается в том, что она полностью осуществляется на рабочих местах, без выхода на предприятия. Главной задачей инспекто­ров, работающих на участке учета платежей и ведения лицевых счетов, является контроль за полнотой и своевременностью упла­ты налогов в бюджет. Основным инструментом такого контроля является карточка лицевого счета (КЛС) плательщика.

КЛС является предельно формализованным документом, методика и источники информации для заполнения каждой по­зиции которого известны и четко оговорены в нормативных до­кументах. В связи с этим КЛС может быть легко представлена в виде программы для обработки на компьютере. Наибольшую сложность в аспекте информатизации работы отдела учета пред­ставляет автоматизация информационных потоков в отдел и из отдела, необходимых для заполнения КЛС и обобщения содер­жащейся в них информации.

Этап 4. Выездная налоговая проверка. Отчетность налого­плательщика проверяется для выявления допущенных им ошибок и нарушений при исчислении налогооблагаемой базы и уплате налогов. Выездная налоговая проверка сама по себе практически не поддается автоматизации. Однако это не значит, что вся работа на этом технологическом участке должна делаться вручную. С помощью вычислительной техники и программ на участке до­кументальных проверок выполняются следующие операции:

  выбор объектов для проверки;

• помощь проверяющим в систематизации и группировке первичных бухгалтерских документов для выявления незавер­шенных оборотов, всех операций, осуществленных с каждым конкретным контрагентом, а также для облегчения сбора доказа­тельств и написания акта;

• отражение результатов проверки в карточках лицевых сче­тов и контроль своевременности и полноты поступления в бюд­жет доначисленных налогов, пеней и санкций.

Компьютерная система позволяет делать выборки предприя­тий из базы данных инспекции по заданным критериям, что, бе­зусловно, облегчает работу по выбору объекта для проверки, но не гарантирует того, что проверка будет результативной. Состав

критериев компьютерного отбора налогоплательщиков для доку­ментальных проверок может быть различен и меняться в зависи­мости от многих факторов. Статистический анализ больших объ­емов данных позволяет найти такие параметры налоговой декла­рации, которые соответствуют большому объему доначислений при документальных проверках. Использование этого метода позволяет с определенной степенью вероятности предсказывать даже сумму доначислений.

Этап 5. Организация хранилища данных налоговой инспек­ции. Хранилище данных — это предметно-ориентированная, ин­тегрированная, зависящая от времени, устойчивая совокупность данных, используемая в системах поддержки принятия решений. Хранилище данных интегрирует информацию, имеющуюся в ис­ходных разнородных базах данных, в единую результирующую базу данных, оптимально спроектированную для поддержки про­цесса принятия решений.

Данные хранилища характеризуют следующие свойства:

• предметная ориентация - данные организованы согласно предмету, а не приложению. В частности, для налоговой инспек­ции хранилище данных должно быть организовано по платель­щикам налогов по принципу электронного досье;

• интегрированность — данные могут поступать из разных приложений, использующих базы данных различных структур, форматов и кодировок, которые в хранилище должны быть еди­ны для соответствующих данных;

• архивирование данных — хранилище содержит данные, соб­ранные во времени. Они используются для сравнения, выявле­ния трендов и прогноза;

• неизменяемость - данные не должны обновляться или из­меняться после помещения их в хранилище, они только считываются или загружаются.

К основным категориям данных, которые располагаются в хранилище, относятся: метаданные, описывающие способы изв­лечения информации из различных источников; фактические Данные (архивы), отражающие состояние предметной области в конкретные моменты времени и обеспечивающие наибольший Уровень детализации, а также итоговые данные, полученные на основе проведенных аналитических расчетов на базе фактических данных

При построении информационного хранилища данных нало­говой инспекции учитываются следующие параметры:

• скорость загрузки;

• технология загрузки;

• управление качеством данных и поддержка различных ти­пов данных;

• масштабируемость;

• обслуживание большого числа пользователей;

• администрирование;

• средства формирования запросов.

В хранилищах необходимо обеспечить периодическую заг­рузку новых порций данных, укладывающихся в достаточно уз­кий временной интервал. Требуемая производительность процес­са загрузки не должна накладывать ограничения на размер хра­нилища. Загрузка новых данных в хранилище включает преобра­зование данных, фильтрацию, переформатирование, проверку целостности, организацию физического хранения, индексирова­ние и обновление метаданных.

В хранилище должна быть обеспечена локальная и глобаль­ная согласованность данных. В хранилищах могут накапливаться данные не только стандартных типов, но и более сложных, таких, как текст, изображения и т.п.

Хранилище данных налоговой инспекции может достигать объема нескольких сотен гигабайт. СУБД, лежащая в основе хра­нилища, не должна иметь никаких архитектурных ограничений и должна поддерживать модульную и параллельную обработку, сох­ранять работоспособность в случае локальных аварий и иметь средства восстановления.

Доступ к хранилищу данных не ограничивается узким кругом специалистов налоговой инспекции. Хранилище должно поддер­живать сотни пользователей без снижения скорости обработки запросов.

При администрировании СУБД должна обеспечить контроль за приближением к ресурсным ограничениям, сообщать о затра­тах ресурсов и позволять устанавливать приоритеты для различ­ных категорий пользователей или операций.

Пользователь должен иметь соответствующие средства фор­мирования запросов и, в частности, возможность проведения

Рис. 3.3. Источники информации для хранилища

аналитических расчетов, последовательного и сравнительного анализа, а также доступа к детальным и агрегированным данным хранилища.

Основная цель создания хранилища данных налоговой инс­пекции заключается в обеспечении целостного, объективного образа существующей реальности в сфере налогообложения. Для получения такого объективного представления в электронном информационном хранилище должны накапливаться сведения из всех возможных источников (рис. 3.3).

Всю поступающую информацию можно разбить по следую­щим основным категориям:

•  регистрационные данные юридических и физических лиц -поступают от юридических и физических лиц при постановке их на учет;

•   сведения об имущественном состоянии налогоплательщи­ков - поступают в налоговую службу от юридических и физичес­ких лиц, регистрационной палаты, ГИБДД и т.д.;

• информация о финансово-хозяйственной деятельности юридических и физических лиц - поступает от юридических и физических лиц, МВД и т.д.;

• информация о расчетно-платежной деятельности налого­плательщиков — поступает от банков, от юридических и физичес­ких лиц;

•  результаты деятельности налоговой инспекции — поступают из соответствующих подразделений налоговой инспекции;

•  нормативно-справочная информация — поступает от орга­нов государственного управления, Росстата.

На основе этих сведений возможно выявление нарушителей налогового законодательства посредством перекрестной обра­ботки информации, накапливаемой в хранилище данных, прове­дение анализа и прогнозирования налоговых поступлений, про­ведение макро- и микроимитационного моделирования, а также исполнение запросов, поступающих от региональных, террито­риальных подразделений налоговой инспекции и от государ­ственных органов управления.

Создание информационного хранилища сопровождается дос­таточно трудоемким технологическим процессом, включающим следующие последовательно выполняемые этапы:

•                              обследование информационных потребностей функцио­нальных подразделений налоговой службы с определением прав доступа к информации различных уровней;

•                             построение функциональной модели с использованием CASE-технологий высокого уровня и разработка структуры таб­лиц и баз данных с использованием CASE-технологий более низ­кого уровня и архитектуры системы управления таблицами;

• построение прототипа хранилища на выбранной системно-технической платформе;

• подключение и настройка средств и процедур поддержания баз данных в работоспособном состоянии и автоматизированно­го и ручного ввода информации в хранилище;

• наполнение хранилища данными из информационных сис­тем инспекций местного и регионального уровней, городских, федеральных и негосударственных организаций;

• подключение и настройка прикладных программ для рабо­ты с информацией хранилища с учетом прав доступа для конк­ретных рабочих мест сотрудников подразделений налоговой службы;

• выпуск инструктивных материалов для различных групп пользователей по работе с электронным информационным хра­нилищем данных.