Внутренняя управленческая отчетность

       Ознакомление  персонала предприятия с данными  управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

       Управленческая  отчетность имеет двойственный характер, т. е. это одновременно и внешняя  и внутренняя отчетность. Поэтому  она предназначена как внутренним пользователям, к которым принято  относить вышеперечисленных менеджеров всех уровней предприятия и персонал коммерческой организации, так и внешним пользователям, к числу которых относятся финансовые аналитики. Они работают по найму потенциальных инвесторов, партнеров и кредиторов и должны предоставлять заказчикам информацию о прогнозе развития конкретных сегментов, о сравнении прибыльности по отдельным сегментам, о риске вложения капитала в данный сегмент. В качестве основной перед аналитиками ставиться задача о понимании того, как выделяются сегменты и каков прогноз их развития.

       Сроки предоставления и периодичность  управленческой отчетности — также весьма важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

       Периодичность составления управленческой отчетности — вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своевременность принятия по данным отчетности управленческих решений, т. е., когда управленческие решения способны в начальной стадии предотвратить развитие негативных тенденций, или наоборот, способствовать развитию позитивных тенденций. Так как на нижних уровнях роль оперативности принятия управленческих решений выше, чем на верхних, периоды представления отчетности на нижних уровнях значительно короче.

       С некоторой степенью условности можно  выделить три стандартных временных  периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

       •краткосрочная  отчетность;

       •среднесрочная  отчетность;

       •периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетности.

       Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневная и еженедельная. Такая отчетность иногда называется оперативной. Оперативной считается отчетность, которая фиксирует регистрацию первичных хозяйственных документов по функциональным подразделениям, т. е. эта информация, которая наиболее актуальна для предприятия и отражает важные и динамические стороны его деятельности. Также она может отражать те стороны деятельности предприятия, к которым оперативный учет не имеет никакого отношения. Например, содержит статистически обработанную или расчетную информацию. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Именно они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.

       Второй  временной период — это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от раза в неделю, до раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе, как правило, показатели деятельности предприятия и обязательно содержит данные прогнозирования на следующий период. Например, анализируя себестоимость раз в месяц, можно делать прогнозы изменений себестоимости продукции на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать изменения восстановительной стоимости сырья. Впоследствии на основе данных этой отчетности можно попытаться спрогнозировать изменения цен на произведенную продукцию и на основе полученных данных показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высокого уровня: руководство предприятия, менеджеры высшего звена, так как многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на всю деятельность предприятия.

       Долгосрочная  управленческая отчетность составляется с периодичностью от раза в месяц до раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и отчетными данными. В российской практике в связи с системой квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необходимо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодичностью финансовой отчетности.

       В соответствии с этим огромное значение в российской практике приобретает  краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

       Периодичность составления внутренней отчетности определяет само предприятия и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально. При этом важно иметь четкий график представления отчетности. 

       2.2 Обратная связь в системе оперативного  управления 

       Обратная  связь представляет собой процесс информирования заинтересованных руководителей о соответствии фактических результатов деятельности ожидаемым или желаемым. Информация обратной связи, как правило, проходит через систему внутренней управленческой отчетности, которая является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контроля организации.

       Значение  обратной связи, а, следовательно, внутренней управленческой отчетности подтверждается следующими соображениями, почерпнутыми из практики:

       1) чем в большей степени руководитель  ориентирован на достижение результатов,  а в этом и заключается основная  цель управленческого учета, тем  в большей степени он нуждается  в обратной связи через внутреннюю  отчетность, информирующую его об  эффективности деятельности центра ответственности;

       2) чем в большей степени руководитель  ориентирован на достижение результатов,  тем меньше времени он уделяет  бумажной рутине, изучению необработанных или слабо обработанных данных: ему нужен минимальный объем систематизированных данных, на основе которых он сможет принимать правильные решения;

       3) чем в большей степени руководитель  пытается осуществить контроль  действий своих подчиненных, тем  более согласованны должны быть цели и планирование результатов их работы, так как информации обратной связи об их фактической деятельности недостаточно для контроля, и внутренняя управленческая отчетность должна отражать отклонения от ожидаемых результатов;

       4) чем меньшей информацией обладает  руководитель, тем меньше его  уверенность в своих силах,  тем большее беспокойство он  ощущает, затрачивая огромные усилия для достижения более полного контроля.

       Бухгалтерам, составляющим внутреннюю управленческую отчетность, надо об этом знать и понимать требования к ним управленческого персонала. При отсутствии своевременной обратной связи возникает большая вероятность того, что работа управляющего выйдет из-под контроля, а его цели и планы утратят актуальность, останутся на бумаге.

       Руководитель всегда должен знать, насколько эффективна его деятельность. Если его планы не выполняются, он должен узнавать об этом как можно раньше. В противном случае он лишен возможности предпринять корректирующие меры и внести изменения, которые необходимы для актуализации поставленных задач.

       Внутренняя  управленческая отчетность составляется, прежде всего, для управляющего, несущего ответственность за достижение целей, и уже во вторую очередь для  его начальника.

       Недостатки  внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной упор делается на ошибки вместо того, чтобы дать управляющим ориентированную информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает управляющего к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.

       Наиболее  распространенные недостатки внутренней отчетности следующие:

       1) информация обобщается главным  образом для контроля объема  продаж или определения издержек  и не связана с потребностями  отдельных управляющих, деятельность которых приносит доход или требует издержек;

       2) информация, обобщаемая в отчетности, адресуется не тем лицам, часто  даже не управляющему, находящемуся  на передовой линии хозяйственной деятельности, а его начальнику или руководителю;

       3) в отчетности содержится информация  по общим вопросам, что затрудняет  принятие решений на конкретных  направлениях;

       4) отчетность изобилует избыточной  информацией, в результате чего  управляющий вынужден сортировать  данные в поисках тех, что  ему действительно необходимы  для управления. Многим организациям, оснащенным современным компьютерным  оборудованием, приходится иметь  дело с отсталым, неподготовленным  персоналом, - что усугубляет данную  проблему.

       Управленческий  учет требует, чтобы обратная связь  была приспособлена к индивидуальным целям руководителя структурного подразделения. Цель должна быть количественно выражена. Задача управленческого учета состоит  в том, чтобы оказать помощь управляющим  и другим лицам в достижении поставленных целей. Процедура приспособления обратной связи представлена на рисунке 1. 

         

         

       Рисунок 1 Процедура приспособления обратной связи

       Информация  обратной связи может быть представлена и руководителям более высокого уровня, но главный упор делается на потребности управленческого персонала центров ответственности.

       Иерархия  обратной связи в управленческом учете выстраивается таким образом, что оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения увеличивается, как показано на рисунке 2.

       Рисунок 2 Иерархия обратной связи 

       2.3 Требования к внутренней отчетности 

       Внутренняя  управленческая отчетность является наряду с планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, на котором держится вся управленческая структура. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет был бы непригодным для целей внутреннего управления.

       Требования  к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и  практическим опытом, характеризуют  самую суть данного элемента управленческого  учета, причем имеют значение как  формальные, так и сущностные требования.

       Формальные  требования к внутренней отчетности:

       1) целесообразность — информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;

       2) объективность и точность — внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных решений; поскольку оперативность, быстрота представления отчетности отражается на точности информации, следует стремиться к минимизации данного фактора;

       3) оперативность — отчетность должна представляться к установленному сроку, что необходимо для принятия решений;

       4) краткость — в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;

       5) сопоставимость отчетности — возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

       6) адресность — внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;

       7) эффективность — издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от полученной управленческой информации.

       Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой информацией. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Управляющие должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима. Для управляющих имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и на будущее, выбора оптимальных вариантов управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями управляющих, бухгалтеров и других специалистов.