Учётные регистры

Содержание  записей в учетных регистрах  определяется их видами, построением  и назначением. Непременными составными бухгалтерских записей в учетных регистрах являются:

· дата записи в регистр;

· номер и дата документа, на основании  которого произведена запись;

· обоснование содержания записи;

· принятые коды бухгалтерских счетов и позиции аналитического учета

· сумма.

Указанные составные в том или ином сочетании встречаются во всех видах и формах учетных регистров как отдельные графы, строки и другие предусмотренные реквизиты. Например, в графе «Основание и содержание записи» излагается краткое содержание операции со ссылкой на наименование, номер и дату того документа, на основании которого производится запись. Текст пишет кратко, но так, чтобы точно передать содержание хозяйственного факта.

Бухгалтерские записи должны свидетельствовать о  хозяйственных фактах в полном соответствии с содержанием документов и исключать возможность их различного понимания или толкования. При этом как цифры, так и текст необходимо писать четко и разборчиво с тем, чтобы их можно было легко и правильно прочесть. Аккуратное ведение учетных регистров по не менее добросовестно оформленному документу, признанному учетным, в определенной мере характеризует профессиональное отношение работников бухгалтерии к выполнению своих прямых обязанностей.

На  определенные даты по синтетическим  бухгалтерским счетам, обычно в конце отчетного месяца, в учетных регистрах подсчитываются итоги оборотов за отчетный период и исчисляются сальдо на бухгалтерских счетах.

3.Способы проверки бухгалтерских  записей в учетных регистрах.

В практике бухгалтерского учета применяется  несколько способов счетной проверки итогов, учтенных на бухгалтерских счетах. Контроль основан на системе взаимной (логической) увязки цифровых данных учетных регистров. Так регистр построен по шахматному принципу, то общий итог по вертикали должен совпадать с итоговой суммой по горизонтали.

Для счетной проверки соответствия записей  необходимо подсчитать итоговые суммы, учтенные в том или ином учетном  регистре, затем сопоставить их с  общей суммой, исчисленной по первичным  документам и тем самым убедится в равенстве контрольных итогов или выявить допущенные ошибки (чаще всего они случаются в корреспонденциях бухгалтерских счетов, арифметических подсчетах, группировках учетных данных).

Другой  способ контроля заключается в сверке равенства итоговых сумм в одних  бухгалтерских регистрах с аналогичными суммами в других. Дело в том, что некоторые хозяйственные факты учитываются в учетных регистрах дважды, так как один и тот же хозяйственный факт может проходить по двум разным документам, каждый из которых создается в разных инстанциях. Например, получение денежных средств с расчетного счета в кассу владельца счета банк оформляет в выписке из расчетного счета, а предприятие-получатель - в приходном кассовом ордере, и оба документа на один и тот же хозяйственный факт фиксируется в двух одинаковых бухгалтерских проводках: дебет счета «Касса», кредит счета «Расчетные счета». В результате неизбежно появляется повторный счет, поэтому бухгалтерские проводки на сумму денежных средств, поступивших в кассу с расчетных (валютных, особых других) счетов в банке, составляются и переносятся в Главную книгу лишь один раз; в нашем случае - по итоговым данным ведомости №1 (машинограммы) учета поступления кассовой наличности в отчетном периоде. Эта же бухгалтерская проводка, но составленная в регистрах учета расходования денежных средств со счетом в банке, после сверки

тождества корреспонденций бухгалтерских  счетов и соответствующих им сумм лишь «открыживается» (ставится знак, похожий на английскую букву W) и  в Главную книгу не заносится.

Повторный счет образуется также в учете операций сдачи денежных средств из кассы предприятия на его расчетный счет (бухгалтерская проводка с кредита счета «Касса» в дебет счета «Расчетные счета» составляется по кассовым расходным ордерам и соответствующим выпискам из расчетного счета, однако в Главную книгу она переносится только по отчету кассира); в учете операций по перечислению денежных средств с расчетного счета на текущие, особые и другие специальные счета (бухгалтерская проводка с кредита счета «Расчетные счета» в дебете счета «Специальные счета в банке» составляется два раза: по выпискам из расчетного и специальных счетов в банке, а в Главную книгу заносится один раз - по выпискам из расчетного счета). Примеры образования повторного счета можно продолжить. Обязательным является тождество данных синтетического и аналитического учета.

По  мере окончания контрольных процедур данные переносятся в Главную  книгу, которая в свою очередь  становится информационной базой финансовой отчетности.

4.Порядок исправления ошибок в бухгалтерских записях.

Оформлять документы и учетные регистры, как уже было сказано, необходимо аккуратно, в них не должно быть помарок  и подчисток. Если же необходимы те или иные исправления, то они оговариваются  согласно существующим правилам. Напомним, что ошибки, обнаруженные в документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующими способами:

· в документах - зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутой надписью записывается исправленный текст или  сумма. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибок в документе должно быть оговорено надписью «Исправлено», скрепленной подписью работников, подписавших документ; также должна быть поставлена дата исправления. Такой способ исправления называется корректурным. Например, если в учетном регистре неверно была сделана запись, скажем, вместо 100 рублей ошибочно было записано 115 рублей, то следует аккуратно одной чертой зачеркнуть 115 руб., рядом поставить 100 руб., надписать «Исправленному верить», проставить дату исправления и скрепить записи подписью ответственного работника, который внес исправление;

· в учетных регистрах - способом «красного сторно», которая, напомним, состоит в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, а это в бухгалтерском учете заменяет знак минус, т.е. означает вычитание. Записи красными чернилами можно заменить записью обычным цветом в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»; этот способ применяется и для записей сумм экономии средств.

Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском  учете, должны быть исправлены в том  отчетном периоде, когда они были обнаружены.

II.ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЁТА.

1.Признаки отличий  форм бухгалтерского учета .

Данными признаками являются:

- количество, назначение, содержание, структура и внешний вид применяемых учетных регистров;

-взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

-последовательность и способы записей в учетные регистры;

-степень автоматизации (компьютеризации).

Форма бухгалтерского учета выбирается предприятием самостоятельно и в  течение отчетного периода принятая форма учета не должна меняться.

Вопрос о форме бухгалтерского учета является одним из важнейших в технике учета, так как от применения наиболее рациональной формы учета зависит возможность его упрощения и удешевления, применения вычислительной техники и особенно компьютеров.

В настоящее время на предприятиях используются различные формы учета. Наиболее распространенные - это:

мемориально-ордерная и ее разновидности (Журнал-Главная, Книга учета хозяйственных  операций (упрощенная форма));

журнально-ордерная форма;

автоматизированная.

2. Мемориально-ордерная форма

При мемориально-ордерной форме учета систематическая и хронологическая запись ведется раздельно. На основе первичных документов или итогов накопительных документов (ведомостей) однородных хозяйственных операций, оформленных на основании первичных документов, составляют мемориальные ордера. Мемориальным ордерам присваивается постоянный порядковый номер по однородным операциям (например, кассовые операции - № 1, расчетный счет - № 2 и т. д.), что облегчает поиск документов. В мемориальном ордере указывается: номер, дата содержание операции, наименование дебетуемых и кредитуемых счетов (корреспонденция), сумма операции. К мемориальному ордеру прилагаются первичные документы, на основании которых он составляется, эти документы служат основанием для записей в регистрах аналитического и синтетического учета.

Мемориальный ордер напоминает собой журнал хозяйственных операций, поэтому при такой форме учета  очень трудно и сложно выделить конкретную информацию по нужным счетам.

Мемориальный ордер №

За 200 г.

№ документа, содержание операции	Корреспондирующие счета	Сумма
	Дт	Кт

Мемориальные ордера фиксируются  в регистрационном журнале. Запись в нем производится в хронологическом  порядке, при этом на мемориальных ордерах  проставляются номера, под которыми они зарегистрированы в нем. По окончании месяца подсчитывают общий итог регистрационного журнала, который является контрольным моментом. Он должен быть равен итогам оборотов по дебету и кредиту в Главной книге и оборотной ведомости по счетам синтетического учета.

Регистрационный журнал.

За 200 г.

Порядковый номер мемориального  ордера	Дата составления	Сумма по мемориальному ордеру

Данные регистрационного журнала  служат основанием для заполнения Главной  книги, которая является регистром  синтетического учета.

В Главной книге открывают счета  синтетического учета, по которым производят записи на основании мемориальных ордеров. Начинают Главную книгу с записи сальдо на 1 января, а затем ведут  ежемесячную регистрацию мемориальных ордеров, выводят обороты за месяц и сальдо на конец месяца. В ней каждому счету отводится развернутый лист. Главная книга открывается на год, а каждому месяцу отводится одна строка. Сумма всех дебетовых и сумма всех кредитовых оборотов за месяц по всем синтетическим счетам должна равняться итогу всех сумм по регистрационному журналу.

Главная книга. Счет

Дебет	Кредит
Дата	№ мемориального ордера	С кредита счетов	Итого по дебету	Дата	№ мемориального ордера	В дебет счетов	Итого по кредиту

По данным счетов главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета, где определяются остатки по счетам на конец отчетного периода.

На основании первичных документов, приложенных к мемориальному  ордеру, осуществляют записи в регистрах  аналитического учета: ведомостях, карточках, книгах учета. В конце месяца составляют оборотную ведомость по счетам аналитического учета и производят сверку записей с данными синтетического учета в Главной книге и в оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет обособляется от синтетического.

 

 

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием  одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, аналитических и синтетических регистрах);

отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, нередкое отставание его от синтетического учета;

формы аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых  для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

Схема мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета.

2.1.Форма учета «Журнал-Главная».

Данная форма является разновидностью мемориально-ордерной формы. Используется в бюджетных организациях и в небольших организациях.

При ней мемориальные ордера с приложенными к ним документами являются основанием для записей по счетам синтетического и аналитического учета. Синтетический  учет ведут в книге Журнал-Главная. В ней совмещаются хронологическая и систематическая регистрация мемориальных ордеров.

Книга Журнал-Главная.

Число месяца	№ мемори-ального ордера	Документ и содержание операции	Сумма по ордеру	Обороты по синтетическим счетам
				Счет	Счет	И т.д.
				Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01.01
Итого

В Журнал-Главную первоначально  вносят остатки по счетам на начало отчетного периода, затем все  операции по документам с разбивкой  по дебету и кредиту корреспондирующих  счетов, после чего определяется оборот и остатки по счетам на конец отчетного периода. При этом производится проверка правильности записи: сумма оборотов за месяц по дебету всех счетов должна быть равна сумме оборотов за месяц по кредиту всех счетов.

Содержание этой формы учета  позволяет исключить составление  оборотной ведомости по синтетическим счетам.

По данным остатков на счетах составляется заключительный баланс.

Аналитический учет ведут в книгах или карточках аналитического учета, открываемых в развитие каждого  синтетического счета. По счетам аналитического учета составляют оборотные ведомости, итоги которых сверяют с данными счетов синтетического учета в книге Журнал-Главная.

Схема формы «Журнал-Главная»

2.2. Простая форма бухгалтерского  учета.

Книга (журнал) учета хозяйственных  операций (форма К-1) является регистром аналитического и синтетического учета, на основании которого можно определить наличие имущества и денежных средств, а также их источников у малого предприятия на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга (журнал) учета хозяйственных операций является комбинированным регистром бухгалтерского учета, который содержит все применяемые малым предприятием бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей бухгалтерского баланса.