Представительские расходы – это  затраты фирмы  по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих  в переговорах  для установления и поддержания  сотрудничества, а  также участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления) фирмы.

 

 

Полный перечень представительских  расходов приведен в статье 264 Налогового кодекса РФ. Согласно этой статье, к  представительским расходам относятся  затраты:

– по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или  другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

– по транспортному  обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой  до места проведения встречи и  обратно;

– по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время  переговоров;

– по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты  на организацию развлечений и  отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров  представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.   

В бухгалтерском учете  представительские расходы полностью  включаются в состав расходов по обычным  видам деятельности. В налоговом  учете такие затраты включают в состав прочих расходов только в  пределах установленных норм. 

Нормы представительских  расходов

В налоговом учете  сумма представительских расходов включается в состав прочих расходов только в пределах 4 процентов от затрат фирмы на оплату труда (ст. 264 НК РФ). Представительские расходы, которые превышают этот норматив, в прочих расходах не учитываются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают. 

Пример

В 2005 году ЗАО «Актив»  потратило на проведение завтраков  и обедов представителей другой фирмы 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.). Кроме того, для организации отдыха работников другой фирмы сотрудник «Актива» приобрел билеты в театр. Стоимость билетов – 1000 руб.  

Расходы фирмы на оплату труда за 2005 год составили 50 000 руб.

Затраты на покупку  театральных билетов (1000 руб.) представительскими расходами не являются.

В бухгалтерском  учете стоимость билетов отражают в составе внереализационных  расходов. В налоговом учете такие  расходы не отражаются, так как  они не уменьшают налогооблагаемую прибыль.  

Затраты на проведение завтраков и обедов в сумме 3000 руб. (3540 – 540) в бухгалтерском учете отражают в составе расходов по обычным видам деятельности.   

В налоговом учете  такие затраты отражают в составе  прочих расходов в сумме:

50 000 руб. Х 4% = 2000 руб.

Оставшаяся сумма  затрат на проведение завтраков и обедов в составе прочих расходов не учитывается и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшает. Эта сумма составит:

3540 руб. – 540 руб.  – 2000 руб. = 1000 руб.  

Как скрыть непроизводственные расходы за представительскими?

У каждого бухгалтера регулярно возникает вопрос: как отметить то или иное мероприятие, которое проводится в офисе. Например, Новый год или день рождения директора. Ответы напрашиваются сами собой. Пустить в ход чистую прибыль. Но руководитель просит по максимуму включить затраты по проведению новогоднего мероприятия в себестоимость.  

Некоторые оформляют  такие расходы как представительские, то есть связанные с приемом и  обслуживанием представителей других фирм. Преимущества этого способа  в том, что всю оправдательную документацию можно сделать самостоятельно. Никаких подписей и печатей со стороны представителей других фирм не потребуется. Да и мудрить с «первичкой» не придется. По документам колбаса может так и остаться колбасой, а фрукты – фруктами.  

У этой схемы есть и недостаток. Она не позволит много  сэкономить тем фирмам, которые большую  часть зарплаты выдают «в конвертах». Следовательно, чем меньше официальные  зарплаты в фирме, тем меньше банкетных  расходов она сможет списать.

Фирме, которая решит отнести затраты по банкету к представительским расходам, необходимо будет составить комплект оправдательной документации. Составить его нетрудно. Все эти документы внутрифирменные, и особых требований Налоговый кодекс РФ к их оформлению не предъявляет. Однако это не значит, что на эти бумаги можно махнуть рукой. Ведь, не оформив их, компания не сможет подтвердить целесообразность расходов. Так что лучше подойти к ним со всей ответственностью.   

Алкогольные напитки  лучше из «первички» убрать. Позиция  налоговиков – не включать стоимость спиртных напитков в состав представительских расходов. Хотя нормативных документов на этот счет нет, спорить с налоговой из-за пяти бутылок водки не стоит. Лучше учесть в документах на эту сумму безалкогольные напитки.  

С расходами по аренде помещения тоже загвоздка. С одной стороны, помещение арендовано для переговоров с представителями других фирм. С другой – аренда помещений для официального приема не прописана в закрытом перечне представительских расходов. Об этом говорится и в письме Минфина России от 12 марта 2003 г. № 04-02-03/29.  

Но такую позицию  нетрудно и опровергнуть. Во-первых, фирма может легко доказать экономическую  обоснованность аренды. Помещение было арендовано для проведения переговоров. Их результат – увеличение прибыли в будущем. Договор аренды и счет-

фактура документально  подтверждают эти расходы.

Во-вторых, мнение Минфина  довольно неубедительное. Исходя из текста письма неясно, является в такой  ситуации аренда экономически оправданным  расходом или нет. К тому же в письме нет ни слова о том, по какой статье расходов учитывать подобные затраты.

Исходя из этих доводов  можно прийти к выводу, что в  такой ситуации стоимость аренды учитывается в затратах фирмы  и уменьшает облагаемую прибыль. При этом, получив счет-фактуру и расплатившись с арендатором, фирма сможет возместить НДС по этим расходам. Как отразить банкетные расходы в учете, покажет пример.  

Пример

ЗАО «Карат» решило организовать Новый год для сотрудников  за счет представительских расходов. Фонд оплаты труда фирмы за 2005 год составил 1 200 000 руб. Сумма представительских расходов, которая может уменьшить облагаемую прибыль, составит:

1 200 000 руб. Х 4% = 48 000 руб.

В прошедшем году деньги на представительские цели фирма  не расходовала. Сумма представительских расходов (а проще говоря, стоимость продуктов, купленных для Нового года) составила 35 400 руб. (в том числе НДС – 5400 руб.).

Бухгалтер «Карата» сделал проводки:

ДЕБЕТ 71  КРЕДИТ 50

– 50 000 руб. – выданы деньги под отчет;

ДЕБЕТ 20 (44)  КРЕДИТ 71

– 30 000 руб. (35 400 – 5400) – списаны представительские  расходы;

ДЕБЕТ 19  КРЕДИТ 71

– 5400 руб. – учтен  НДС по представительским расходам;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

КРЕДИТ 19

– 5400 руб. – списана  сумма НДС;

ДЕБЕТ 50  КРЕДИТ 71

– 14 600 руб. – возвращена неизрасходованная часть аванса подотчетным лицом.

Сумма представительских  расходов не превышает норматив. Поэтому  она учитывается при налогообложении  прибыли полностью.