Приходный ордер  подписывают заведующий складом  и экспедитор. При отсутствии расхождений  между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. Количество первичных документов при этом сокращается. В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствуют данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику.

Если перевозку  материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа  применяют товарно-транспортную накладную. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов  производства и др. оформляют одно - или многострочными требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в  двух экземплярах. 

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и  сооружений, приходуются на основании  акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений. Подотчетные лица приобретают материалы в организациях торговли, у других организаций и кооперативов, на колхозном рынке или у населения за наличные деньги.  Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом.

Материалы отпускают  со склада организации на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и  в порядке реализации излишних и  неликвидных запасов. Порядок документального  оформления отпуска материалов зависит прежде всего от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство и  на другие нужды ежедневно, оформляют  лимитно-заборными картами. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Лимитно-заборная карта может выписываться в одном экземпляре. В этом случае получатель расписывается в получении материалов непосредственно в карте складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается лицо, ответственное за отпуск материалов со склада.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный  отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). Если материалы со склада отпускаются  нечасто, то их отпуск оформляют одно - или многострочными требованиями-накладными на отпуск материалов, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе; второй, с распиской  получателя, - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют  одно или многострочные требования-накладные, которые составляют материально  ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с  распиской получателя, а второй с  распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своей организации, расположенным  за ее пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые  выписывает отдел снабжения в  двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. При  перевозке материалов автотранспортом  вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Списание материалов вследствие их непригодности оформляют  актом на списание материалов, который  составляется специально созданной  комиссией с участием материально  ответственного лица. Вместо первичных  документов по расходу материала  можно использовать карточки учета  материалов. С этой целью представители  цехов-получателей расписываются  в получении материалов в самих  карточках, которые становятся в  связи с этим оправдательными  документами.

На фактически израсходованные материалы подразделение - получатель материалов составляет акт  расхода, в котором указываются  наименование, количество, учетная  цена и сумма по каждому наименованию, шифр заказа, на выполнение которого израсходованы  материалы, нормативный и фактический  расход материалов с указанием выявленных отклонений и их причин. В необходимых  случаях в акте указывают количество изготовленной продукции либо объем  выполненных работ.

Кроме того, подразделения  организации ежемесячно составляют отчеты о наличии и движении материальных ценностей и передают их в бухгалтерию. В установленные дни документы  по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации  по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе  

4 Синтетический учет производственных запасов

Синтетический учет производственных запасов ведется  на синтетических счетах 10 «Материалы», 11 «Животные на выращивании и  откорме», 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», 13 «Износ малоценных и быстроизнашивающихся предметов», 14 «Переоценка материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости  материалов».

На синтетических  счетах учет материальных ценностей  ведется по фактической себестоимости  или по учетным ценам. При учете  материалов по фактической себестоимости  в дебет материальных счетов относятся  все расходы по их приобретению. При поступлении материалов дебетуют материальные счета 10 «Материалы» или 12 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» и кредитуют следующие  счета:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на стоимость поступивших материалов со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами, включенными в счета поставщиков, в т. ч. выплата процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• 23 «Вспомогательные производства» – на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства;
• 20 «Основное производство» – на стоимость возвратных отходов;
• другие счета.

5 Контроль за состоянием и рациональным использованием производственных запасов и основные направления совершенствования их учета

Производственные  запасы составляют значительную часть  стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов в некоторых отраслях доходят до 90% и более в себестоимости продукции. Именно поэтому усиление контроля за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием оказывает существенное влияние на рентабельность предприятия и его финансовое положение.

Основным направлением повышения эффективности использования  производственных запасов является внедрение ресурсосберегающих, малоотходных и безотходных технологий. Рациональное использование запасов зависит также от полноты сбора и использования отходов и обоснованной их оценки. Существенное значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет. Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов – усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов. Одно из условий рационального использования производственных ресурсов – нормирование складских запасов и материальных затрат. Под нормой производственного запаса понимают средний в течение года запас каждого вида материалов, принимаемый как переходящий запас на конец планируемого года. Эта норма измеряется в днях среднесуточного потребления каждого вида материалов.

Предприятия должны стремиться к соблюдению норм производственных запасов каждого вида материалов, поскольку их излишек приводит к  замедлению оборачиваемости оборотных  средств, а недостаток – к срыву  производственного процесса. Существенно улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т.е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные и комплектовочные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам (бездокументальной системы оформления расхода материалов) и др.

6 Инвентаризация материально-производственных запасов (МПЗ)

Инвентаризация  начинается с того, что материально-ответственные  лица предоставляют расписки о том, что все ценности оприходованы, а  выбывшие - списаны, приходные и расходные  документы сданы в бухгалтерию.  
 
Далее члены комиссии проверяют фактическое наличие материалов, результаты заносят в Инвентаризационную опись (форма № ИНВ-3).  
 
На основе данных учета и инвентаризационных описей бухгалтерия составляет Сличительные ведомости инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19). В результате инвентаризации может быть выявлена пересортица. В этом случае возможен зачет излишков и недостач по пересортице. 
 
По всем выявленным расхождения материально-ответственные лица предоставляют письменные объяснения.  
 
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки материалов, они приходуются по рыночной стоимости. Недостачи относят на виновных лиц.  
Дебет 10 Кредит 91-1 - на сумму излишка 
Дебет 94 Кредит 10 - на сумму недостачи 
Дебет 73 Кредит 94 - недостача отнесена на виновное лицо

7 Определение фактической себестоимости поступивших материалов при использовании учетных цен

Если в текущем учете материалы оцениваются по учетным ценам, то по окончании месяца исчисляется сумма отклонений фактической себестоимости приобретения (заготовления) материалов от их стоимости по учетным ценам. Данные отклонения рассчитываются как разница между фактическими затратами на приобретение (заготовление) поступивших материалов и их стоимостью по учетным ценам.

Если отклонения себестоимости представляют собой положительную величину, то фактическая себестоимость приобретения материалов выше их стоимости по учетным ценам, то есть имеет место перерасход. Если отклонения себестоимости представляют собой отрицательную величину, то фактическая себестоимость приобретения материалов ниже их стоимости по учетным ценам, то есть имеет место экономия.

Корректировка учетной оценки оприходованных материалов до фактической себестоимости приобретения (заготовления) производится в конце отчетного месяца следующим образом:

- положительные отклонения (перерасход) доначисляются к учетной цене материалов;

- отрицательные отклонения (экономия) вычитаются из учетной цены материалов.