Учет и документальное оформление готовой продукции на складе, товаров отгруженных

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• компактность архивов;
• простота контроля информационных потоков;
• высокая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

• прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
• высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
• уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок . Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт».

 

4. Понятие регистров бухгалтерского учета, их классификация, способы

исправления ошибок.

Регистры бухгалтерского учета – это составляющая часть бухучета организации, служащая для систематизации и сохранения данных первичных учетных документов.  
Учетные регистры бухгалтерского учета предназначены для отражения хозяйственных операций на счетах бухучета. Ранее информация из учетных регистров являлась коммерческой тайной.

До 2013 года формы регистров бухгалтерского учета были едиными и обязательными к применению всеми хозяйствующими субъектами.

Эти формы были представлены в Альбомах унифицированных форм. В настоящее время формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель предприятия.

Однако законодательством предусмотрен перечень обязательной информации, содержащейся в регистрах:

1. название регистра;
2. название хозяйствующего субъекта, заполняющего регистр;
3. период составления или ведения регистра;
4. хронологическая или систематическая классификация объектов учета;
5. единица измерения и валюта операции;
6. указание должностей, ответственных за ведение регистра;
7. ФИО и подписи ответственных лиц.

Регистры бухгалтерского учета классифицируются по назначению, обобщению информации и виду. По назначению регистры подразделяются на:

• хронологические,
• систематические,
• синхронистические (комбинированные).

В хронологических регистрах фиксируются факты хозяйственной деятельности по мере их события. Примерами хронологических регистров бухгалтерского учета являются журналы регистрации и различные реестры.

Данные в хронологических и систематических регистрах дополняют друг друга

Систематические регистры заполняются по определенным счетам, к которым относятся хозяйственные операции. Примером систематического регистра является сальдовая ведомость.

Если регистр включает в себя хронологическую и систематическую запись, то он относится к комбинированным синхронистическим регистрам. Образцом такого регистра бухгалтерского учета является Журнал-Главная.

Использование синхронистических регистров делает информацию в них более наглядной.

Таким образом, сумма оборотов в хронологических регистрах равна оборотам по дебету или кредиту систематических регистров.

По обобщению информации регистры подразделяются на синтетические и аналитические.

1. В синтетических регистрах операции фиксируются только с указанием даты и суммы.
2. Аналитические регистры бухгалтерского учета – это формы учета, в которых систематизируется аналитическая информация, то есть не только реквизиты операции, но и краткое ее содержание.

Хозяйствующими субъектами также используются комплексные регистры бухучета, соединяющие в себе принципы синтетических и аналитических регистров, а также хронометрические и систематические факторы.

При использовании таких форм итоги по синтетическим и аналитическим счетам автоматически совпадают, что освобождает от дополнительной сверки оборотов по разным ведомостям.

1. Книга – это регистр, который в обязательном порядке прошнуровывается, пронумеровывается и скрепляется печатью и подписями ответственных лиц.
2. Карточка – это регистр в виде машинописной таблицы.
3. Свободный лист – это регистр в виде таблицы, подлежащий подшиванию. Для учета карточек и свободных листов ведутся реестры, чтобы исключить подмену регистра или в случае необходимости восстановить утраченный документ.
4. Машинный носитель – это электронный документ, хранящийся на магнитном носителе и заверенный электронной подписью. При использовании машинных носителей, информация должна своевременно выводиться в печатном виде.

Достоверность информации, отраженной в учетных регистрах обеспечивают ответственные лица.

При обнаружении ошибки в регистре исправление делает ответственное лицо с указание даты внесения исправления и скрепляет своей подписью.

Исправление делается путем однократного зачеркивания неверной информации таким образом, чтобы она оставалась читаемой. Выше указываются корректные данные.

По каждому исправлению в регистрах должны быть даны письменные объяснения ответственного лица.

 

 

5. Понятие и учет добавочного капитала, возможности использования в

деятельности организации.

Добавочный капитал – это часть собственного капитала организации, которая не связана с вкладами учредителей (участников, акционеров) и приростом капитала за счет прибыли организации. Изменение добавочного капитала не влияет на финансовые результаты деятельности организации. Добавочный капитал является самостоятельным объектом бухучета и в бухгалтерской отчетности отражается обособленно (Инструкция к плану счетов) 
Добавочный капитал организации может быть сформирован за счет:

• сумм дооценки основных средств;
• сумм дооценки нематериальных активов;
• эмиссионного дохода от продажи акций (долей в уставном капитале) по цене выше их номинальной стоимости;
• курсовых разниц, образовавшихся при формировании уставного капитала в случае его оплаты валютой;
• курсовых разниц, которые возникают в результате пересчета в рубли стоимости активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте и используемых для ведения деятельности за пределами России;
• вкладов учредителей (участников) в имущество общества;
• сумм НДС, полученных при внесении имущества (имущественных прав, нематериальных активов) в уставный капитал организации и восстановленных организацией-учредителем (участником).

Для отражения в бухучете операций, связанных с формированием добавочного капитала, используйте счет 83 «Добавочный капитал».

Добавочный капитал организации можно использовать: 
– при уценке основных средств и нематериальных активов; 
– при увеличении уставного капитала организации; 
– для распределения между учредителями (участниками, акционерами) организации.

Уценка основных средств и нематериальных активов может быть проведена по результатам их переоценки. Сумма уценки основных средств и нематериальных активов относится на уменьшение добавочного капитала только в той части, которая была сформирована за счет сумм дооценки этих объектов, проведенной в предыдущих отчетных периодах (абз. 6 п. 15 ПБУ 6/01, абз. 2 п. 21 ПБУ 14/2007).

Средства добавочного капитала также можно направить на увеличение уставного капитала организации. Это возможно в случае, когда уставный капитал увеличивается за счет имущества общества (п. 2 ст. 17 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 5 ст. 28 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

В акционерном обществе добавочный капитал можно распределить между учредителями (акционерами) организации (Инструкция к плану счетов). Это возможно, если обществом принято решение выплатить всем акционерам денежные средства, на которые была снижена номинальная стоимость их акций при уменьшении уставного капитала (п. 1 ст. 101 ГК РФ, абз. 1, 2 п. 1, п. 3 ст. 29 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Если денежные средства выплачиваются акционерам сверх суммы уменьшения уставного капитала, то это можно сделать за счет собственных средств организации, в частности, за счет средств добавочного капитала. Аналогичные выплаты возможны и в обществе с ограниченной ответственностью. 

Для отражения в бухучете операций, связанных с использованием добавочного капитала, используйте счет 83 «Добавочный капитал».

При выплате учредителям (участникам, акционерам) денежных средств сверх суммы уменьшения уставного капитала организации сделайте в учете записи:

Дебет 83 Кредит 75-1 
– распределены между учредителями (участниками, акционерами) организации средства добавочного капитала;

Дебет 75-1 Кредит 51 (52, 50) 
– перечислены учредителям (участникам, акционерам) средства добавочного капитала организации.

По основному средству, которое ранее было дооценено, проводки делают только на сумму уценки, которая превышает сумму добавочного капитала, образовавшуюся при предыдущих дооценках. Сумму добавочного капитала определите по данным аналитического учета (например, по ведомости учета результатов переоценки основных средств). Сумму уценки основного средства в пределах суммы добавочного капитала от предыдущих дооценок отражают проводками: