Учет хозяйственно-финансовой деятельности аптечной организации по управлению и экономике фармации

1. Материалы- определение, состав учетной группы. Источники поступления материалов в аптеку. Принципы отражения материалов в оперативном и бухгалтерском учете. Источники возмещения затрат по данной группе учета.

  Материалы- определение,  состав учетной  группы.

Материалы- вид запасов, к которому относятся: сырье(например: заготавливаемое аптекой ЛРС); вспомогательные материалы, используемые для воздействия на сырье и основные материалы, для придания продукции определенных потребительских свойств(например: используемые при изготовлении экстемпоральных  лекарственных форм, укупорочные материалы, этикетки и т.п.); топливо (например: бензин, используемый при эксплуатации служебных автомашин); запасные части; строительные и прочие материалы (канцтовары, хозтовары и т.п.) и др. аналогичные ценности.

Источники поступления материалов в аптеку

ЛС и  другие товары могут поступать в  аптеки непосредственно от предприятий производителей, а так же от оптовых фармацевтических организаций.

Возможны 3 варианта доставки товаров в аптеку: 

1.  Аптека  сама получает товары на складе  поставщика и самостоятельно  вывозит их. Необходимым доказательством  для получения товаров на складе поставщика является доверенность. Доверенность подтверждает право материально ответственного лица аптеки на получение товаров. Доверенность является бланком строгой отчётности и оформляется по форме М-2 или М-2а. Она подписывается руководителем аптечной организации и заверяется её печатью. Доверенности нумеруются и подлежат учёту в журнале учёта выданных доверенностей (М-2б). В случае, если доверенность не была использована она возвращается директору аптеки или в бухгалтерию на следующий день после истечения срока её действия. В соответствии с гражданским кодексом РФ в общем случае срок действия доверенности не может превышать 3-х лет, а минимальный срок не установлен и определяется руководителем организации самостоятельно. Если срок действия доверенности не указан в ней, то доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи. В тоже время в соответствии с пр. МЗ РФ №330, 97г. доверенность на получение наркотических средств и психотропных веществ на аптечном складе действительна только 15 дней. При отпуске товара доверенность изымается поставщиком и хранится у него. При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки обязан проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товаров тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае отсутствия возможности проверить при приёме на складе товар по количеству и массе нетто, он принимается по количеству мест и массе брутто (вес товаров вместе с тарой). Об этом делается пометка в сопроводительных документах. При приёме товаров проверяется наличие сертификатов, подтверждающих их качество. Приняв товар, работник аптеки подтверждает его получение, проставляя штамп приёма (А-1. 1) и расписываясь в обоих экземплярах счёта фактуры. Он получает на руки 1-й экземпляр счёта фактуры вместе с сертификатом качества. А второй экземпляр остаётся на складе. С момента получения под расписку товара на складе до момента доставки его в аптеку ответственность за него несёт работник аптеки, получивший и сопровождающий товар в пути. Непосредственно приёмка товаров по количеству, массы нетто и качеству осуществляется в аптеке при вскрытии тары. 

2.  Поставщик  поставляет товары своим транспортом.  При доставке транспортом поставщика  товар в отделе экспедиции  склада получает шофёр – экспедитор по количеству мест и массе брутто. На основании сопроводительных документов под расписку и отвечает за него в пути. По прибытии в аптеку экспедитор передаёт доставленный груз, сертификаты качества и сопроводительные документы материально ответственному лицу по количеству мест и массе брутто. Материально ответственное лицо аптеки производят количественно качественную приёмку поступившего товара в присутствии экспедитора. На всех экземплярах сопроводительных документов, возвращаемых экспедитору подтверждая факт приёма товаров, проставляется штамп приёма или печать аптеки, а также подпись материально ответственного лица. Один экземпляр сопроводительного документа, заверенный аналогично остаётся в аптеке и служит основанием для регистрации поступления товаров в учётных документах. 

3. Через транспортные организации. Если товар доставляется в аптеку через транспортную организацию, то экспедитор склада приводит груз на ж/д станцию, в аэропорт, речной или  морской порт и сдаёт его вместе с сопроводительными документами работнику транспортной организации, который оформляет накладную на ценности, принимаемые для перевозки. 1 экземпляр накладной вручается экспедитору склада, как оправдательный документ за сданный груз. С этого момента за груз отвечает транспортная организация. При поступлении товара на ж/д станцию, аэропорт и т. д. пункта назначения, последние извещают аптеку в письменной форме. Груз, поступивший в адрес аптеки, должен быть получен незамедлительно. За простой транспорта при несвоевременной погрузке транспортная организация применяет штрафные санкции. Для приёмки товара у транспортной организации аптека направляет своего представителя, который принимает товар в соответствии с сопроводительными документами по количеству мест и массе брутто. При этом проверяются: состояние вагона или контейнера, сохранность пломб и оттиски на них, исправность тары, соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нём данным, указанным в сопроводительных документах. В случае сомнения в сохранности товара представители аптеки обязаны потребовать вскрытия повреждённых грузовых мест для проверки соответствия его количества и качества сопроводительным документам. При обнаружении недостачи товара, боя, порчи составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортной организации. Товар, пришедший в негодность по вине транспортной организации, аптекой не принимается. Независимо от способа доставки товара в аптеку обязательно проверяются его количество и качество.

Принципы  отражения материалов в оперативном  и бухгалтерском учете.

"Оперативный  учет" основана на механизме  регистров. Регистр представляет  собой многомерную систему учета  наличия и движения средств.  В конфигурации определяется  набор независимых регистров.  Каждый из них имеет собственную  структуру, включающую набор измерений, образующих многомерную систему координат и набор ресурсов, определяющих состав собственно исчисляемых значений. При помощи регистров в конфигурации организуется достаточно сложный учет по конкретным разделам экономической деятельности предприятия.  Причем структура регистров описывается в точном соответствии с необходимостью детализации по конкретным разделам учета .

Важной  особенностью компоненты "Оперативный  учет" является ориентация на поддержку  итогов в актуальном состоянии на текущий момент времени. Компонента "Оперативный учет" поддерживает остатки регистров на "Точку  актуальности", которая при повседневной работе соответствует последнему проведенному документу. При проведении документы располагаются в именно порядке проведения, а не в порядке ввода, что обеспечивает четкую последовательность отражения в учете деятельности предприятия. 

Доступ  к текущим остаткам регистров  осуществляется практически мгновенно. Это позволяет  при проведении документов контролировать наличие  товаров на складах,  состояние взаиморасчетов и другие данные именно на момент проведения  документов. Мгновенный доступ к текущим итогам при проведении документов позволяет исключить одновременное списание со склада одних и тех же товаров разными менеджерами. 

Компонента "Бухгалтерский учет" обеспечивает ведение планов счетов, операций, проводок  и бухгалтерских итогов. Она ориентирована  на отражение хозяйственной  жизни  предприятия именно в бухгалтерском  учете. То есть, она реализует основные принципы бухгалтерского учета. 

Прежде  всего, весь учет обязательно ведется  в разрезе синтетических счетов . Все остальные разрезы учета (субсчета, валютный учет, аналитический  учет) выступают, как дополнительные, и могут не использоваться. Учет может вестись в денежном и натуральном выражении. При ведении валютного учета отдельно также учитываются валютные суммы.

Вся информации о движении средств отражается в  проводках. Все проводки имеют одинаковую структуру, а состав данных в них  определяется настройками учета  корреспондирующих счетов. Так для счета может быть определено до 5 разрезов аналитического учета. Соответственно значения объектов аналитики в проводках будут заполнены в том объеме, который определен для конкретного счета. Многомерность аналитики позволяет, например,  для счета 10 (материалы) организовать учет в разрезе номенклатуры, мест хранения и материально-ответственных лиц.

Так как  одним из основных принципов бухгалтерского учета является принцип двойной  записи, проводка имеет дебетовую  и кредитовую часть. В некоторых случаях одна из частей может быть не заполнена, например, при использовании забалансовых счетов.

Система хранения  бухгалтерских итогов ориентирована на быстрое получение  итогов с детализацией до месяца, то есть данных об остатках на начало месяца,  оборотах за месяц, остатках на конец месяца, а также по любым периодам,  состоящим из целых месяцев. Получение итогов может производиться за любой интервал и на любой момент времени, но это выполняется системой за счет дополнительной обработки проводок.

Источники возмещения затрат по данной группе учета. 

2. Доходы  организации: определение, подразделение, признание  доходов. Доходы от реализации: определение, порядок  признания (метод начисления, кассовый метод.) Реализованная торговая наценка: определение, экономическое значение, расчет при учете товаров по продажным ценам. Отражение в учете доходов от реализации и суммы реализованной торговой наценки. Раскрытие информации о доходах в отчетности.

Доходы  организации: определение, подразделение, признание доходов.

Доход представляет собой сумму поступлений  фирмы от продажи товаров или  услуг в течении данного периода  времени.

Для аптечной организации доходом от обычного вида деятельности является выручка  от оказания аптекой услуг. 

Доходами  организации признается увеличение экономических выгод в результате поступления активов (денежных средств, иного имущества) и (или) погашения обязательств, приводящее к увеличению капитала этой организации, за исключением вкладов участников (собственников имущества).

Доходы организации в зависимости от их характера, условия получения и направлений деятельности организации подразделяются на: 

а) доходы от обычных видов деятельности;

б) прочие доходы;

в) исключен. - Приказ Минфина РФ от 18.09.2006 N 116н. 

Для целей  настоящего Положения доходы, отличные от доходов от обычных видов деятельности, считаются прочими поступлениями.

Для целей  бухгалтерского учета организация  самостоятельно признает поступления  доходами от обычных видов деятельности или прочими поступлениями исходя из требований настоящего Положения, характера своей деятельности, вида доходов и условий их получения. 

Доходами  от обычных видов деятельности является выручка от продажи продукции  и товаров, поступления, связанные  с выполнением работ, оказанием  услуг (далее - выручка). 

В организациях, предметом деятельности которых  является предоставление за плату во временное пользование (временное  владение и пользование) своих активов  по договору аренды, выручкой считаются  поступления, получение которых  связанно с этой деятельностью (арендная плата).

В организациях, предметом деятельности которых  является предоставление за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов  интеллектуальной собственности, выручкой считаются поступления, получение которых связано с этой деятельностью (лицензионные платежи (включая роялти) за пользование объектами интеллектуальной собственности).

В организациях, предметом деятельности которых  является участие в уставных капиталах  других организаций, выручкой считаются поступления, получение которых связано с этой деятельностью.

Доходы, получаемые организацией от предоставления за плату во временное пользование (временное владение и пользование) своих активов, прав, возникающих  из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности, и от участия в уставных капиталах других организаций, когда это не является предметом деятельности организации, относятся к прочим доходам. (в ред. Приказа Минфина РФ от 18.09.2006 N 116н) 

Прочими доходами являются:  

поступления, связанные с предоставлением  за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации (с учетом положений  пункта 5 настоящего Положения);

поступления, связанные с предоставлением  за плату прав, возникающих из патентов на изобретения, промышленные образцы и других видов интеллектуальной собственности (с учетом положений пункта 5 настоящего Положения);

поступления, связанные с участием в уставных капиталах других организаций (включая  проценты и иные доходы по ценным бумагам) (с учетом положений пункта 5 настоящего Положения);

прибыль, полученная организацией в результате совместной деятельности (по договору простого товарищества);

поступления от продажи основных средств и  иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров;