Учет, аудит и анализ расчетов по оплате труда в организации

 Из начисленной работникам оплаты труда, в том числе по договорам подряда и по совместительству, производят различные удержания, которые можно разделить на две группы: обязательные удержания и удержания по инициативе организации.

 Обязательными удержаниями являются налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу юридических и физических лиц.

 По инициативе организации через бухгалтерию из заработной платы могут быть произведены следующие удержания: долг за работником; ранее выданные плановый аванс и выплаты, сделанные в межрасчетный период; в погашение задолженности по подотчетным суммам; за ущерб, нанесенный производству; за порчу, недостачу или утерю материальных ценностей; за брак; денежные начеты; за товары, купленные в кредит, и др.

 Удержания из заработной платы могут производиться только в случаях, предусмотренных законодательством (ст. 137 ТК РФ).

 Уплата налога на доходы с целью погашения обязательств работника перед государством относится к обязательным удержаниям из заработной платы работника.

  Налог на доходы физических лиц исчисляется и уплачивается на основании главы 23 части второй Налогового кодекса РФ.

 В соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации налоговая ставка на доходы физических лиц устанавливается в размере 13%.

Налоговая ставка устанавливается в размере 35% в отношении следующих доходов: выигрыши, выплачиваемые организаторами лотерей, тотализаторов и других основанных на риске игр; стоимость любых выигрышей и призов, получаемых в проводимых конкурсах, играх и других мероприятиях в целях рекламы товаров, работ и услуг, в части превышения установленных НК РФ размеров; страховые выплаты по договорам добровольного страхования в части превышения установленных НК РФ размеров; процентные доходы по вкладам в банках в части превышения суммы, рассчитанной исходя из 3/4 действующей ставки рефинансирования Банка России в течение периода, за который начислены проценты, по рублевым вкладам и 9% годовых по вкладам в иностранной валюте; сумма экономии на процентах при получении налогоплательщиком заемных средств в части превышения установленных Налоговым кодексом Российской Федерации размеров.    

 Материальная ответственность работников за ущерб, причиненный организации, предусматривается Трудовым кодексом Российской Федерации. Различают полную и ограниченную материальную ответственность.

 Полная материальная ответственность возникает при заключении договора о полной материальной ответственности между организацией и работником, отвечающим за сохранность соответствующего имущества. Договор заключается в двух экземплярах, один из которых хранится у организации, а второй — у работника.

 Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение по небрежности материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба. Материальная ответственность свыше среднего месячного заработка допускается в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации.

 Удержания из начисленной заработной платы отражают по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счетов: 68 «Расчеты по налогам и сборам» — на сумму налога на доходы физических лиц; 28 «Брак в производстве» — на суммы удержаний с виновников брака; 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — на суммы за товары, проданные в кредит, по ссудам банков, по предоставленным займам, на суммы, взысканные в возмещение недостач, уплаченных штрафов; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на суммы по исполнительным документам и других счетов.

 Погашение задолженности перед бюджетом по удержаниям отражают по дебету счета 68 с кредита счета 51 «Расчетные счета», а по алиментам — по дебету счета 76 с кредита счетов 50 «Касса» (при вы- даче удержанных сумм из кассы), 51 «Расчетные счета» (при переводе по почте или зачислении на счет получателя в Сберегательном банке).

 Учет расчетов по возмещению материального ущерба осуществляют на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 В дебет счета 73 относят суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на балансовую стоимость недостающих и испорченных ценностей, 98 «Доходы будущих периодов» — на разницу между балансовой стоимостью указанных ценностей и суммой, взыскиваемой с виновных лиц, 28 «Брак в производстве» — за потери от брака продукции и др.

 По кредиту счета 73, субсчет 2 отражают погашение сумм материального ущерба в корреспонденции со счетами: 50, 51 — на сумму внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на сумму удержаний из заработной платы; 26 «Общехозяйственные расходы» — на суммы, которые по решению суда не могут быть взысканы с виновного лица.

 Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости по форме № 49, которая служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

 В ряде организаций (особенно крупных) вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости по форме М Т-51 и платежные ведомости по форме № Т-53.

 Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

 Заработную плату выдают из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

 На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

 Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии. Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

 Выдачу сумм заработной платы и пособий оформляют следующей бухгалтерской записью:

 Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К-т сч. 50 «Касса».

 Не полученная в срок заработная плата оформляется следующей бухгалтерской записью:

 Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

 Остатки не выданной в срок заработной платы по истечении трех дней должны быть сданы в банк на расчетный счет. При этом составляют бухгалтерскую запись: Д-т сч. 51 «Расчетные счета» — К-т сч. 50 «Касса».

 Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, которую открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

 Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

 Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по оплате труда.

 Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (формы № Т-54 и № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

 Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51.

Форма № Т-54а используется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты работника. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

                                1.5 Аудит расчетов по оплате труда 

 Аудиторская проверка расчетов по оплате является трудоемким этапом аудита бухгалтерской отчетности предприятия. На средних и крупных промышленных предприятиях, его целесообразно выделить в отдельный раздел. На небольших предприятиях и фирмах он подлежит проверке в составе расчетных операций. 
Аудит расчетов по заработной плате аудитор начинает с проверки соблюдения на предприятии трудового законодательства. При этом аудитор руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ. 
Аудитор должен проверить, как ведется оформление сотрудников при приеме и увольнении, учет рабочего времени сотрудников, как построена система оплаты труда  и другое.

 Правильность оформления (прием на работу работников и оформление) проверяется по приказам, контрактам, трудовым соглашениям. Что касается применяемых систем оплаты труда, то в основном на предприятиях применяются сдельная и повременная системы оплаты труда.

 Учет рабочего времени, соблюдения установленного режима работы и начисления заработной платы работающим, состоящим на повременной оплате труда, организуется в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12). По этому документу можно проверить все необходимые данные по каждому работающему, включая отработанное время, дни отпуска, время нахождения в командировке, дни болезни и другие. 
При проведении проверки ведения учета по рабочим-сдельщикам аудитор выясняет, как оформлены первичные документы (наряды, маршрутные листки и другие), правильность применения норм и расценок, наличие подписей должностных лиц, заполнение всех реквизитов, обращает внимание на имеющиеся исправления. Особое внимание уделяется расчетам сдельного заработка при бригадной форме оплаты труда, правильности переноса итоговых сумм по работающим в расчетно-платежные ведомости. Целесообразно проверить, нет ли случаев повторного начисления сумм по ранее оплаченным нарядам. 
Контроль аналитического учета расчетов по оплате труда может быть сплошным или выборочным. Обычно применяют выборочный метод контроля. Вначале проверяют правильность справочных данных (льготы по налогу на доходы физических лиц, данные по другим удержаниям, размер оклада и другие), далее проверяют правильность расчета начислений и удержаний. Для этой цели аудитор использует алгоритмы расчета по соответствующим видам оплат и удержаний. 
По начисленным видам оплат можно проверить: начисление повременной оплаты, расчеты по среднему заработку, за дни пребывания в отпуске, премий и других видов оплат.

 По удержаниям с работников необходимо проверить: правильность исчисления налога на доходы физических лиц, расчета удержаний по исполнительным листам, расчетов по прочим видам удержаний.

 Если после выполнения этих процедур аудитор выявляет несовпадение данных в бухгалтерских записях, то он устанавливает причину расхождения, и если выяснится, что бухгалтер-расчетчик неправильно произвел расчеты, отмечает ошибки, исправления и предупреждает о необходимости пересчета начисления и по другим работающим. При контроле начислений, которые рассчитываются с использованием среднего заработка, прежде всего, необходимо становить, правильно ли определен средний заработок. Если ошибки не обнаружены, то дальнейшие расчеты можно не проверять.

 При проверке правильности удержания налога на доходы физических лиц аудитор руководствуется Налоговым кодексом РФ главой 23 «Налог на доходы физических лиц». Необходимо уточнить величину льгот, статус работника (штатный или совместитель), проверить правильность расчета налога. 
Согласно 23 главе НК РФ, на предприятиях применяется, в основном ставка налога 13 %. Она распространяется на доходы граждан Российской Федерации. Что касается ставок 30 % и 35 %, то они применяются в случаях установленных 23 главой. Например, по ставке 30 % удерживается налог на доходы с доходов иностранных граждан.

 Бухгалтерия предприятия, при исчислении налога, совокупный доход работника уменьшает на стандартные вычеты (на детей и на самого работника) и имущественные. Социальные вычеты осуществляет налоговая инспекция в конце каждого года.

 Удержания по исполнительным листам аудитор проверяет, используя исполнительные листы и данные о доходах работника.

 Проверка других видов удержаний не представляет сложности. К прочим видам относятся: удержания за товары, приобретенные в кредит; удержания по выданным ссудам и кредитам; удержания подотчетных сумм и др. 
Особое внимание при проверке аналитического учета расчетов по оплате труда аудитору следует обратить на формирование совокупного дохода работников. Помимо прямых начислений (основной и дополнительной заработной платы), в совокупный доход должны быть включены: стоимость натуральной оплаты, вознаграждения по результатам работы за год, стоимость проезда к месту отдыха работников предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в отдаленных районах Дальнего Востока, стоимость бесплатно предоставляемого питания и продуктов, единовременные вознаграждения за выслугу лет и другие.

 Синтетический учет расчетов по оплате труда предусматривает проверку данных по счету 70 «Расчеты с персоналом но оплате труда» и корреспондирующих счетов. При этом проверяют обороты по кредиту этого счета по данным соответствующего регистра, а дебетовые данные по счету 70 (выдача заработной платы, удержания и другие ) - по данным журналов-ордеров № 1 по счету 50 «Касса», № 2 по счету 51 «Расчетный счет», учетным регистрам по счетам учета расчетов с бюджетом, депонентам и другим.