Теоретичні основи обліку підзвітних коштів

Щодо відшкодування  побутових послуг,  які надаються  в готелях (прання, чистка, ремонт і  гладка одягу, взуття або білизни), згідно п.6 постанови Кабінету Міністрів України, для державних службовців або працівників підприємств (організацій), що фінансуються з бюджету (повністю або частково), вони відшкодовуються,  але не більше ніж 10% норм добових витрат для країни, в яку відряджено працівника, визначених в додатку до вище згаданої постанови, за всі дні проживання.

Підприємства можуть здійснювати видачу готівкових грошових коштів на господарські потреби з каси за рахунок залишку виручки в касі за відсутності податкової заборгованості.

Отже, готівкові розрахунки підприємств та індивідуальних підприємців між собою, а також з громадянами можуть проводитись як за рахунок коштів, одержаних із кас банків, так і за рахунок виручки, отриманої від реалізації товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень (виторгу), за винятком підприємств та приватних підприємців, які мають податкову заборгованість і повинні здійснювати виплати, пов'язані з оплатою праці, виключно за рахунок коштів, отриманих в установах банку. Проте необхідно пам'ятати, що сума платежу готівкою одного підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) не повинна перевищувати 3 тис. грн.. протягом дня за одним або кількома платіжними документами. При цьому кількість підприємств (індивідуальних підприємців), з якими проводяться розрахунки протягом дня не обмежується. Платежі підприємства (приватного підприємця) іншому підприємству (приватному підприємцю) понад установлену граничну суму (3 тис. грн.) проводять виключно в безготівковій формі.

При веденні розрахунків  через підзвітних осіб,  або відрядженнях необхідно враховувати всі вищезгадані  нюанси законодавства для уникнення штрафних та інших санкцій з боку контролюючих організацій.

1.3.Порядок видачі готівки під звіт.

Розрахунки із залученням підзвітних осіб здійснюються в певній послідовності й передбачають шість основних операцій:

1.Отримання завдання  від керівника.

2.Отримання грошового  авансу до оплати витрат.

3.Скерування працівника  на інше підприємство.

4.Оформлення документів  на отримані цінності, роботу  і послуги на іншому підприємстві.

5.Передача отриманих  цінностей матеріально відповідальним  особам свого підприємства.

6. Складання документів  для тримання на грошових коштів, проведення повного розрахунку в бухгалтерії.

Починаючи з другого  етапу, розрахунки з підзвітною особою обов’язково відображаються в бухгалтерському  обліку.

При видачі готівкових грошових коштів виникає дебіторська заборгованість підзвітної особи перед підприємством. Яка погашається після:

1. подання підзвітною  особою авансового звіту з  додатком документів, що підтверджують  зроблені витрати, визнання вказаних  витрат і затвердження авансового звіту керівником підприємства.

2. або поверхня залишку  невикористаних підзвітною особою  коштів у касу підприємства.

3. або утримання залишку  не використаних підзвітною особою  грошових коштів з його заробітної  плати.

Оперативний облік отримання  і повернення готівкових грошових коштів ведеться в Журналі контролю.

Остаточний розрахунок підзвітної особи за одержаними грошовими  коштами закінчується складанням нею  авансового звіту.

Третій етап відносин (див. Послідовність операцій на початку) передбачає виконання дій, які є предметом залучення підзвітної особи до вирішення завдань підприємства.

Партнерами підприємства за участю підзвітної особи можуть бути як юридичні, так і фізичні  особи. У цій же послідовності  розглянемо виконання операцій за участю підзвітної особи. Виходячи із суті операції на підприємство-продавець можуть бути скеровані кілька працівників підприємства - покупця: підзвітної особа для здійснення грошових розрахунків, матеріально відповідальна особа з довіреністю на отримання цінностей, водій (або водій-експедитор) автотранспорту для перевезення цінностей. Кожен з цих працівників виконує функцій», зафіксовані в його посадових обов'язках або передбачені розпорядженням керівника. Ці посадові обов'язки за розпорядженням керівника можуть бути покладені на одного або кількох працівників з наділенням їх відповідними обов'язками і повноваженнями.

Обмежимося розглядом  першого з названих вище працівників—підзвітної особи підприємства.

Найчастіше трапляється  варіант,  коли підзвітною особою,  на яку покладається обов'язок регулярної закупівлі цінностей,  є працівник,  з яким укладено договір про повну матеріальну відповідальність (постачальник,  експедитор тощо).

На підприємствах можливі  варіанти залучення для разових  доручень як підзвітної особи працівника,  з яким на момент залучення договору про матеріальну відповідальність не було. Вважається,  що у таких випадках інтереси підприємства обмежені.

Однією з умов збереження майна підприємства є наявність  чітко сформульованих обов'язків  у встановленні відносин з підзвітною особою і фіксація відповідальності перед підприємством у відповідних внутрішніх документах підприємства та перевірка чіткого виконання нею встановлених завдань. Це може бути забезпечено,  якщо з таким працівником укладено договір про його матеріальну відповідальність.

1.4.Синтетичний та аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними  особами відносяться до розрахунків  підприємства з поточної дебіторської заборгованості . Для таких розрахунків  в бухгалтерському обліку використовується субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами ". Сальдо цього субрахунку може бути як дебетовим,  так і кредитовим. Для забезпечення необхідної точності за даним субрахунком можуть відкритися субрахунки третього порядку,  наприклад: 3721"Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті", 3722 "Розрахунки з підзвітними особами за відрядженнями в іноземній валюті ", 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби " та інші субрахунки.

У таблиці 2 розглянуто відображення в бухгалтерському обліку основних операцій при отриманні коштів під звіт і повернення їх.                  

     Таблиця 2.

Бухгалтерський  облік з підзвітними особами  при отриманні грошових коштів з  каси із поточного рахунка

№ з/п	Зміст операції	Дата	Корекспонд. рахунки		Сума, грн.
			Д-т	К-т
1	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на службове відрядження. Відкрито субрахунок 3721 "Розрахунки з підзвітними особами у національній валюті". За відсутності податкової заборгованості в підприємства готівка видається із залишку коштів в касі.	18.09.12	372	301	500,00
2	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі  у національній валюті на господарські потреби (придбання товару). Відкрито субрахунок 3723 "Розрахунки за витратами на господарські потреби" у підприємства відсутня заборгованість за податками, готівка видана із залишку виручки в касі.	18.09.12	372	301	1500,00
3	Отримані грошові кошти  з поточного рахунку в банку  для видачі підзвітній особі на господарські потреби	18.09.12	301	311	450,00
4	Видані готівкові кошти  з каси підзвітній особі на господарські потреби	18.09.12	372	301	450,00
5	Видані готівкові грошові  кошти підзвітній особі на госп. потреби за грошовим чеком з поточного  рахунка в банку	21. 09.12	372	311	582,00
6	Видані з каси готівкові  грошові кошти підзвітній особі (1) для перерахування поштовим переказом  підзвітній особі (2) що перебуває у  відрядженні	22. 09.12	372	301	1025,06
7	Перераховано готівкові  грошові кошти, отримані підзвітною особою (1) підзвітній особі (2), що перебуває в службовому відрядженні, поштовим переказом з повідомленням про вручення через відділення "Укрпошта"	22. 09.12	333	372	958,00
8	Отримані підзвітною особою (2), яка перебуває у відрядженні, з каси поштового відділення "Укрпошта" перераховані йому відрядні, про що свідчить отримане підприємством повідомлення "Укрпошти".	22. 09.12	372	333	985,00
9	Віднесена на витрати  вартість послуг "Укрпошта" з пересиланням готівки підзвітній особі 2	22. 09.12	92	372	67,06
10	Перераховані готівкові грошові кошти підзвітній особі на господарські потреби гарантованим платіжним дорученням з поточного рахунка в банку. Як варіант, готівкові кошти можуть перераховуватися на витр. на відрядження	22. 09.12	372	311	777,00
11	Отримані грошові кошти у валюті з валютного рахунка підприємства для видачі коштів у валюті відрядженому за межі України й оприбутковані в	25. 09.12	302	312	2624
	касу в доларах США (за курсом 1$ - 8,20грн.)	25. 09.12			320$
12	Видані відрядженому з каси готівкові грошові кошти в іноземній валюті. Відкрито субрах. 3722 "Розрахунки з підзвітними особами  в іноземній валюті, доларах США"	25.09.12	3722	302	2624
					320$
13	Витрати на службове відрядження  підзвітної особи, метою якого було придбання товарів, віднесені на вартість придбаного товару без ПДВ. Відповідно до п.9 ПСБО 9, такі витрати включаються в собівартість запасів.	25.09.12	281	3721	403,00
14	Відображена сума податкового  кредиту з ПДВ у витратах на відрядження	25.09.12	641	3721	45,00
15	Повернення невикористаних грошей підзвітною особою в касу підприємства	25. 09.12	301	3721	52,00
16	У разі якщо підзвітна  особа у встановлений термін не повернула  гроші, сума заборгованості утримується  з його заробітної плати	25. 09.12	661	3721	52,00
17	Підзвітній особі відшкодована перевитрата грошей	25. 09.12	3721	301	69,00

Висновок

В даній роботі розглянуто різні приклади проведення операцій через підзвітних осіб, а також  основні аспекти обліку розрахунків  з підзвітними особами. Згадаємо, що основним завданням бухгалтера є: контролювати цільове використання підзвітних сум. З цією метою він встановлює строки подання авансових звітів, називає перелік документів, які працівник повинен пред'явити, і контролює правильність наданих документів на предмет їх юридичної сили. При чому необхідно враховувати постійні зміни в законодавстві, виконувати розрахунки вчасно і якісно, а також справно реєструвати операції у відповідних формах. Бухгалтер також повинен своєчасно і достатньо розгалужено подавати необхідну інформацію в тому числі пов'язану з розрахунками з підзвітними особами керівнику, для прийняття важливих управлінських рішень та іншим зацікавленим в даній інформації особам (які мають право на отримання цієї інформації і її використання).

Підзвітною особою в бухгалтерській практиці називається працівник, що отримав готівкові кошти підприємства, так як він зобов'язаний прозвітуватись про цільове використання грошових коштів, або повернути їх в касу підприємства (організації).

Суми, отримані підзвітною особою, називають авансовими сумами, а звіт працівника називають - авансовий звіт. Авансовим звітом буде вважатись документ, що підтверджує витрати працівника (так як до нього додаються підтверджуючі документи: чеки, білети, квитанції, закупівельні акти), обов'язковим реквізитом його є підпис керівника підприємства: "доцільність витрат підтверджую" і підпис, або "бухгалтерії оплатити" .Складає авансовий звіт підзвітна особа, вказує дату і підписується в ньому.

Службове відрядження - це поїздка працівника (підзвітної особи) за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Синтетичний облік по розрахунках з підзвітними особами ведеться на рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" приватними підприємствами. Сальдо субрахунка може бути як дебетовим, так і кредитовим. Такі показники відображаються розгорнуто: дебетове сальдо - в складі оборотних активів, кредитове сальдо — в складі зобов'язань балансу підприємства.

Операції з підзвітними  особами відіграють важливу роль, так як через підзвітних осіб підприємство часто купує сировину, матеріали та інші необхідні для роботи підприємства речі, бере участь у виставках, ярмарках, укладенні угод та інших заходах потрібних для життєдіяльності підприємства, так як всі ці операції вимагають затрат і правильна їх оцінка відображається на вартості продукції, облік має вестись дуже точно з врахуванням останніх змін в законодавстві і з необхідними аналітичними розгалуженнями.

 

Задача 13

Відповідно до наказу по підприємству для ведення переговорів і укладання угоди в інше місто на строк з 12 листопада до 16 листопада включно відряджений заступник директора підприємства. З каси підприємства виданий аванс у розмірі 500 грн. Мета відрядження досягнута, угода підписана. По прибутті з відрядження був складений звіт. Вартість проживання з ПДВ становить 360 грн, вартість проїзду з ПДВ — 240 грн.

Необхідно відобразити  господарські операції по розрахунках  з підзвітними особами. Вказати первинні документи, що супроводять бухгалтерські записи.

 

Реєстраційний журнал господарських операцій

Номер операції	Зміст господарської  операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн
		Дебет	Кредит
1	Видані з каси підприємства готівкові грошові кошти (аванс) підзвітній особі у національній валюті на службове відрядження. (видатковий касовий ордер форми )	372	301	500,00
2	Добові з 12листопада  по 16 листопада (на підставі авансового звіту форми)	92	372	150,00
3	Проживання (чек)	92	372	360,00
4	Проїзд (білет)	92	372	240,00
5	Перераховані готівкові  грошові кошти підзвітній особі (кінцеві витрати)  на відрядження	372	311	250

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

 

1.  Інструкція про застосування «Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій»: Затверджена наказом Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291   

2. Наказ Міністерства  фінансів України від 13.03.99 р.  № 59 «Інструкція про службові  відрядження в межах України  та за кордон»

3. Постанова КМУ №98 від 02.02.2011р. " Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів"