Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, их экономическое содержание

   Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

   Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со следующими счетами  бухгалтерского учета (таблица 1.1).

   Таблица 1.1

   Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

   Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

   Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

   Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются:

   - расходные кассовые ордера –  на суммы, выданные под отчет;

   - авансовые отчеты – на израсходованные  суммы;

   - новые приходные или расходные  кассовые ордера – на расхождения  в суммах полученных и израсходованных.

   К учету принимаются авансовые  отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия.

   Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

   При командировании работников за границу  им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных  норм суточных и квартирных.

   Полученную  в банке валюту приходуют по счету 50 "Касса" с кредита счета 52 "Валютные счета". Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.

   При возвращении из командировки и сдаче  авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 "Прочие доходы и расходы": положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

   Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

   Необходимо  помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы  превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

   Суммы расходов по проезду к месту служебной  командировки и обратно, включая  затраты за пользование в поездах  постельными принадлежностями, а  также расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по установленным  нормам, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость. При этом суммы НДС, оплаченные при возмещении таких расходов, определяются по расчетной ставке в размере 15,25% от суммы указанных расходов и отражаются в бухгалтерском учете по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

   При получении от подотчетных лиц  согласно сопутствующим документам материалов, товаров, нематериальных активов  соответствующие им суммы НДС, выделенные в расчетных документах, фиксируются  по счету 19, соответствующим субсчетам.

   Суммы НДС списываются при фактической  оплате при условии их отнесения  на издержки производства и обращения  в дальнейшем на расчеты с бюджетом по данному налогу (в дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" субсчет "По налогу на добавленную стоимость").

1.3. Основные задачи  учета расчетов  с подотчетными  лицами, их нормативно-правовое  регулирование.

        В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21 ноября 1996 года при осуществлении бухгалтерского учета должны быть решены следующие задачи:

- формирование  полной и достоверной информации  о деятельности организации и  ее имущественном положении, необходимой  внутренним и внешним пользователям  бухгалтерской отчетности;

- обеспечение  информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства РФ при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества  и обязательств, использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами, сметами;

- предотвращение  отрицательных результатов хозяйственной  деятельности  организации и выявление  внутрихозяйственных резервов обеспечения  ее финансовой устойчивости.

Для эффективного решения этой задачи необходимо решить ряд подзадач:

1. Контроль  за выдаваемыми средствами.

- утверждение  списка лиц, которые имеют право  получать авансы;

- определение  целесообразности выдачи денег;

- грамотное  документальное оформление выдачи авансов;

2. Контроль  за использованием выданных средств.

- правильное  построение отчетности по произведенным  расходам;

- своевременная  консультация работников по поводу  необходимых к представлению  оправдательных документов;

- квалифицированное заполнение авансового отчета подотчетным лицом;

- соблюдение  сроков предоставления оправдательных  документов;

- доскональная  проверка представленных документов  бухгалтерией.

    Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия.

    Все работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров ЦБ РФ от 23 сентября 1993 г. № 40. Так, в пункте 11 этого документа сказано, что сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.

    Сотрудник может получить деньги  под отчет из кассы предприятия  только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать  наличные деньги из выручки под отчет предприятия согласовывают с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации.

     Теперь  обратимся к нормативно-правовому  регулированию расчетов с подотчетными лицами. Целью нормативного регулирования  бухгалтерского учета непосредственно на предприятии является обеспечение доступа всех заинтересованных пользователей к информации, содержащейся в системе бухгалтерского учета, представляющей объективную картину ее финансового положения, финансового состояния и результатов деятельности.( таблица 1.2)

     Таблица 1.2

 Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами