Первичные учётные документы

за достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы;

в документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами;

записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются;

        В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;[ 6 ]

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Как установлено п. 4.4 указания Банка России от 16 января 2004 г. N 1375-У "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации", все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, составляемых в соответствии с Положением Банка

        России от 5 декабря 2002 г. N 205-П "О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации", а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.[8, С. 55]

       Согласно п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

       В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".[13]

       Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка России от 3 марта 2003 г. N 1256-У)[3], в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное требование;

N 0401071 - инкассовое поручение;

N 0401066 - платежный ордер;

N 0401065 - реестр счетов;

N 0401014 - реестр переданных на инкассо расчетных документов;

N 0401004 - заявление об акцепте, отказе от акцепта. [13]

        2.3 Форма первичных учётных документов

       В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

       К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характе­ра, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. [10, С.78]

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1 Назначению.

2 Порядку формирования.

3 Способу использования.

4 Статусу в системе информационного обеспечения.

5 Месту составления.

6 Количеству учетных операций.

7 Оформлению однородных операций.

8 Способу заполнения.

      Первичные учетные документы должны содержать все сведения, необходимые для получения полного представления о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».[13]

В п. 1 статьи 9 закона установлено законодательное требование документального оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

       Документ, которым оформляется проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных операций;

во-вторых, документ служит первичным учетным документом, на основании которого производятся записи в бухгалтерском учете.

      Одним из важнейших условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимает­ся состав и расположение реквизитов.[2,С.23]

        В том случае, если форма первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены действующими нормативными актами и зависят от характера хозяйственных операций.[7,С.50]

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа (формы), реквизит присутствует на бланках конкретных видов документов;

- наименование организации - автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).

- дата составления документа позволяет определить конкретную дату совершения операции, описанной в документе. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Оформляется дата документа арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции

      Заключение

        Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов:

        Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания

        Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

         Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных ра­ботников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

        В целях совершенствования системы организации первичного учета на предприятии любой формы собственности можно рекомендовать следующие рекомендации:

1. Разработать детальные инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота и проч.) о порядке осуществления выполнения ими своих должностных обязанностей, в частности о порядке и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации данных на носителе.

2. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей.

3. В установленные сроки проводить контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.) в целях снижения риска неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

4. Использовать на всех участках учета только унифицированные формы документации.

5. Систематически осуществлять контроль со стороны работников бухгалтерии за правильно­стью оформления первичной документации.

6. Проверка службами внутреннего контроля соблюдения требований законодательства в части оформления документации.

7. Осуществлять обучение работников правилам ведения первичной документации.

8. Грамотное создание графиков документооборота и доведение их до исполнителей — существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

9. Большое количество нарушений в работе с документами, полу­ченными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. На практике это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничаю­щего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающи­ми документами, в котором должны быть прописаны:

- Комплектность документов  по конкретным хозяйственным операциям.

Качество документации (правильность оформления документов).

- Сроки представления документации.

Глоссарий

Список использованных источников