Переваги і недоліки автоматизаціїї бухобліку

                                                                                              Мироненко В.І.

                                                                                              студентка ІІІ курсу

                                                                                              група 9ФК-10-1

                                                                                              Алтуніна Ю.А.

                                                                                              науковий керівник

                                                                                              кафедра обліку та аудиту

ПЕРЕВАГИ  ТА НЕДОЛІКИ АВТОМАТИЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО  ОБЛІКУ

Бухгалтерський  облік   -   процес   виявлення,   вимірювання, реєстрації,  накопичення,  узагальнення,  зберігання  та  передачі інформації  про  діяльність  підприємства  зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень [1, Р1].

Бухгалтерський  облік на підприємстві ведеться безперервно  з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми  його організації. Склад облікових  регістрів, які веде підприємство, їхній  взаємозв’язок, а також послідовність  та способи реєстрації облікової  інформації визначають форму бухгалтерського обліку [5].

Форма бухгалтерського  обліку — це певна система взаємопов’язаних облікових регістрів встановленої форми і змісту для відображення наявності та руху активів, капіталу, зобов’язань і процесів господарської  діяльності, а також способів і  технічних засобів запису операцій в облікових регістрах [2, с 44].

Сьогодні  виділяють такі форми бухгалтерського  обліку: меморіально-ордерна, журнальна, спрощена, журнал-головна, автоматизована.

Меморіально-ордерна  форма використовується переважно  в бюджетних організаціях. На основі первинних документів, перевірених  і згрупованих за певною ознакою, складають меморіальні ордери. У  них вказується кореспонденція рахунків за госпоперацією та її сума. Усі  меморіальні ордери після заповнення вносять за хронологічною послідовністю до реєстраційного журналу. Потім інформація відображається в Головній книзі за синтетичними рахунками. Переваги меморіально-ордерної форми — її відносна простота, гнучкість. Недоліки – складання великої кількості меморіальних ордерів, а також непристосованість регістрів до заповнення фінансової звітності[6].

     При використанні журнальної  форми обліку інформація з  первинних та зведених документів  переноситься в журнали й відомості.  У перших записують суми, що  відповідають кредитовому обороту  за відповідними рахунками. У  других фіксують суми дебетових  оборотів за рахунками. Підсумкові  записи зі журналів переносять  до Головної книги. Найбільша перевага цієї форми бухгалтерського обліку – можливість зручно формувати інформацію для фінансової звітності. Недолік – громіздкість окремих журналів та відомостей [6].

     Спрощена форма бухгалтерського  обліку може вестися малими  підприємствами за їх вибором.  Вона передбачає два варіанти: проста та форма бухгалтерського обліку з використанням регістрів обліку майна. При застосуванні простої госпоперації відображають у Книзі обліку господарських операцій. Форма бухобліку з використанням обліку майна, окрім Книги обліку господарських операцій, передбачає також використання відомостей [6].

Форма бухгалтерського  обліку Журнал-Головна є простою  і зручна для застосування в невеликих  організаціях, в тому числі на малих  підприємствах. Характерна особливість цієї форми - регістри для хронологічних та систематичних записів за рахунками синтетичного обліку об'єднані в одній комбінованої книзі - Журнал-Головна. До переваг форми бухгалтерського обліку Журнал - Головна можна віднести наочність записів в синтетичному обліку, один комбінований регістр-книга «Журнал-Головна», зручність огляду і перевірки облікових даних [7].

     За автоматизованої форми бухгалтерського  обліку збір, систематизація та  обробка облікової інформації  відбувається зі спеціально розробленим  програмним забезпеченням [6].

За останні  десять років комп'ютер міцно увійшов  у всі галузі діяльності людини. Комп'ютеризація торкнулася і фінансово-економічної  сфери діяльності людини. Фінансово-економічний аналіз діяльності підприємства і ведення бухгалтерського обліку значно спрощуються при застосуванні нових комп'ютерних технологій. За допомогою комп'ютера можна представити інформацію в зручному для конкретного користувача вигляді, значно прискорити і спростити операції її введення та обробки, підвищити наочність і простоту кінцевих звітів. Якщо ще 10 років тому основним інструментом аналітика та бухгалтера був калькулятор, то тепер практично жодне підприємство не може обійтися без комп'ютера.

Проблемами  організації та впровадження інформаційних  систем у бухгалтерський облік вітчизняних  підприємств з метою автоматизації  процесів обробки та систематизації облікової інформації були предметом  наукового дослідження таких  вчених як Ф. Бутинець, О. Миронюк, В. Сопко, М. Бенько, В. Завгородній, А. Загородній та інші [8].

Основними завданнями автоматизації ведення  бухгалтерського обліку на підприємстві є:

1. Спрощення роботи бухгалтера;
2. Прискорення обробки інформаційних потоків бухгалтерської документації та створення умов для підвищення оперативності бухгалтерської інформації;
3. Зменшення кількості рахункових працівників зайнятих обробкою облікової інформації;
4. Скорочення обсягу і підвищення доцільності витрат на ведення бухгалтерського обліку;
5. Зведення до мінімуму можливості помилок у веденні обліку.

Все це робиться для полегшення роботи бухгалтера та створення для нього можливостей  проводити аналіз і планування діяльності [9].

      Однак автоматизована форма бухгалтерського  обліку має ряд переваг та  недоліків.

Перевагами  комп'ютерної обробки облікової  інформації є :

1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці.

2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці.

3. Можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності.

4. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

5. Оперативне  ведення, обробка і формування вихідної інформації.

6. Безпосереднє  забезпечення контролю інформації.

7. Зменшення  витрат часу на підготовку інформації.

8. Значне  вдосконалення самого процесу організації обліку [9].

Недоліками автоматизації бухгалтерського обліку :

1. Нестабільна  нормативна база. Процес впровадження  бухгалтерських інформаційних систем  на сучасних підприємствах ускладнюється  частою зміною нормативних актів,  що встановлюють правила обліку, звітності та оподаткування. Для  вирішення цієї проблеми варто  зупиняти свій вибір на інформаційних  системах, що володіють більшою  гнучкістю і здатних відображати  зміни зовнішніх умов.

2. Брак  кваліфікованих кадрів. Для успішної  реалізації автоматизації бухгалтерського  обліку необхідна організація  навчання для співробітників, які  стануть користувачами програми  або ж заміна їх на більш  кваліфіковані кадри.

3. Перенесення  даних в нову систему. Як  правило, на момент впровадження  автоматизованої системи на підприємстві  вже є дані відображають господарські  операції за тривалий період  часу. Ці дані необхідно перенести  в нову систему. Тут потрібно зробити вибір між можливістю зробити перехід на нову систему більш плавним, занісши в неї всі наявні дані та спростивши подальшу роботу, і мінімізацією витрат на введення цієї інформації. Для цього слід оцінити потребу в початкових даних, вибрати ті документи, які дійсно необхідні, адже часто на підприємстві використовуються нестандартні форми звітності або види програм, які значно збільшують кількість документації.

4. Забезпечення підтримки системи після відходу консультанта. Оскільки ведення бухгалтерського обліку є безперервним, а надання звітності до податкових органів обов'язковим, то доцільно мати на підприємстві працівника, відповідального за підтримку і подальший розвиток автоматизованої системи бухгалтерського обліку. Також цей працівник буде сприяти найбільш повному використанню всіх можливостей програми у порівнянні з фахівцями, які раніше не працювали з прикладними інформаційними системами.

Саме  тому для успішної реалізації процесу  автоматизації бухгалтерського  обліку важливо продумати всі  ці проблеми на стадії підготовки проекту  впровадження і по можливості вирішувати їх на перших стадіях впровадження системи.

Український ринок програмного забезпечення, якщо порівнювати його, скажімо, з російським, поки що не має великого асортименту вітчизняних розробок у сфері автоматизації бухгалтерського обліку. В Україні - близько 10 виробників, які серйозно займаються розробленням серійних програмних продуктів такого типу, сотні інших фірм є дилерами і представниками українських та зарубіжних розробників (переважно російських), що займаються реалізацією програмного забезпечення, сервісним обслуговуванням і навчанням користувачів. Попит на такі системи впевнено зростає.

Більшість представлених на ринку програм  дійсно відповідають таким критеріям: якість, надійність, висока швидкість роботи, багатофункціональність, можливість легкого конфігурування програм тощо.

Серед розробників  уже сьогодні спостерігаємо тенденцію  до стандартизації у підході до розв'язання тих чи інших завдань і, очевидно, в міру насичення ринку конкуренція дедалі більше переміщуватиметься у сферу після продажної технічної підтримки користувачів.

В даний  час на ринку комп'ютерних програм  є універсальні аналітичні програми і спеціальні, що використовуються в окремих галузях економіки. Більшість користувачів віддають перевагу універсальним комп'ютерним програмам  унаслідок їх достатньо легкої настройки  і адаптації до особливостей бухгалтерського обліку в різних галузях [10].

На ринку  програмних продуктів представлено широкий спектр програм по автоматизації  бухгалтерського обліку, найпоширенішими  з яких і найбільш адаптованими до української системи ведення  обліку є : «1С: Підприємство», «Парус –  Підприємство», «M.E.Doc».

«1С: Підприємство 8» – технологічна платформа, яка включає безліч прикладних конфігурацій. Найбільш розповсюдженим на сьогодні є прикладне рішення «1С:Бухгалтерія 8 для України». Воно призначене для автоматизації бухгалтерського й податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності, в організаціях, що здійснюють які-небудь види комерційної діяльності: оптову й роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво і т.д. Бухгалтерський і податковий облік ведеться відповідно до чинного законодавства України. «1С:Бухгалтерія 8 для України» забезпечує рішення всіх завдань, які виникають перед бухгалтерською службою підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т.д. Дане прикладне рішення також можна використовувати винятково для ведення бухгалтерського й податкового обліку, а завдання автоматизації інших служб, наприклад, відділу продажів, вирішувати спеціалізованими конфігураціями або іншими системами [11].

«Парус-Підприємство» – повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати всі  облікові й управлінські завдання, характерні для підприємств малого і середнього бізнесу. У її складі сьогодні десять модулів: «Парус-Адміністратор», «Парус-Бухгалтерія», «Парус-Реалізація і Склад», «Парус-Заробітна плата», «Парус-Персонал», «Парус-Менеджмент і Маркетинг» (CRM-модуль), «Парус-Консолідація», «Парус-Ресторан», «Парус-Готель», «Парус-Лікувальна установа» [12].

«M.E.Doc» - це система електронного документообігу, яка допоможе в роботі з документами  різних типів та призначення: звітами, податковими накладними, актами, рахунками  та інше. Основною перевагою програми є можливість подачі звітності в  електронному вигляді з використанням  електронної пошти — за допомогою  Електронного цифрового підпису (ЕЦП), який надається Акредитованим центром  сертифікації ключів «Український сертифікаційний  центр» (УСЦ). При передачі звітів електронною  поштою у контролюючі органи, за допомогою ПЗ «M.E.Doc», «гарантійні  квитанції» про успішну доставку і перевірку відправлених звітів автоматично зберігається в програмі, з можливістю їх друку [13].