3

ПЛАН

                                                                                                                                    стр.

Введение……………………………………………………………………………….4

Глава 1. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям                                                                                                         7

1.1.Формы организации ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

1.2.Организация учета расчетов по прочим операциям

Глава П              Методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами  

2.1.Методы сбора аудиторских доказательств по учету расчетов с подотчетными лицами         

2.2. Перечень аудиторских процедур

Глава Ш. Результаты аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными                            

лицами и прочим операциям на ОАО «КЗАЭ»                                                        

3.1.Краткая характеристика предприятия                                     

3.2. Результат аудита расчетов с подотчетными лицами  и прочим операциям на ОАО «КЗАЭ»

3.3. Оценка системы внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами  и прочим операциям     

Заключение ……………………………………………..              ………….                          

Список литературы                                                                               

Приложение.                                                                                                 

Введение

Для своей дипломной работы я выбрала тему «Методика аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям» с целью показать на примере  материала ОАО «КЗАЭ» существующий порядок ведения бухгалтерского учета и внутреннего контроля с подотчетными лицами и прочим операциям..

Первая  глава посвящена теоретическим основам организации и ведения  бухгалтерского учета  операций по расчетам с подотчетными лицами и прочим операциям, а также  организации внутреннего контроля по соблюдению нормативно -законодательных документов регулирующих выдачу денег подотчет, что понимается под терминами «подотчетные суммы» и «подотчетные лица», порядок выдачи денежных средств под отчет из кассы предприятия.

Вторая глава  посвящена методологическим основам проведения аудиторской проверки  расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям Для выявления возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. В этих целях применяются процедуры проверки в рамках аудита кассовых операций. Для проверки достоверности учета расчетов по прочим операциям  применяются методы сверки, сопоставления и обоснованности применения санкций  по возмещению убытков понесенных экономическим субъектом.

В практической части своей дипломной работы, на примере материалов ОАО «КЗАЭ»  с использованием аудиторских процедур и методов внутреннего контроля   выражу мнение о состоянии отчетной дисциплины, соблюдения порядка выдачи денежных средств под отчет, положительные и отрицательные стороны в организации бухгалтерского учета и внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами и прочим операциям.

Мною выбрана эта тема потому, что бухгалтерский учет расчета с подотчетными лицами имеет важное значение для самого предприятия и экономики в целом. Важное значение имеет правильное отнесение подотчетных сумм на прибыль и начисления налога с нее, правильное начисление суммы подоходного налога с подотчетного лица. Как раньше, так и сейчас происходят хищения денежных средств у предприятия, осуществляется некомпетентное ведение бухгалтерского учета денежных средств, в результате чего предприятию наносится ущерб и оно несет убытки, а  государство недополучает денежные средства в виде налога. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускаются с ведома самих руководителей организации.

Глава 1. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям.

1.1. Организация бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами.

В практике хозяйственной деятельности организации часто возникают расходы, которые производят через своих сотрудников, которым выдаются наличные деньги под отчет.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам.

Подотчетные лица – это работники, получающие авансом наличные деньги в кассе организации на приобретение материальных ценностей в магазинах, канцелярские и представительские расходы, оплату командировок и т.д. Список лиц, которые могут получать деньги под отчет, оформляется приказом руководителя организации. На командировки приказ оформляется в каждом отдельном случае. В соответствии с приказом работник получает аванс. Размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживание и пр.). Новый аванс выдается при условии полного отчета по ранее полученным суммам. Деньги под отчет выдаются кассиром на основании расходного кассового ордера.

Для учета таких расчетов используется самостоятельный синтетический счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету этого счета отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации. Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым, и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед организацией (дебиторскую), а кредитовый – задолженность организации пред работником (кредиторскую). При наличии в организации отдельных структурных подразделений, филиалов или отдельных видов деятельности к счету «Расчеты с подотчетными лицами» могут открываться субсчета. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу.

При выдаче аванса подотчетному лицу производится бухгалтерская запись:

Д-т 71                            «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50                            «Касса».

После возвращения из командировки работник должен представить в течение трех дней авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметкой о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытие к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходов сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

На основании утвержденных руководителем авансовых отчетов суммы произведенных расходов относятся на бухгалтерские счета:

Д-т 10              «Материалы», 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные   расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.

К-т 71              «Расчеты с подотчетными лицами».

Суммы налога на добавленную стоимость по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам, оплаченным из подотчетных сумм, отражаются по счетам:

Д-т 19              «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам»

К-т 71                            «Расчеты с подотчетными лицами».

При возврате остатка неиспользованного аванса на бухгалтерских счетах делается запись:

Д-т 50                                          «Касса»

К-т 71                                          «Расчеты с подотчетными лицами».

Не сданные в срок суммы неиспользованного аванса можно считать ущербом, причиненным организации. К потерям можно отнести и суммы, незаконно (без разрешения руководителя), израсходованные подотчетным лицом. На счетах бухгалтерского учета это отражается следующим образом:

Д-т 94                                          «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 71                                          «Расчеты с подотчетными лицами».

На суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, делается следующая корреспонденция счетов:

Д-т 73                            «Расчеты с персоналом по прочим операциям»,       субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

К-т 94                                          «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Служебной  командировкой  признается  поездка  работника   по распоряжению   руководителя  объединения,  предприятия,  учреждения, организации на определенный срок в другую местность  для  выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

В тех случаях,  когда филиалы,  участки и другие  подразделения, входящие в состав объединения, предприятия, учреждения, организации, находятся в другой местности,  местом  постоянной  работы  работника считается   то  производственное  подразделение,  работа  в  котором обусловлена трудовым договором.

Служебные поездки    работников,   постоянная   работа   которых протекает в пути или носит разъездной либо  подвижной  характер,  не считаются командировками.

Направление работников объединений,  предприятий, учреждений, организаций   в   командировку   производится   руководителями  этих объединений,  предприятий,  учреждений,  организаций  и  оформляется выдачей  командировочного удостоверения.

По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации  наряду  с  командировочным  удостоверением  направление работника в командировку может оформляться приказом.

Командировочное удостоверение  может   не   выписываться,   если работник  должен  возвратиться  из  командировки  в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Срок  командировки  работников  определяется   руководителями объединений,  предприятий,  учреждений,  организаций,  однако  он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Срок командировки   рабочих,   руководителей   и   специалистов, направляемых для выполнения  монтажных,  наладочных  и  строительных работ, не должен превышать одного года.

Фактическое   время   пребывания   в    месте    командировки определяется  по  отметкам  в  командировочном  удостоверении  о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из  места  командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в  командировочном  удостоверении  о  прибытии и выбытии работника заверяются той печатью,  которой обычно пользуется в своей хозяйственной  деятельности  то  или иное предприятия или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

В министерствах,  ведомствах,  объединениях,  на предприятиях, в организациях   и   учреждениях   регистрация   лиц,   отбывающих   в командировки  и прибывающих в командировки на данное предприятие,  в организацию и учреждение,  ведется в специальных журналах.     Руководитель министерства,  ведомства, объединения, предприятия, организации,  учреждения  приказом назначает лицо,  ответственное за ведение журналов регистрации работников,  прибывающих в командировку и    выбывающих   в   командировку,   и   производство   отметок   в командировочных удостоверениях.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета,  автобуса или  другого  транспортного  средства  из  места постоянной  работы командированного,  а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в  место  постоянной  работы.  При отправлении  транспортного  средства  до  24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются  текущие  сутки,  а  с  0  часов  и позднее  -  последующие  сутки.  Если  станция,  пристань,  аэропорт находятся  за  чертой   населенного   пункта,   учитывается   время, необходимое для проезда до станции,  пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Командированному  работнику  возмещаются  расходы  по  найму жилого помещения и проезду к месту командировки и  обратно  к  месту постоянной работы, а также выплачиваются суточные.     В пределах норм подлежат возмещению также затраты работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах.

Расходы по найму жилого помещения за время вынужденной остановки в пути,  подтвержденной соответствующими документами,  возмещаются.

Расходы  по  проезду  к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику  в  размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего  пользования  (кроме  такси),  включая  страховые платежи  по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте,  оплату  услуг  по  предварительной  продаже   проездных документов,   расходы   за   пользование   в   поездах   постельными принадлежностями.

Командированному работнику   оплачиваются   расходы  по  проезду транспортом общего назначения (кроме  такси)  к  станции,  пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.     При наличии нескольких видов транспорта,  связывающих  место постоянной   работы   и   место  командировки,  администрация  может предложить командированному работнику вид  транспорта,  которым  ему надлежит воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта.

Командированному  работнику  перед  отъездом в командировку, выдается  денежный  аванс  в пределах сумм,  причитающихся на оплату проезда,  расходов по найму жилого помещения и суточных, расчет делает главный бухгалтер на основании приказа. В течение 3 дней  по  возвращении  из  командировки  работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К авансовому   отчету   прилагаются   командировочное   удостоверение, оформленное  в  установленном  порядке,  документы  о  найме  жилого помещения и  фактических расходах по проезду.

Расходы, связанные с командировками работников организации и подтвержденные необходимыми оправдательными документами, оплачиваются по фактически произведенным затратам. Указанные расходы относятся к нормируемым, т.е. при определении налогооблагаемой прибыли расходы на командировки принимаются только в пределах норм, установленных Министерством финансов РФ. В связи с ростом инфляции они повышаются. Нужно заметить, что нормы оплаты командировочных расходов установлены раздельно для командировок внутри страны, в страны СНГ и в другие страны.

Руководитель организации может разрешить оплату командировочных расходов сверх установленных норм. Но в этом случае сумма превышения суточных расходов по сравнению с нормативными, выплаченная командированному, прибавляется к его оплате труда (рассматривается как беспроцентная ссуда) и облагается подоходным налогом с физических лиц. На эту сумму начисляются и страховые взносы

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования, исходя из установленных норм. Полученную в банке валюту отражают:

Д-т 50                                          «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

К-т 52                                          «Валютные счета»

При выдаче валютных средств под отчет работнику делается бухгалтерская запись:

Д-т 71                                          «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50                                          «Касса», субсчет «Касса в иностранной валюте»

Движение валютных средств отражается в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу ЦБ РФ на день выдачи.

После возвращения из командировки и сдачи авансового отчета (в течение 10 календарных дней с даты окончания служебной загранкомандировки) задолженность подотчетных лиц отражается по курсу ЦБ РФ на день отчета:

Д-т 26              «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 71              «Расчеты с подотчетными лицами».

Для обоснования правильности расчета суточных (или если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах) в состав прилагаемых к авансовому отчету оправдательных документов необходимо включить ксерокопию загранпаспорта с отметками о датах пересечения границ.

При изменении за период командировки курса валют возникшая разница отражается:

Д-т 71              «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 91              «Прочие доходы и расходы» - на положительную  разницу;

Д-т 91              «Прочие доходы и расходы»

К-т 71              «Расчеты с подотчетными лицами» - на отрицательную разницу.

Кроме указанных выше расчетных отношений, на счете «Расчеты с подотчетными лицами» отражают и расчеты по выданным работникам чековым книжкам. Выдача под отчет работникам чековых книжек отражается на бухгалтерских счетах следующей записью:

Д-т 71                                          «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 76                                          «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

После представления работником отчета об использованных чеках на их сумму делается запись с обратной корреспонденцией счетов; сальдо по счетам «Расчеты с подотчетными лицами» и «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части остатков средств на чековых книжках должны быть равны. Если возникает разница, то она отражается по дебету счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Чековые книжки» и показывает сумму средств по неиспользованным чекам.

. Представительские   расходы,   связанные   с   деятельностью организации,  -  это  расходы  организации  по  приему и обслуживанию представителей других организаций (включая иностранных),  участвующих в    переговорах    с    целью    установления  и  (или)  поддержания взаимовыгодного  сотрудничества,  а  также  участников,  прибывших на заседания  совета   (правления)  или   другого  аналогичного   органа организации.                                                        

К  представительским  расходам  относятся  расходы,  связанные  с проведением  официального   приема  (завтрака,   обеда  или   другого аналогичного    мероприятия)    представителей    (участников),    их транспортным   обеспечением,   посещением   культурно   -   зрелищных мероприятий,   буфетным   обслуживанием   во   время   переговоров  и мероприятий  культурной  программы,  оплатой  услуг  переводчиков, не состоящих в штате организации.                                      

Включение  представительских  расходов  в себестоимость продукции (работ,  услуг)  разрешается  только  при  наличии  первичных учетных документов, в  которых должны  быть указаны  дата и  место проведения деловой  встречи  (приема),  приглашенные  лица, участники со стороны организации,  конкретное  назначение  расходов  и  величина расходов.

Организации рекомендуется определить конкретный порядок  расходования средств  на  представительство,   их  документального  оформления   и контроля, включая  установление круга  лиц, имеющих  отношение к этой деятельности организации.                                           

При  этом  фактические   расходы,  отнесенные  на   себестоимость продукции  (работ,  услуг)  для  целей  налогообложения,  не   должны превышать предельных размеров, исчисляемых по следующим нормативам:

  -----------------------------------T-----------------------------------¬

¦Объем выручки от продажи продукции¦        Предельные размеры         ¦

¦ (работ, услуг), включая налог на ¦    представительских расходов,    ¦

¦     добавленную стоимость <*>    ¦  принимаемых при налогообложении  ¦

¦                                  ¦               прибыли             ¦

+----------------------------------+-----------------------------------+

¦               1                  ¦                  2                ¦

+----------------------------------+-----------------------------------+

¦До 30 млн. рублей включительно    ¦1 процент от объема                ¦

¦Свыше 30 млн. рублей              ¦0,3 млн.  рублей +  0,5 процента  с¦

¦                                  ¦объема, превышающего 30 млн. рублей¦

L----------------------------------+------------------------------------

     --------------------------------                                                                                                    

     <*>  Организации,  осуществляющие   торговую  деятельность,   при расчете  предельных  размеров  представительских  расходов используют показатель валовой прибыли.                           

1.2. Организация бухгалтерского учета  расчетов по прочим

                                       операциям.

В организациях часто возникают взаимоотношения со своими работниками, называемые расчетами по прочим операциям. Эти расчетные операции учитываются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Отдельные виды прочих расчетов учитывают на соответствующих счетах:

1.      «Расчеты за товары, проданные в кредит»,

2.      «Расчеты по возмещению материального ущерба»,

3.      «Расчеты по предоставленным займам»,

4.      «Расчеты по переданным (реализованным) жилым домам»,

5.      «Расчеты за форменную одежду»,

6.      «Расчеты по прочим операциям».

          При предоставлении работникам займа или  продажу товаров в кредит  работник направляет руководителю заявление. Руководство со своей стороны заключает договор с работником на выдачу займа или  реализацию  товара в кредит. В договоре обязательно указывается источник предоставления займа, срок и формы погашения, меры ответственности за  нарушение условий договора. Если ссуда выдается за счет кредитов банка, то задолженность работников по займам должна соответствовать задолженности банку по ссудам на индивидуальные нужды, учтенные на счете 66 «Кредиты банка для работников». В этих случаях вопрос о предоставлении займов конкретным работникам - физическим лицам  должен решаться   собранием акционеров, собственником, учредителями (Советом директоров). Если проценты по предоставленным  работнику займа установлены ниже ставки  ЦБ РФ за кредит, то с работника удерживается подоходный налог, за материальную выгоду (на остаток кредита на конец года). Задолженность по займам отражается на  счете 73.4. Погашение задолженности может производиться  методом удержания из заработной платы либо внесением наличных денег в кассу.

          Д=т 50 , 51  К=т 73.4  Внесение работником  денежных средств в погашение задолженности по займам.

Д=т 70   К=т 73  Удержано из заработной платы суммы в счет погашения задолженности по расчетам за товары,  приобретенные в кредит или в счет возврата ранее полученных займов.

Аналогично учитываются расчеты по ссудам молодым семьям, которые выдаются за счет собственных фондов специального назначения. Задолженность по этим ссудам  учитывается на субсчете 6 счета 73. Чаще  всего на счете 73 отражаются суммы причиненного предприятию материального ущерба в следствии недостач, растрат, хищений, порчи товарно-материальных ценностей и денежных средств. Основными причинами являются несоблюдение условий хранения товарно-материальных ценностей, отсутствие должного контроля за их сохранностью или формальное проведение инвентаризации.

Глава П  Методы сбора аудиторских доказательств по учету расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям на ОАО « КЗАЭ»

2.1. Методы сбора аудиторских доказательств по учету расчетов с подотчетными лицами на ОАО «КЗАЭ».

Методы сбора аудиторских доказательств:

1.                  наблюдение или участие в инвентаризации;

2.                  наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;

3.                  устный опрос;

4.                  получение письменных подтверждений;

5.                  проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;

6.                  проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;

7.                  проверка арифметических расчетов;

8.                  анализ.

Источники информации для проверки

При проведении операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор может получать необходимую информацию из следующих источников:

1. Типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации, служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами:

    авансовый отчет;

    командировочное удостоверение;

    журнал учета работников, выбывающих в командировки;

    журнал учета работников, прибывающих в командировки;

    инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

2. Учетные регистры, используемые для отражения хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами, включая расчеты в иностранной валюте:

2.1. В организациях, применяющих единую журнально-ордерную форму счетоводства, утвержденную письмом МФ СССР от 08.03.60г. № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»:

2.2. В организациях, применяющих упрощенную журнально-ордерную форму учета, утвержденную письмом МФ СССР 06.06.60 г. №176:

2.3. В организациях, применяющих форму учета, утвержденную Приказом МФ РФ от 21.12.98 г. № 64н:

2.4. В организациях, использующих в учете вычислительную технику, в соответствии с Методическими рекомендациями МФ СССР и ЦСУ СССР от 20.02.81 г. № 35/34-Р/426 « По организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники»:

     машинограмма – оборотная ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», содержащая данные как синтетического, так и аналитического учета.

3. Прочие документы и учетные регистры:

     приказы на направление работников в командировки;

     первичные документы, подтверждающие использование денежных средств по целевому назначению (проездные билеты, счета гостинец, товарные чеки и др.)

     приказ об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать под отчет на хозяйственно-операционные расходы;

     приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;

     договоры гражданско-правового характера с лицом, выезжающим в служебные поездки за счет проверяемой организации;

     акты закупок материальных ценностей у физических лиц;

     контракты с иностранными партнерами, договоры;

     письма-приглашения;

     учетная политика организации (в части порядка выдачи, использования, сроков возврата, порядка проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами);

     главная книга или иной обобщающий регистр бухгалтерского учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

Последовательность работ при проведении аудиторской проверки операций по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на 3 этапа:

Этап 1 – Ознакомительный.

Этап 2 – Основной.

Этап 3 – Заключительный.

Каждый этап аудиторской проверки включает в себя соответствующие вопросы, которые должен изучить аудитор.

1-й этап. Ознакомительный.

1. Изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

2. Проверка наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

3. Проверка наличия в учетной политике или других распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

4. Установление объема и состава документов, подлежащих проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

2-й этап. Основной.

1.       Аудит тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета.

2.       Аудит оформления первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами.

3.       Проверка правильности проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

4.       Проверка соответствия записей по выдаче, использованию и возврату подотчетных сумм, данным журнала-ордера № 7 или другого учетного регистра по счету 71.

5.       Установление фактов выдачи денежных средств под отчет при наличии остатка неизрасходованного предыдущего  аванса.

6.       Проверка своевременности возврата неизрасходованных подотчетных сумм, выданных на командировочные и операционно-хозяйственные расходы

7.       Аудит правильности отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей.

8.       Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.

9.       Аудит правильности отнесения на себестоимость расходов по командировкам, в том числе ведения раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.

10.  Аудит правомерности включения в совокупный доход работников для целей налогообложения сумм, превышающих расходы в пределах установленных норм (кроме сверхнормативных расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные нужды.

11.  Проверка правильности расчетов с лицами, не работающими в организации, по служебным поездкам за счет проверяемой организации.

12.  Аудит обоснованности предъявления бюджету НДС по транспортным документам, счетам гостинец, за пользование постельными принадлежностями.

13.  Проверка правильности ведения раздельного учета расчетов с подотчетными лицами в валюте и параллельно в рублях.

14.  Аудит правильности учета курсовых разниц по расчета с подотчетными в иностранной валюте.

15.  Проверка правомерности получения в банке валюты на командировочные расходы через уполномоченных организации, своевременности и полноты ее оприходования в выдачи в подотчет.

16.  Проверка своевременности и полноты возврата неизрасходованной валюты в кассу организации и ее зачисления на текущий валютный счет.

3-й этап. Заключительный.

1.                        Формирование пакета документов, передаваемых другим аудиторам для последующего анализа и обработки.

2.                        Составление аудиторского отчета и представление его совместно с рабочей документацией руководителю группы.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

      приобретение запасных частей, материалов, канцелярских товаров, топлива за наличный расчет;

      оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

      расходы на командировки по территории РФ и за границу;

      представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Так как расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета.

Взаимоувязка аналитический и синтетический данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. Допустим применяется компьютеризованная форма учета, следовательно необходимость в блоках № 4 и 5 схемы исчезает, поскольку расчет данных по синтетическим счетам и формирование оборотно-сальдовой ведомости производится автоматически бухгалтерской программой. В данном случае надо сосредоточить внимание на правильности занесения проводок по расчетам с подотчетными лицами в ЭВМ, а также правильность составления формы № 1 «Бухгалтерский баланс» на основе машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость» за отчетный период. (Бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически по данным журнала хозяйственных операций формировать готовую форму № 1, однако в этом случае лучше с удвоенной внимательностью сверить данные Баланса с данными оборотной ведомости, поскольку Баланс будет формироваться верно лишь после тщательной отладки алгоритма этой процедуры и соблюдения определенных правил отражения операций.)

Вопросы для составления плана и программы проверки

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

      отсутствие на предприятии утвержденного приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

      несоблюдение приказа об ограничении числа лиц, получающих наличные деньги в кассе под отчет;

      отсутствие на предприятии системы подачи письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

      несоблюдение установленных сроков отчета о полученных суммах;

      задолженность подотчетных лиц, не погашенная в установленные сроки;

      списание просроченной задолженности подотчетных лиц по истечении сроков исковой давности на финансовые результаты деятельности предприятия или за счет использования чистой прибыли;

      отсутствие утвержденных руководителем предприятия смет представительских расходов;

      отсутствие оправдательных документов или наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

      отсутствие визы руководителя предприятия или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

      выдача денег под отчет лицам, не являющиэжз-0мся работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

2.2. Перечень аудиторских процедур

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на которые выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций. Процедуры: «Касса 2.2.1» - проверки своевременности расчетов сотрудников по командировочным расходам; «Касса 2.2.2» - проверки своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных лиц без представления соответствующих оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы, на основании статей 2 и 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

Основные контрольные процедуры:

      «Подотчет 1.1.1» - проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;

      «Подотчет 1.1.2» - проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;

      «Подотчет 1.1.3» - проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;

      «Подотчет 1.1.4» - проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;

      «Подотчет 1.1.5» - проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный Фонд РФ согласно ст. 1 Закона РФ №207-ФЗ от 21.12.95;

      «Подотчет 2.1.1» - проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.

Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций («Касса 3.1.3» - проверка правильности и своевременности гашения приложений);

      «Подотчет 2.1.2» - проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;

      «Подотчет 2.1.3» - проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;

      «Подотчет 2.1.4» - проверка правильности возмещения командировочных расходов.

Для выполнения этой процедуры при командировках по территории российской Федерации аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов. Аналогичные таблицы используются и при проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей;

      «Подотчет 2.1.5» - проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;

      «Подотчет 2.2.1» - проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

При оплате работникам расходов на краткосрочные командировки как внутри страны, так и за ее пределы в облагаемый налогом доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

      «Подотчет 2.2.2» - проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно, атраты за пользование в поездах постельными принадлежностями, расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без налога на добавленную стоимость.

Суммы налога на добавленную стоимость, оплаченные по расходам, относимым на себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах норм, установленных законодательством, подлежат возмещению из бюджета только в этих пределах, а сверх нормы – налог возмещению из бюджета не подлежит, а относится за счет прибыли, остающейся в распоряжении организаций (предприятий);

      «Подотчет 3.1.1» - проверка правильности отражения в учете налога на добавленную стоимость по приобретенным подотчетными лицами материальным  ценностям в розничной торговой сети и у населения.

Суммы налога на добавленную стоимость по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли и у населения, к зачету у предприятия-покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются;

      «Подотчет 3.1.2» - проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчет (только в пределах лимитов, установленных Указом ЦБ России №375-У от 07.10.98 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами» - для организаций и предприятий потребительской кооперации) у организации-изготовителя (предприятия-изготовителя), заготовительной, снабженческо-сбытовой, оптовой и другой организации (предприятия), занимающейся продажей и перепродажей товаров. В том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров) при наличии приходного кассового ордера и накладной на отпуск товаров с указанием суммы налога отдельной строки налог на добавленную стоимость отражается по дебету сч. 19 и исчисляется в общеустановленном порядке.

На многих предприятиях независимо от того, у какой организации приобретены материальные ценности, только на основании того, что они приобретены за наличный расчет, налог на добавленную стоимость не выделяется и вместе со стоимостью материальных ценностей списывается на издержки производства, что приводит к их завышению и соответственно занижению налогооблагаемой прибыли.

Процедуры проверки соблюдения проверяемым предприятием лимита расчетов между юридическими лицами проводится в рамках процедур проверки кассовых операций (Касса 5.1.1» - проверка осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину);

      «Подотчет 4.1.1» - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятия, и только при наличии оправдательных первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

      «Подотчет 4.1.2» - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

      «Подотчет 5.1.1» - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятиями подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

      «Подотчет 6.1.1» - проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки.

Глава Ш. Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами и прочим операциям на  ОАО  «КЗАЭ»

3.1. Краткие характеристика предприятия

Основные этапы развития завода КЭМЗ

1917 год 24 августа – основание завода.

1918 – 1922  - ремонт и восстановление трофейных средств связи для Красной Армии.

1929 – 1930  - реконструкция и строительство новых производственных корпусов.

1931 –1940 – освоение и выпуск первых отечественных буквопечатающих телеграфных аппаратов БТА-31. Выпущен первый телефон-автомат «Таксофон». Изготовлена первая партия АТС. Началось освоение первоклассного 9-лампового радиоприемника «СВД-9». Выпущены телеграфные аппараты СТ-35, Морзе-38, Бодо.

1941-1945  - эвакуация завода, выпуск телеграфных аппаратов для фронта, создание фронтовых бригад, послевоенное восстановление производства.

1946 – 1950 – первая послевоенная партия аппаратов СТ-35, производство коммутаторов, переоснащение, реконструкция завода. Объем производства в три раза превысил довоенный уровень.

1958 – 1950 – участие во Всемирной выставке в Брюсселе, экспонировался аппарат ЛТА-56. Участие в создании аппаратуры фотографирования обороной стороны Луны советской межпланетной станции.

1963 – 1969 – разработка и создание контрольно-измерительной аппаратуры. Развитие социальной сферы: строительство пионерского лагеря «Дружба», заводской столовой, школы рабочей молодежи, заводской поликлиники, спорткомплекса «Энергия».

1970 – награждение коллектива завода орденом Трудового Красного Знамени.

1970 –1975 – реконструкция завода, модернизация контрольно-измерительной аппаратуры. Освоено производство товаров народного потребления.

1980 –1985 – разработана базовая несущая конструкция и начат выпуск изделий на ее основе.

1986 –1991 – производство изделий АСП-901 для сборки и монтажа печатных плат с микросхемами с планарными выводами.

1991 – Всесоюзный семинар по опыту внедрения высокоэффективного технологического оборудования при изготовлении субблоков на микросхемах.

1992 – освоение и выпуск опытных образцов первого отечественного телевизора пятого поколения.

Завод сегодня

Калужский электромеханический завод сегодняшних дней – это завод электронных приборов, одно из сложнейших, авторитетных производств отрасли. Его продукция идет на заводы страны, связанные с электронной и вычислительной техникой, на предприятия связи, уверенно конкурирует с лучшими образцами зарубежной продукции, надежно работает в условиях космоса.

Современный парк оборудования – роботы, станки с ЧПУ, автоматические гальванические линии, компьютеры и ЭВМЫ; высокопроизводительные технологии – литье под давлением, пайка волной, автоматическая и поэлементная штамповка – все это позволяет реализовать высокий научно-технический потенциал завода, успешно внедрять в серийное производство новейшие технические разработки собственного ОКБ.

Среди товаров народного потребления, выпускаемых заводом, приставка-селектор дециметрового диапазона «Спутник ПСКД», радиоантенна «Угра». Осваивается в серийном производстве личная радиостанция, ряд других изделий, аналогов которых еще нет в нашей стране.

Завод, участвуя в различных выставках, имеет большое количество дипломов и наград. В 1999 году стал Лауреатом Всероссийской программы конкурса «100 лучших товаров России» за производство замков накладных М1-М26 ГОСТ 5089-97 высокого качества с золотым логотипом программы и Лауреатом областного конкурса «100+1 лучших товаров 1999 года» по группе товаров народного потребления.

Сегодня завод является Федеральным Государственным Унитарным Предприятием, входящим в состав Российского агентства по системам управления.

Федеральное государственное унитарное предприятие Калужский электромеханический завод (сокращенное наименование ФГУП КЭМЗ) осуществляет свою деятельность в соответствии действующим законодательством [1]. Это коммерческая организация, не наделенная правом собственности на закрепленное за ней собственником имущество. Его имущество находится в государственной собственности, является неделимым  и не может быть распределено по вкладам в том числе между работниками предприятия. ФГУП КЭМЗ отвечает по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Оно не несет ответственности по обязательствам собственника его имущества.

ФГУП КЭМЗ действует на основании свидетельства № Л-604 серия ГП, зарегистрированного Городской Управой г. Калуги 31.05.1999г.

Устав №9 / 01  от 17 января 2001 года, утвержден Горуправой г. Калуги.

Место нахождения: г. Калуга, ул. С. Щедрина, 121

Уставный капитал составляет 542273 руб.

За 2001 год объем продаж составил  - 150,0 млн. руб.,

  Прибыль - 20 млн. руб.,

  рентабельность продаж составила  -  13,3 %.

  Себестоимость продукции – 130,0 млн. руб.

  Численность работников завода составляет 1975 человек.

  Численность аппарата бухгалтерии – 23 человека, из которых два являются руководителями, а двадцать один – специалистами.

ОАО «КЗАЭ» имеет печать со своим наименованием, фирменный знак (символику), расчетные и валютный счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков.

Для своей деятельности ФГУП КЭМЗ использует земельные участки общей площадью 512600м2, на которых располагаются производственные и непроизводственные цеха, отделы, участки, а также спортивный комплекс «Энергия», подсобный сельскохозяйственный участок, столовая, детская база отдыха «Дружба», площадка-стоянка автомобильная, ПТУ №10.

Организационная структура устанавливает степень подчиненности работников предприятия с целью разграничения обязанностей.

Структура управления ФГУП КЭМЗ (см. Приложение 3) предполагает наличие различных цехов, участков и отделов, занятых как в процессе производства, так и в обслуживании этого производства.

Главным органом управления ФГУП КЭМЗ является директор завода. Он имеет право первой подписи. Ему подчиняются: заместитель директора по коммерческим вопросам, заместитель директора по производству и маркетингу, главный контроллер, главный инженер, главный бухгалтер, главный экономист, начальник отдела кадров, начальник отдела социального развития, начальник отдела военизированной подготовки, начальник отдела безопасности и защиты информации, начальник отдела гражданской обороны, начальник отдела капитального строительства, начальник деревообрабатывающего и ремонтно-строительного участка, главный группы юрисконсультов, начальник отдела организации АСУ.

Отдел бухгалтерского учета и отчетности находится в прямом подчинении у Директора завода. Из структуры отдела бухгалтерского учета и отчетности (ОБУиО) (Приложение 4) видно, что существует 12 подразделений или должностей:

1. Главный бухгалтер
2. Заместитель главного бухгалтера
3. Бюро учета материальных ценностей и драгметаллов
4. Бюро учета финансовых операций, готовой продукции, реализации продукции и составления общей отчетности
5. Бюро учета затрат на производство, калькуляции и анализа себестоимости
6. Бюро расчетов с рабочими, специалистами и служащими
7. Группа учета основных средств
8. Централизованная бухгалтерия детских учреждений
9. Старший бухгалтер ОКСа
10. Бухгалтерия КСКО
11. Бухгалтерия ПСХ
12. Бухгалтерия технического центра

Учетная  политика  ФГУП КЭМЗ на 2001 год была составлена главным бухгалтером в соответствии с законодательством [8] и Приказом директора завода утверждена 13 декабря 2000.

На заводе принят план счетов в соответствии с которым – счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» имеет субсчета:

71/0 – командировочные расходы

71/1 – учет расходов на бензин

Учетной политикой предприятия принят план счетов по которому для учета подотчетных сумм используются счета: при выдачи денежных сумм под отчет – Д 71 К 50; при списании подотчетных денежных средств – Д 26, 23, 25, 10, 60 К 71.

Согласно учетной политики сумма  средств,  выданных  в  подотчет на командировочные  цели,  должна  соответствовать  строго обоснованному расчету, а на хозяйственные цели до 60000 рублей. Отчетность  по командировочным  расходам на территории РФ должна быть представлена в течение 3  дня после их  прибытия, а по  авансам, выданным на хозяйственные цели, -3 дней со дня их получения. (см. Приложение 5).

При отсутствии одного из бухгалтеров его замещает другой. На самом предприятии существует график документооборота, но он имеется только на бумаге, и ни где не вывешен (Приложение 6).

На новый план счетов предприятие переходит только с 2002 года, следовательно в отчетном году использовался еще старый план счетов.

3.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами

и прочим  операциям

Ни каких инструкций бухгалтер, занимающийся ведением бухгалтерского учета по учету подотчетных сумм, от главного бухгалтера завода не получает, а руководствуется издаваемой литературой, т.е. инструкциями Так же ни каких инструкций по увеличению или уменьшению сумм, выдаваемых на командировочные расходы и представительские расходы бухгалтер, занимающийся подотчетными суммами не получает ни от главного бухгалтера ни от его заместителя, т.е. полностью опираясь на свои знания законодательства и умения быстро реагировать на изменения в нем.

Бухгалтерский учет на заводе автоматизирован. Используется программа, разработанная программистом завода. Сеть. Доступ к данным ограничен паролем, который у каждого пользователя (подразделения) свой, т.е. информация защищена от несанкционированного доступа и искажения информации посторонними лицами. Она создана для упрощения ведения бухгалтерского учета и является одним из основных средств контроля. На основании первичных документов и других регистров учета данные заносятся в компьютер для последующей группировки в любом разрезе, необходимом для управления, контроля и составления отчетности.

Системы компьютерной обработки данных (КОД) не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно "аккуратнее", чем ручные системы,  однако их работа  "задана", они  лишены возможности  гибкого реагирования на изменения  правил   учета  и   условий  деятельности   экономического субъекта,  а  надежность  информации,  обработанной  в  системах КОД, полностью зависит от их построения и программного обеспечения.      

В  условиях  КОД  ввод  данных  об  одной  операции может одновременно изменить  несколько связанных  с ней  счетов. Данная особенность систем КОД  значительно увеличивает влияние  ошибки ввода на бухгалтерскую информацию, так  как неверная сумма будет  проведена не по одному, как при ручной обработке данных, а сразу по  нескольким счетам.                                                        

Все журналы регистры авансовых отчетов ведутся только на компьютере, также там ведется Главная Книга. Программа называется Гроссбух.  Программа по учету расчетов с подотчетными лицами состоит из отделов:

При поступлении документов они сразу заносятся в компьютер, ни каких ручных журналов на завод не ведется.

На предприятии имеются собственные магазин, столовая, директорам которых выдаются деньги под отчет по расходному ордеру из кассы, сумма в котором должна быть равна сумме в ведомости. По истраченным суммам они составляют  отчет к которому прикладывают чеки, товарные чеки и транспортные накладные. Сумма в авансовых отчетах равняется сумме по чеку, при проверки это сошлось. Но при проверки накладных, авансовых отчетов мною были обнаружены значительные ошибки: на большинстве расходных ордеров, накладных, авансовых отчетах отсутствуют порядковые номера, подписи, замазано белилом и написаны другие суммы, также не имеется расшифровка ни одной подписи. (см. Приложение 7 и Приложение 8).

Так же денежные средства под отчет из кассы выдаются на бензин, на хозяйственные расходы, на материалы, на комплектующие на командировки, если были произведены один или два расхода, то оформляется только расходным кассовым ордером, если же операций больше, то оформляется расходный кассовый ордер и ведомость. Ни какого списка лиц, которым разрешена выдача денег на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию не имеется (что следует из вопросника – Приложение 9), это показывает, что внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

Так же на предприятии не соблюдаются сроки по предоставлению авансовых отчетов, фактически он увеличен до одного месяца. Мною было установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следовательно следовало бы провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

При направлении работника в командировку руководитель отдела пишет заявление на выдачу ему денег, размер аванса определяется, исходя из целей (что купить или оплатить) и условий командировки (место назначения, продолжительность, вид транспорта, место проживание и пр.), выдается этому лицу задание по командировке, также подписанное руководителем (Ф № 67-Б), командировочное удостоверение. В командировочном удостоверении указывается место назначение, кому оно выдано, на сколько. При направлении в командировку применяются суточные в размере 55 рублей при наличии оправдательных документов, при отсутствии или потери таковых – 7 руб.15 Перерасход по авансовому отчету оформляется расходным кассовым ордером, можно без ведомости. После возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет об израсходованных суммах. К авансовому отчету прикладывают командировочное удостоверение с отметкой о дате выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытие к месту работы, документы об оплате жилья и расходах на проезд. Авансовые отчеты об административно-хозяйственных расходов сдаются с приложением документов (товарных чеков, счетов и пр.), подтверждающих произведенные расходы; неиспользованные остатки подотчетных сумм должны возвращаться в кассу организации.

В соответствии с законодательством суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия облагаются подоходным налогом.

На заводе я была ознакомлена со сметой представительских расходов на 2001 год, подписанной главным бухгалтером и директором предприятия. (см. Приложение 10).

На примере одного авансового отчета проследим организацию бухгалтерского учета расчетов  подотчетными лицами на заводе. Возьмем авансовый отчет Свирина Евгения Александровича табельный номер 40073. К авансовому отчету приложены документы:

                    служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма № Т-10а); (см. Приложение 11)

                    командировочное удостоверение (унифицированная форма № Т-10); (см. Приложение 12)

                    авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1); (см. Приложение 13)

                    проездной документ;

                    счета за гостиницу с кассовыми чеками;

                    товарный чек с кассовым чеком;

В командировочном удостоверении указано:

                          фамилия, имя, отчество работника – Свирин Евгений Александрович;

                          наименование профессии – ведущий инженер;

                          место назначение – г. Москва, Мытищи;

                          цель командировки – решение технических вопросов;

                          длительность командировки – 15 дней, не считая времени нахождения в пути;

                          отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытия из них и прибытия в место постоянной работы.

В командировочном удостоверении имеются все подписи и печати, выставлен номер и дата составления документа.

В служебном задании указано:

                          фамилия, имя, отчество работника;

                          табельный номер;

                          структурное подразделение;

                          наименование профессии;

                          место назначение: город, организация – НИИА;

                          дата: начало и окончание командировки;

                          срок командировки;

                          задание: 1. Участие в ГИ изделия Т- 231 – 03; 2. Посещение выставки;

                          заключение о выполнении задания: задание выполнено;

                          подписи: руководителя структурного подразделения, работника, руководителя организации.

В ходе проверки служебного задания были выявлены следующие замечания:

-     отсутствует номер документа;

-     не указана дата составления служебного задания;

-     не имеется расшифровка ни одной из подписей.

При просмотре авансового отчета Свирина Е. А. Обнаружены следующие недостатки и ошибки:

-     не указано наименование организации;

-     нет номера авансового отчета;

-     отсутствует дата;

-     не указана сумма к утверждению;

-     нет ни должности, ни расшифровки подписи, утверждающего сумму, выдаваемою в подотчет;

-     нет бухгалтерских записей: не указана корреспонденция счетов и сумма;

-     не указано количество приложений к документу;

-     отчет не проверен главным бухгалтером: нет ни подписи кассира, ни подписи главного бухгалтера;

-     на оборотной стороне авансового отчета не указана сумма расхода принятая к учету;

-     нет корреспонденции счетов;

-     не имеется расшифровки подписи подотчетного лица.

Многие из этих ошибок встречаются и в других документах по расчетам с подотчетными лицами. (Приложение 14).

3.3. Система внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.

В данный момент никакого отдела внутреннего контроля на заводе не имеется, до определенного времени ревизионный отдел существовал, но за неимением средств содержать его был упразднен. По результатам моих разговоров с главным бухгалтером, бухгалтерами подразделений практически никакого внутреннего контроля за ведением отдельных отраслей учета не ведется, что может содействовать неправильному ведению бухгалтерского учета, злоупотреблению своим служебным положением. Рассматриваемое предприятие подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке, которой, как считает главный бухгалтер, вполне достаточно, аудиторская проверка проводилась в начале 2002 года по всему заводу, результаты этой проверки – конфиденциальная информация и разглашению не подлежит. Аудиторскую проверку проводила московская фирма «РОСЭКСПЕРТИЗА», само заключение составило два тома.

Проведенная проверка деятельности ОАО «КЗАЭ»  показала, что предприятие  ведет свою деятельность в соответствии с учредительными документами, на основании Устава согласно выданной ему лицензии. Разработанная учетная политика соответствует необходимым правилам по ее формированию [8]. Однако хотя в ней и содержатся номера счетов синтетического учета по основным показателям, необходимо разработать и составить полный рабочий план счетов по ведению бухгалтерского учета. Деятельность предприятия построена на работе с использованием первичной документации, бланки которой изготавливаются на типографском участке .

После моего ознакомления с ведением бухгалтерского учета на заводе, я могу сделать вывод, что внутренний контроль практически отсутствует:

                    Нет контрольно-ревизионной службы

                    График документооборота существует лишь на бумаге

                    От главного бухгалтера не поступает ни каких инструкций по ведению учета по той или иной отрасли бухгалтерского учета

                    Нарушаются сроки подачи авансового отчета

                    Выдаются деньги лицам, не отчитавшимся за ранее получаемые денежные средства

                    Отсутствует список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию

                    Имеются исправления в кассовых документах

Заключение

В результате проделанной работы была раскрыта тема аудита расчетов с подотчетными лицами. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится на основе первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.

В работе также были проанализированы различные методы получения аудиторских доказательств при аудиторской проверке расчетов с подотчетными лицами для выявления типичных ошибок, допускаемых в данной области бухгалтерского учета. К таким методам относятся: наблюдение или участие в инвентаризации; наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций; устный опрос; получение письменных подтверждений; проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц; проверка документов, подготовленных на предприятии клиента; проверка арифметических расчетов; анализ.

Для улучшения работы бухгалтерии, т.е. уменьшения вероятности возникновения ошибок, недостач, воровства, преувеличения полномочий необходимо, по моему мнению, восстановить ревизионный отдел, существующий ранее, или хотя бы улучшить контроль со стороны главного бухгалтера. Неотъемлемым условием успешной работы любой бухгалтерии – правильная организация документооборота, а для этого следует ознакомить весь персонал с графиком документооборота, а как уже говорилось выше на заводе он лежит в папочке, которую очень сложно найти, следовательно можно предположить, что мало кто имеет к нему доступ. Следовало бы вывесить его на каком-либо стенде, или снабдить различные подразделения бухгалтерии копиями графика документооборота.

Так же следовало бы оформлять приказом увеличение или уменьшение денежных сумм выдаваемых под отчет, выдавать инструкции по ведению бухгалтерского учета, т.к. из моих наблюдений я сделала вывод, что бухгалтер не всегда знает, какой документ он может принять в качестве оправдательного, а кокой – нет.

Следовало бы усилить контроль за выдачей подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы, т.к. при просмотре лицевых счетов, мною было выявлено, что за многими подотчетными лицами числятся денежные средства еще с 2001 года, а в этом году им уже выдавались новые суммы.

Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятии при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большниство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми организациями являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установелнные лимиты и другие.

Зачастую в результате указанных нарушений на затраты списываются необоснованные суммы, занижается налогооблагаемый доход, происходит скрытие платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу.

В заключении своей работы хотелось сделать бы вывод, что внутренний аудит, осуществляемый, в отличие от внешнего, работниками предприятия и предназначенный для внутрихозяйственного контроля финансового состояния, источников затрат, выявления резервов и обеспечения администрации рекомендациями по повышению эффективности экономики организации, оказал более действенную помощь руководству для  принятия правильных решений.

Я не согласна с мнением главного бухгалтера завода, что внешнего аудита достаточно, т.к. внешний аудит более поверхностный, а внутренний же аудит учитывает специфику предприятия и его непубликуемые формы отчетности (документы). Внешний аудит осуществляется периодически  (один, два раза в год), внутренний – гораздо чаще, что существенно повышает эффективность деятельности структурных подразделений предприятия.

Цель внутреннего аудита заключается в том, чтобы помочь работника организации эффективно выполнять свои обязанности. Для этого внутренний аудит предоставляет руководству данные анализа, оценки, рекомендации, советы и информацию о проверяемых объектах.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности функционирования предприятия неизбежно связано с рисками непроизводительных потерь. К финансовым рискам предприятия наряду с естественными рисками убытков в процессе деятельности относятся также риски убытков из-за ошибок и злоупотреблений на самом предприятии – как из-за хищений, порчи ценностей, недополучения доходов, так и из-за нарушений  порядка учета и искажения финансовой отчетности и налоговых деклараций.

Список использованной литературы

1.       Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая и вторая. – М.: НОРМА-ИНФРА, 1999.

2.       Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть первая от 31.07.98., № 147-ФЗ. – М., 1998.

3.       Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 г. №118-ФЗ. – М., 2000.

4.       О бухгалтерском учете. Федеральный закон от 21.11.96 г., №129-ФЗ. – М., 1996.

5.       Об аудиторской деятельности. Федеральный закон РФ от 20.07.01.

6.                 "О нормах и порядке возмещения расходов при направлении работников предприятий, организаций и учреждений для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути на территории Российской Федерации". Постановление Минтруда РФ от 29.06.94 N 51 (ред. от 15.06.95)

7.                 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах". Письмо Минфина РФ от 12.05.92 N 30

8.                 "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу". Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ

9.       "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств". Письмо Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами". Указание ЦБ РФ от 07.10.98 N 375-У

10.  Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Приложение к приказу Минфина РФ от 13.06.95 г., № 49.

11.  О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер отнесения этих расходов на себестоимость продукцию (работ, услуг) для целей налогообложения и порядке их применения. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 15.03.2000 г., № 26н.

12.  О нормах расходов для федеральных государственных служащих на служебные командировки в пределах Российской Федерации. Указ Президента Российской Федерации от 24.11.1995 г., № 1177.

13.  О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на прибыль предприятия и организации. Инструкция министерства РФ по налогам и сборам от 15.06.2000 г., № 62.

14.  Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации. Приказ Министерства Финансов Российской Федерации от 13.08.1999 г., № 57н.

15.  Об исчислении представительских расходов и расходов на рекламу в организациях торговли для целей налогообложения. Письмо Государственной Налоговой Службы Российской Федерации от 16.07.1996 г. № ПВ-4-13/52н.

16.  Об оплате командировачых расходов. Письмо Центрального Банка РФ от 20.09.1999 г., № 278-Т.

17.     Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Инструкция от 4.10.1993г. №18 (в ред. письма ЦБ от 26.02.96 № 247). 

18.  План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и инструкции по его применению. Утверждены приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н.

19.  Положение о составе затрат по производству и продажи продукции (работ, услуг), включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг), и о порядке формирования финансовых результатов, учитываемых при налогообложении прибыли. Постановление Правительства РФ от 05.08.92. №552 (с изменениями и дополнениями). – М.: Издательское объединение «Юрайт», 1997.

20.  Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации». Утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.99г., № 43н.

21.                 Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации». Утверждено приказом Минфина РФ от 06.05.99 г. № 33н.

22.  Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации». Утверждено приказом Минфина РФ от 09.12.98г., № 60н.

23.  Положение по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ. Утверждено приказом Минфина РФ от 29.07.98 г., №34н.

24.            Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации». Утвержден Решением овета Директоров Центрального Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, в ред. от 26.02.96 г.

25.  Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Аудит в условиях компьютерной обработки данных». Одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 22.01.1998г. Протокол № 2.

26.  Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Аудиторские доказательства». Одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 25.12.1996 г. Протокол № 6.

27.  Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Изучение и использование работы внутреннего аудита». Одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 27.04.1999 г. Протокол № 3.

28.  Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита». Одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 25.12.1996 г. Протокол № 6.

29.  Правило (стандарт) аудиторской деятельности «Оценка риска и внутренний контроль. Характеристика и учет среды компьютерной и информационной системы». Одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации 11.07.2000г. Протокол № 1.

30.            Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 476с.

31.            Барышников Н.П. Организация и методика проведения общего аудита.-  М.: Информационно-издательский дом «ФИЛИНЪ», 1996. – 424с.

32.            Безруких П.С. Бухгалтерский учет. – М.: Бухгалтерский учет, 1996.-576с.

33.            Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб, 1997

34.            Воронов В.В. и др. Общий аудит. Законодательная и нормативная база, практика, рекомендации и методика осуществлени — М.: Международная школа управления «Интенсив» РАГС, Издательство «ДИС», 1997 г. — 544 с.

35.            Забрамная Е.Ю., Чепуренко А.В. Комментарий к Положению о составе затрат. – 2-е изд., испр. И доп. – М.: Главбух, 2000. – 144 с.

36.            Камышанов П.И. Практическое пособие по аудиту. – М.:ИНФРА-М, 1996. – 522с.

37.            Ковалева О.В., Константинов Ю.П. Аудит. Учебное пособие – М.: «Издательство ПРИОР», 2000. – 272с.

38.            Макальская М.Л., Денисов А.Ю. Самоучитель по бухгалтерскому учету: Учебное пособие. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 1999. – 496с.

39.            Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами// Главбух — 1998 — № 9

40.            Подольский В.И. Аудит. Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1997.–432с.

41.            Сотникова Л.В. Внутренний контроль и аудит. Учебник / ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000. – 239с.

42.            Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит : Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 1995. – 240с.