Контрольная работа по «Бухгалтерские информационные системы»

    На  крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управленческому и финансовому учету.

    На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующие между собой.  Применение АРМ для обработки данных непосредственно на рабочих местах специалистов различных уровней учета обеспечивает минимальное использование бумажных носителей, достоверность и полноту информации.

    АРМ организованы по функциональным участкам, каждый из которых связан или с первичным учетом (материалов, готовой продукции, табельным учетом), или с определенным объектом бухгалтерского учета, а также со сводным учетом и составлением отчетности, планированием и анализом, а также внутренним аудитом.

    При выделении функциональных участков необходимо учитывать, что каждый участок должен отвечать следующим требованиям: располагать своим набором хозяйственных операций и проводок, иметь свое, возможно пересекающееся с другими участками, подмножество плана счетов, иметь свои, присущие только ему, первичные документы и отчетные формы. Также необходимо учитывать конкретные условия, сложившиеся на предприятии, и особенности учетной политики. Для каждого АРМ или группы АРМ разрабатывается самостоятельный программный модуль. Организованная таким образом БУИС представляет собой открытую модульную систему, для которой характерна возможность добавления и удаления ее компонентов (АРМ). Это важно, потому что при разработке БУИС добавляемые со временем модули не должны вызывать перестройку всей системы. Сопоставимость информации различных АРМ обеспечивается за счет создания единого фонда нормативно-справочной информации (НСИ).

    В зависимости от используемых средств организационной или вычислительной техники обмен информацией между отдельными АРМ в БУИС может осуществляться с помощью магнитных носителей (дисков), по сети, а также посредством модемной связи.

    Существует  два способа учета на крупном  предприятии. Первый способ обеспечивает ведение учета по отдельным участкам каждого уровня. Баланс формируется за отчетный период путем слияния данных, получаемых на различных участках (файлов проводок).

    Второй  способ наряду с ведением бухгалтерского учета по всем участкам позволяет получать оперативную информацию о текущем состоянии дел на предприятии. При таком способе обработки учетных данных удаленные АРМ, находящиеся на первом уровне (первичный учет), связаны с АРМ второго уровня (управленческий учет) электронной почтой через модемы. АРМ второго и третьего (финансовый учет) уровней взаимодействуют в сети через каналы связи. Единицей обмена данными между АРМ служит файл, состоящий из множества проводок. В процессе такого обмена результирующие файлы обновляются непрерывно по мере совершения хозяйственных операций. Таким образом, каждый уровень предусматривает  переработку исходной информации,  получение  результирующих данных и передачу их в автоматизированном режиме на более высокий уровень.

    На  первом уровне (первичный учет) с помощью АРМ работников, ведущих первичный учет, выполняются сбор, регистрация, накопление и частичная обработка первичной информации,  возникающей в производственно-хозяйственных подразделениях предприятия (цехах, складах, подразделениях). На этом уровне функционируют АРМ по учету материальных ценностей, ведение табельного учета и учету готовой продукции на складе.

    Рис. 1. Схема взаимосвязи и распределения АРМ по уровням учета в БУИС на крупном предприятии

    Полученные  на каждом участке результирующие данные на основе модемной связи поступают на второй уровень − управленческий учет, который характеризуется трудоемкими ручными операциями, а также большими объемами учетных номенклатур. На этом уровне данные первичных документов и информация, полученная по электронной почте с нижнего уровня, регистрируются и группируются в системе синтетических и аналитических счетов. Для этого сведения об остатках хозяйственных средств и их источниках, а также данные текущих хозяйственных операций отражаются в различных учетных регистрах. На втором уровне функционирует группа АРМБ (по учету материальных ценностей, основных средств и нематериальных активов, труда и заработной платы, финансово −  расчетных операций, готовой продукции и ее реализации, затрат на производство). Она формирует результирующие данные, отражающие все хозяйственные операции предприятия в стоимостной оценке, в виде файлов бухгалтерских проводок. Эта  информация передается на более высокий третий уровень обработки данных − финансовый учет, где организуются АРМ сводного учета, финансового анализа и планирования, а также внутреннего аудита.

    С помощью АРМ сводного учета на основе данных аналитического и синтетического учета, поступающих по каналам связи с нижних уровней, формируются Главная книга, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах и другие учетные регистры синтетического и аналитического учета. АРМ  финансового  анализа  и  планирования обеспечивает финансовый анализ и планирование, позволяющие формировать аналитическую информацию для принятия решений, а также предоставлять руководству оперативную информацию. К такой информации относятся показатели себестоимости, прибыли, состояние расчетного и других счетов, дебиторской и кредиторской задолженности, различные экономические показатели, динамика их движения в виде таблиц и графических диаграмм, результаты анализа, прогнозы, сведения о сотрудниках. Вся эта информация может быть получена по запросу в любой момент времени.

    АРМ внутреннего аудита позволяет отслеживать изменения в системе бухгалтерских стандартов, анализировать хозяйственную ситуацию и законодательство, вырабатывать предложения по учетной политике, регулированию издержек и рациональному построению инвестиционной политики, осуществлять налоговое планирование.

    В целом данные финансового учета используются в планировании и прогнозировании экономики предприятия, в финансовом менеджменте, в экономическом анализе всей информации предприятия. В результате функционирования БУИС формируются объективные данные, которые необходимы руководству для принятия решений. Эти решения влияют на сохранение финансового равновесия, на выбор наиболее эффективных направлений производственной и коммерческой деятельности для получения стабильной прибыли и рентабельности в условиях рынка.

    На  крупных предприятиях чаще всего  используются следующие пакеты программ: «Галактика», «Парус», «БЭСТ», «Флагман» и т.д.

    1.4. БУИС на предприятиях малого и среднего бизнеса

    При создании БУИС на небольших предприятиях использование ПЭВМ позволяет автоматизировать все процедуры по обработке информации на рабочем месте бухгалтера.                 Главное меню программного комплекса по автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях состоит из следующих основных модулей:

• учетные журналы;
• справочники;
• ведомости;
• настройка;
• сервис.

      Существует несколько подходов к автоматизации бухгалтерского учета при создании таких БУИС. Это связано с тем, что небольшие предприятия с простой и слаборазвитой структурой не требуют ведения управленческого учета как отдельной подсистемы.

    При первом подходе создается система, автоматизирующая только финансовый учет. Такая БУИС относится к классу мини-бухгалтерий. Как правило, бухгалтерский учет в этой системе ведется одним человеком  − бухгалтером.

    При втором подходе кроме финансового учета частично автоматизируется управленческий учет. В этом случае бухгалтерский учет ведут два человека (бухгалтер и его помощник) либо на одном рабочем месте путем разграничения доступа, либо на двух рабочих местах.

    Автоматизация финансового и управленческого учета достигается при третьем подходе. В такой системе при значительных объемах обрабатываемой информации используется многопользовательский режим, т.е. несколько компьютеров, каждый из которых рассматривается как отдельное рабочее место бухгалтера, объединяются в локальную сеть.

    Выбор подхода зависит от типа предприятия и его размеров. В отличие от крупных предприятий на небольших предприятиях основное внимание уделяется  ведению  финансового  учета, который по трудоемкости и значимости занимает главное место. Он направлен на обобщение и синтез учетной информации. Ведение же учета по отдельным участкам, например, таким, как учет труда и заработной платы, учет готовой продукции и ее реализации, учет основных средств и нематериальных активов, учет материальных ценностей, сводный учет и дp., осуществляются посредством применения отдельных программных модулей (блоков). С использованием принципа конструирования создается единый программный комплекс, который ориентирован на пользователя-бухгалтера и охватывает все рутинные и трудоемкие учетные работы. Основная роль бухгалтера в этих условиях сводится к правильности оформления хозяйственных операций, принятию решений, анализу и контролю правильности формирования отчетной документации.

    На  малых предприятиях чаще всего используются следующие БУИС:«1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо Бухгалтер» и др.

    На  средних предприятиях пользуются спросом  «Парус», «БЭСТ», «Галактика» и др.