Документальное  оформление расхода  материальных запасов

 

      Расход  материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют  лимитно-заборными картами.

      Они выписываются в двух экземплярах  и, как правило, сроком на один месяц. Один экземпляр вручают цеху-получателю, другой - складу.

      Отпуск  материалов со склада производят в  пределах установленного лимита.

      Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материалов на складе) оформляют выпиской отдельного акта-требования на замену (дополнительный отпуск) материалов.

      Для учета движения материальных ценностей  внутри организации применяют накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов.

      Отпуск  материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону.

      В небольших организациях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами.

      Фактически  израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или  отчетах о выпуске и реализации готовой продукции.

      Акты  составляются, как правило, подекадно. После утверждения руководителем  организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

      Документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации.

Учет  производственных запасов  в бухгалтерии

 

      Первичные документы, полученные со складов, подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления.

      Бухгалтерия устанавливает тождественность  данных центральных складов и  кладовых цехов и участков о внутренней переброске материалов.

      После того как документы проверены, они  комплектуются в пачки по их однородности (видам) и при сопроводительном ярлыке сдаются на машиносчетную установку.

      С согласия материально-ответственных  лиц карточки складского учета для  обработки на машиносчетной установке  картотеки ежемесячно не позднее 1-го числа месяца, следующего за отчетным (после выведения на них остатков материалов на конец месяца), передаются со складов на эти установки в  сроки, установленные графиком.

      Для того чтобы обеспечить своевременное  оформление выдачи материальных ценностей  со складов, необходимо осуществить  передачу карточек для обработки  их в вечернюю смену работы машиносчетной  установки.

      Первичные документы подвергаются таксировке с помощью вычислительной техники.

      В необходимых случаях может производиться  двойная (параллельная) таксировка.

      Таксировка  делается по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному  документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с  учетом возврата) по каждому номенклатурному  номеру.

      Также общее количество расхода за месяц  таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

      При обработке карточек складского учета  на машиносчетной установке таксируются  все карточки (при варианте обработки  с их таксировкой).

      Контроль  таксировки первичных документов и  карточек на вычислительных машинах  проводится с помощью сальдово-сличительных ведомостей или контрольно-таксировальных табуляграмм.

      Порядок такой обработки и контроля таксировки устанавливается типовыми проектами  механизации учета материалов.

      При использовании ЭВМ составляются табуляграммы обобщенных данных о заготовленных  предприятием (стройкой) материальных ценностях, материальных ценностях, находящихся  в пути, неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости  от учетных цен и др.

      Эти табуляграммы используются для соответствующих  бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме  того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства  и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетами с поставщиками.

      Для увязки данных аналитического и синтетического учетов материалов применяются следующие  табуляграммы: заготовления и приобретения материалов и выявления транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций (или отклонений фактической себестоимости от плановых цен), составляемая в разрезе соответствующих групп или видов материалов; сальдово-сличительная или оборотная ведомость, составляемая в разрезе номенклатурных номеров по количеству и сумме.

      Порядок разработки и составления указанных  табуляграмм устанавливается типовыми проектами механизации учета  материалов.

      Если  обработка документов осуществлялась вручную или с помощью вычислительных клавишных машин, то вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов (кладовых и  других мест хранения), групп и номенклатурных номеров материалов.

      Картотека этих документов используется для справок  и выверки аналитического сортового  учета и составления отчетности. В отделах снабжения никакого сортового учета движения материальных ценностей, дублирующего складской  учет, вестись не должно.

      На  первых экземплярах первичных документов бухгалтерией проставляются учетные  шифры видов операций, поставщика.

      Потом эти документы группируются по видам  операций, источникам поступления или  направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие  регистры синтетического учета.

      После разметки первые экземпляры первичных  документов передаются соответствующим  исполнителям: приходные документы  с приложенными к ним счетами-фактурами, накладными и иными для учета  приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы - для учета затрат на производство и калькуляции и др.

      Синтетический учет движения материальных ценностей  при обработке документов вручную  или с помощью вычислительной техники должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих  синтетических счетах, субсчетах, а  внутри их - по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов. В таких  случаях суммы оборотов по группам  материалов записываются в накопительные  ведомости синтетического учета, которые  ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе  синтетических счетов и субсчетов  и групп материалов (по учетным  ценам).

      Формы накопительных ведомостей устанавливаются  министерствами и ведомствами при  утверждении инструкций по учету  материалов.

      Периодически  либо в конце отчетного месяца итоговые данные (по приходу и расходу) накопительных ведомостей записывают в учетные регистры.

      При журнально-ордерной форме учета  эти данные записывают в соответствующие  разделы ведомости N 10 "Движение материальных ценностей (в денежном выражении)". На стройках ведомость N 10-с заполняется  по данным соответствующих первичных  документов и материальных отчетов  прорабов.

      Итоговые  данные ведомости N 10 по поступлению  и выбытию материалов по учетным  ценам и с учетом сумм транспортно-заготовительных  расходов (включая наценки снабженческих  организаций) или отклонений фактической  себестоимости от плановых цен должны быть сверены с соответствующими данными журналов-ордеров N 6, 10, 10/1, 10-с  и др.

      По  окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов бухгалтерия должна определить:

      1) остатки материалов в пути  и материалов, не вывезенных со  складов поставщиков;

      2) данные о неотфактурованных поставках;

      3) остатки задолженности поставщикам  по не оплаченным в срок  расчетным документам.

      Эти учетные данные необходимы для принятия мер по розыску непоступивших  грузов, затребованию счетов-фактур от поставщиков, для оплаты задолженности  поставщикам, а также для отражения  в бухгалтерском балансе.

      Предприятия и стройки проводят инвентаризацию сырья и материалов в порядке  и сроки, которые устанавливаются  Положением о бухгалтерских отчетах  и балансах и Основными положениями  по инвентаризации.

      В целях осуществления систематического контроля за сохранностью государственных  ценностей должны проводиться контрольные  выборочные проверки остатков отдельных  видов материалов в натуре. Эти  проверки проводятся комиссией, назначаемой  руководителем предприятия (стройки), и оформляются в соответствии с Основными положениями по инвентаризации.

      Выявленные  недостачи и излишки материалов отражаются на карточках складского учета, а после рассмотрения и  утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские  записи.