Документация хозяйственных операций

     3. Бухгалтерского оформления - документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.

     Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские  справки о допущенных

ошибках.

     4. Комбинированные - документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.

     Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная  ведомость на оплату труда.

     4.2. По содержанию  хозяйственных операций:

     1. Материальные - документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей

     Пример: приходный ордер 

     2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

     Пример: платёжное поручение 

     3. расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура

     4.3. По порядку составления: 

     1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.

     2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

           -5-

     4.4. По способу отражения  операций:

     1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

     Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

     2. Накопительные - документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

     Пример: табель рабочего времени 

     4.5. По месту составления: 

     1. Внешние - документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

     Пример: счёт-фактура 

     2. Внутренние - документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

     Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный  кассовый ордер.  

     5. Оформление и проверка  первичных учетных  документов  

     Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

-6-

     В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные

учетные документы по ним могут быть приняты  к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

     Правильно оформленные документы принимает  бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют  и используют для записей в  регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

     1. Устанавливается законность хозяйственной операции.

     2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям,  проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность  составления и предоставления  в бухгалтерию. 

     3. Правильность арифметических подсчётов.

     Неправильно оформленные документы возвращаются для исправления или задерживаются  для выяснения обстоятельств.

     Проверенные и принятые документы обрабатываются:

     · группировка по однородным операциям 

     · таксировка, т.е. денежное измерение

     · контировка, т.е. проставление корреспондирующих  счетов

     В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

     6. Вся информация первичных документов  после их проверки группируется  и записывается на бухгалтерских  счетах в определённом порядке.  Документы, где регистрируются  бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами.

-7-

     Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения  учётных записей по хозяйственным  операциям.  

         6. Учетные регистры 

     6.1 Классификация учётных  регистров: 

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

     А) хронологические - данные первичных  документов регистрируют в 

     порядке их поступления в бухгалтерию 

     Пример: кассовые книги, регистрационные журналы 

     Б) систематические - производится группировка  хозяйственных операций по

     однородным  признакам.

2. По  объёму и содержанию регистры  делятся на:

     А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в денежном измерении  в обобщённом виде

     Пример: Оборотная ведомость 

     Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении.

     В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и аналитический  учёт.

     Пример: журнал-ордер №6

3. По  форме построения 

     А) односторонние - все записи на одной  стороне листа 

     Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

     В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По  внешнему виду 

     А) бухгалтерские книги - скреплённые  и сшитые в брошюру листы.

     Б) карточки - таблицы на бланках из картона и т.п.

     В) свободные листы - таблицы со специальным  графлением для 

синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

           -8-

     Г) машинные носители информации - машинограммы.

     В последнем случае организация обязана  изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

     6.2. особенности хранения учетных регистров

     При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

     "Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности  является коммерческой тайной, а  в случаях, предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

     Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Украины.

     Обработанные документы систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится нумерация документов. На обложке указывается количество документов. После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

     Требования  главного бухгалтера по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

     Решением  Госналогслужбы Украины от 27 июня 1996 года минимальный срок  

-9-

хранения  целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным  законом "О бухгалтерском учёте" минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

     При изъятии первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие  мотивирующего постановления должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

     При использовании автоматизации в  бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

     Информация, которая находит отражение в  учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться  с наименьшими затратами труда  и времени.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                            -10-