Документ как элемент метода бухгалтерского учета

1. на просвет;
2. с помощью копировальной бумаги;
3. передавливанием штрихов заостренным предметом с последующей обводкой следов давления с помощью веществ, обладающих копирующей способностью (изготовление промежуточного клише);
4. фотопроекционным способом;
5. при помощи сканера.

Для подписей, изготовленных  указанными способами копирования (кроме двух последних), характерны извилистость штрихов и угловатость овалов.

При копировании  на просвет с помощью чертежного аппарата (пантографа) на документе  можно различить карандашные  штрихи, нанесенные при предварительной подготовке.

Поддельная подпись, полученная фотографическим  способом или при помощи сканера, полностью совпадает с оригиналом. Таким образом обычно изготавливают факсимиле. Многие признаки поддельных подписей рассматриваемого вида можно обнаружить при осмотре документа с помощью лупы, микроскопа. Штрихи таких подписей имеют микроструктуру специфичную для каучуковых, полимерных или металлических клише. Во всех случаях, устанавливая подлинность подписи, ее рекомендуется сравнивать с образцами подписи лица, от имени которого она выполнена.

Печать. Основными способами подделки оттисков печати или штампа являются:

1. рисовка печати на самом документе;
2. получение оттиска с помощью самодельного клише;
3. перекопирование подлинного оттиска печати или штампа

с подлинного документа.

Замена  фотографий и листов. Замена фотографий в большинстве случаев производится в документах, удостоверяющих личность (паспорт, пропуск, военный билет, удостоверение, водительские права и т. д.). Наиболее распространенными приемами подделки являются:

1. полная замена фотографии;
2. монтаж фотоснимка (на документе оставляется часть прежней фотографии с имеющимся на ней оттиском печати, а к ней подклеивают другую фотографию);
3. нанесение на подложку старой фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии. Замена листов встречается при подделке трудовых книжек,

паспортов и иных документов, состоящих  из нескольких листов. На замену листов в документах указывают различия в оттенках, качестве бумаги, типографском оформлении разных листов одного документа; нарушение нумерации страниц; несовпадение серии и номера листов документа, размеров и конфигурации краев листов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Классификация регистров бухгалтерского учета

В соответствии с п. 19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, которая находится в принятых к учету первичных документах, для отражения на синтетических счетах бухгалтерского учета, а также в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

На основании Положения по ведению  бухгалтерского учета и отчетности можно утверждать, что хозяйственные  операции должны отражаться в регистрах  бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности является коммерческой тайной предприятия.

Лица, которые имеют доступ к  информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, должны хранить коммерческую тайну. За разглашение коммерческой тайны они, как правило, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Учетные регистры бухгалтерского учета по характеру  регистрации в них учетных данных делятся на:

1. хронологические (предназначены для последовательной записи операций по мере их совершения и выполняют контрольную функцию);
2. систематические (предназначены для классификации хозяйственных операций по видам средств и характеру хозяйственных процессов).

По объему учитываемых  сведений делятся на:

1) синтетические регистры (отражают и контролируют хозяйственные операции в обобщенном виде по группам средств);

2) аналитические регистры (отражают специфические особенности и отдельные виды хозяйственных операций).

По внешней  форме делятся на:

1. книги;
2. свободные листы;
3. карточки.

По построению в них реквизитов делятся на:

1. односторонние;
2. двухсторонние;
3. табличные.

Связь учетных регистров  необходима для автоматизации формирования бухгалтерских проводок в процессе ввода сведений об операции. Эта взаимосвязь обеспечивает многократность изменения хозяйственной операции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 Внесение исправлений в первичные учетные документы

Согласно п. 16 Положения по ведению  бухгалтерского учета, внесение исправлений  в кассовые и банковские документы  не допускается. Поэтому при обнаружении  в них ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься  к исполнению и должны быть составлены заново. В остальные первичные  учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений. При этом исправление производится в следующей последовательности:

1. зачеркиваются внесенные в документ неверные сведения;
2. рядом с зачеркнутой делается верная запись;
3. рядом или на полях документа делается запись «Исправлено на (полностью воспроизводится текст вновь внесенной записи)»;
4. лицо, внесшее исправления, подписывается под записью «Исправлено на...» и ставит дату исправления;
5. документ под внесенными исправлениями еще раз подписывают все лица, подписавшие его с ранее сделанной записью;
6. лица, подписывающие документ после внесения в него исправлений, одновременно ставят вторую подпись под записью о внесении исправлений.

Невыполнение любого из перечисленных  выше действий в последующем может  привести к проблемам с определением, кто и что имел в виду, подписывая этот документ, и какая именно операция фактически была совершена.

Исправление записей  на счетах бухгалтерского учета

При выявлении фактов неправильного  отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета составляется бухгалтерская справка об исправительных проводках. Порядок составления такой справки нигде не регламентирован. Никакими нормативными документами не предусмотрена обязательность ее составления.

Исправительные записи в бухгалтерском  учете производятся одним из следующих  способов:

1. неправильно сделанная в предыдущем периоде бухгалтерская запись сторнируется и производится правильная запись;
2. производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах бухгалтерского учета;
3. делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета к такому состоянию, какое было бы в случае первоначально правильного отражения операции (по ошибкам, выявленным по прошлым отчетным годам). Основанием для таких действий является не только процесс

совершения хозяйственной  операции, но и выявление неправильного отражения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Этот факт нужно обязательно зафиксировать документально (хотя никакими нормативными актами специально такие действия и не предусмотрены).

Таким образом, бухгалтерская  справка об исправительных проводках фиксирует момент неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета и, кроме этого, также обосновывает необходимость произведенных в учетных регистрах исправительных записей. Такая справка в данном случае играет роль первичного бухгалтерского документа, на основании которого производятся записи в учетных регистрах.

Такая справка должна соответствовать  требованиям, предъявляемым к первичным учетным документам, и содержать следующие сведения:

1. наименование документа (бухгалтерская справка);
2. дату составления;
3. содержание операции (подробное описание неправильно отраженной операции, содержание неверно произведенной записи, обоснование причин неверного произведения записи и способа ее исправления на счетах бухгалтерского учета, содержание исправительной записи);
4. измерители операции (в денежном и, при исправлении записей об операциях, связанных с движением товарно-материальных ценностей, натуральном выражении);
5. наименование должностей лиц, ответственных за бухгалтерский учет данной операции (гл. бухгалтер, бухгалтер), и их личные подписи.

Хранение бухгалтерских  документов

На основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее 5 лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут  быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и  налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или  другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Для правильной организации  учета и рационального использования  первичной документации необходимо знать её основные виды, назначение, характер документируемых операций, объем отражаемой информации, место  составления документа, количество отражаемых объектов в документе  и другие классификационные признаки.

Бухгалтерский учет является документальным учетом. Все его показатели основаны на документальном подтверждении  данных, обеспечивающих достоверность  и доказательность учета.

Основные требования к  содержанию и форме первичных  документов излагаются в законе «О бухгалтерском учете и отчетности»  и других законодательных актах. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной  операции или непосредственно в  момент её окончания. В каждом конкретном случае устанавливается должностное  лицо, в обязанности которого входит документирование операций, устанавливаются  сроки сдачи документов в бухгалтерию. Форма первичного документа, порядок  его заполнения, подписания и сдачи  определяется в должностных инструкциях, разрабатываемых, как правило, под  руководством главного бухгалтера.

Первичная документация играет важную роль в системе управления предприятия. Прежде всего, она является информационным фундаментом, основой  бухгалтерского учета. Благодаря первичной  документации обеспечивается сплошное, непрерывное наблюдение и отражение  в учете хода всей хозяйственной  деятельности предприятия и его  отдельных процессов - производства, снабжения, реализации. На основе этой, документально обоснованной информации можно контролировать исполнение отдельных  управленческих решений и операций, наличие, движение, сохранность средств, соблюдение расчетной дисциплины и  других вопросов.

Детальная характеристика каждой хозяйственной операции в документе  и возможность сохранить эту  документацию в архиве в течение  длительного времени создают  условия не только для текущего, но и последующего контроля за деятельностью предприятия. Этот контроль осуществляется в виде ведомственной, внутренней документальной ревизии (внутреннего аудита) вышестоящими органами в виде независимой проверки сторонней организацией по договору - внешнего аудита.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ  МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА