Бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесінің жалпы сипаттамасы

Бухгалтерлік  есептің ақпараттық жүйесінің жалпы    сипаттамасы.

           Есептік міндеттер кешені.  Эканомиканы басқарудағы өзгерістер , нарықтық қатнастарға көшу бухгалтерлік есепті ұйымдастыру мен оны жүргізуге айтарлықтай ықпал етеді. Халықаралық есеп жүйесіне көшу жүзеге асырылуда, ал мұның өзі оның әдістемесінің жаңа нысандарын әзірлеуді қажет етеді.Бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесі және оны компьютермен өңдеуді ұйымдастырудың дәстүрлі нысандары айтарлықтай өзгерді.

           Бухгалтердің жұмысы бойынша  ақпараттық жүйені жетілдірмей  және қазіргі заманғы дербес  компьютерді пайдаланбай жаңа  әдістерді игеру мүмкін емес. Кез келген эканомикалық обьектінің  қызметін басқару күрделі түрде  құрылған, құрамы кәсіпорынның, ұйымның,  фирманың қызметінің түрі мен  мөлшеріне байланысты ақпараттық  жүйеге негізделеді.

          Өндірісті дайындауды, жоспарлауды,  материалдық- техникалық жабдықтау  мен өткізуді басқару; бухгалтерлік  есепті жүргізу және бухгалтерлік  есептілікті жүзеге асыруды , даяр өнімді сату және өткізуді  басқару, сондай- ақ кадр мәселесін  шешу функциялары дәстүрлі түрде  енгізілнді. Компьютермен өңдеу  теориясында олар функционалдық  шағын жүйелер деп аталады.

           Әрбір функционалдық шағын жүйенің  белгіленген басқару функцияларын  іске асыруға арналған міндеттер  мен ақпарат кешенінің өз құрамы  бар. Мысалы, материалдық – техникалық  жабдықтаудың функционалдық шағын  жүйесінде материалға қажеттілікті  есептеу, жеткізушілермен жасалған  шарттардың орыналуы , запас бойынша  нормалары анықтау және т.б  жөніндегі міндеттердің кешенін  жеке бөліп атауға болады.

           Бухгалтерлік есептің ақпараттық  шағын жүйесінің негізі ретінде  есептеудің жекелеген учаскелері  орындайтын кешендерге біріктірілген  есептеу міндеттері жатады. Міндеттер  кешенінің белгіленген эканомикалық  маңызы бар, ол бекітілген жинақтамалы  шот жүргізеді, сонымен бірге  бастапқы және жиынтық құжаттары,  өзара байланысты есептеу алгоритімдері,сондай-ақ  нақты есеп учаскесінің әдістемелік  материалдары мен нормативтік  құжаттары болаы.

   Бухгалтерлік есептің  ақпараттық шағын жүйесіне келесі  міндеттер кешені дәстүрлі түрде  кіреді.

• негізгі құрал- жабдықтың есебі;
• материалдық құндылықтардың есебі;
• еңбектің және еңбекақының есебі;
• даяр өнімнің есебі;
• қаржы- есеп айырысу операцияларының есебі;
• өндіріске жұмсалған шығынның есебі;
• жиынтық есеп пен есептілікті жасау;

          Есептік міндеттер кешенін өзара  үйлестіру бухгалтерлік есеп  әдістемесінің өзінде, шот жүргізу  және өткізбені орындау жүйесіне  негізделген, мұнда әрбір шаруашылық  операциясы екі рет ,яғни бір  шоттың кредитінде және басқа  шоттың дебетінде көрсетіледі.Есептік  міндеттер кешенінің ақпараттық  байланыстары машина бағдарламалары  негізделген өңдеудің үш кезеңін  жеке бөлуге мүмкіндік береді.

    • Бірінші кезеңде  бастапқы есептеу жүргізіледі,  бастапқы бухгалтерлік                                                                құжаттар жасалады, ол өңделеді  және әрбір есептеу учаскесі  бойынша  талдамалы есеп тізімдемесі  жасалады.Барлық қайта өзгерту  операциялары  нақты есептеу учаскесінің  қолданбалы бағдарлама пакетінің  негізінде немесе бухгалтерлік  есептің бірыңғай бағарламасына  кіріктірілген модуліне сәйкес  орындалады.

   • Өңдеудің екінші  кезеңінде өткізбе жасалады және  ол талдамалы және жинақтамалы  шоттың әр түрлі тіркеліміне  , шот нөмірі бойынша журнал  – ордерге орналастырылады.Компьютермен  өңдеу әрбір есептеу учаскесінің  шешімі аяқталмасымен өткізбені  қалыптастыра отырып, осы процесті  толықтай автоматтандыруға мүмкіндік  береді.

  • Өңдеудің үшінші  кезеңінде жиынтық жинақтамалы  шотта; бас кітаптың есептік-  сальдо тізімдемесі, баланс пен  қаржы есептілігінің нысандары  жасалады.

Деректерді өңдеу  технологиясы және оның сатылары

Міндеттерді электрондық  өңдеу технологиясы-бұл белгіленген тізбекте орындалатын, бастапқы бухгалтерлік құжат жасалған сәттен бастап, жиынтық қаржылық есептілік жасаумен аяқталатын қатаң тәртіптелген адам-машина операцияларының жиынтығы.

Қазіргі заманғы  кезеңде  бухгалтерлік міндеттерді орталаықталған өңдеу базасында КАТ құрылады. Оның ерекшелік танытатын сәттерін қарастырайық:

• бухгалтердің иіндеттері өзінің тікелей жұмыс орнында орнатылған компьютерлерді қолданып орындауы;
• кәсіпорынның (ұйымның, фирманың) әртүрлі бөлімшелерінің экономикалық міндеттерін біріктіріп өңдеуді қамтамасыз ететін жергілікті және көп деңгейлі есептеу желісін қалыптастыру;
• ЕТ орындайтын бухгалтерлік есептеу құрамын айтарлықтай ұлғаюы;
• әртүрлі бөлімшелер үшін кәсіпорынның бірыңғай бөлінген дерекқорының құрылыуы;
• бастапқы бухгалтерлік құжаттарды машинамен қалыптастыру мүмкіндігі, бұл қағазсыз технологияға көшуге мүмкіндік береді және құжат жинау мен тіркеу жөніндегіоперациялар еңбектің жұмсалуын қысқартады;
• бухгалтерлік есептердің кешенін шешуді біріктіру;
• диалогтік режимді жүзегеасыру арқылы бухгалтерге ақпараттық-анықтамалық қызмет көрсетуді ұйымдастыру мүмкіндігі;
• жаңа біріктірілген технология өзара тығыз байланыста жобаланатын күрделі ақпараттық-технологиялық және бағдарламалық кешен. Технологиялық процесс жұмыс жобасын жасау барысында әзірленеді;

Технологиялық процесстің барлық операциялары бір жұмыс орнында жүйелі түрде  ЭЕМ-да және құрлымға сәйкес орындалады..

Есептік деректерді өңдеу технологиясы және оның сатылары

 Міндеттерді электрондық  өңдеу технологиясы – бұл белгіленген  тізбекте орындалатын, бастапқы  бухгалтерлік құжат жасалған  сәттен басталып, жиынтық қаржылық  есептілікасаумен аяқталатын қатаң  тартіптелген адам- машина операцияларының  жиынтығы.

     Қазіргі заманғыкезеңде  бухгалтерлік міндеттерді орталықсыздандырып  өңдеу базасында компьютерлік  ақпараттық технология құрылады. Оның ерекшелік танытатын сәттерін  қарастырайық.

      Бухгалтерлік  міндеттерді өзінің тікелей жұмыс  орнында орнатылған компьютерлерді  орындауы.

      Кәсіпорынның (ұйымның , фирманың) әр түрлі бөлімшелерінің  экономикалық міндеттерін біріктіріп  өңдеуді қамтамасыз ететін жергілікті  және  көп деңгейлі есептеу  желісін қалыптастыру.

      Есептеу  техникаы орындайтын бухгалтерлік  есептеу құрамының айтарлықтай  ұлғаюы.

      Әр түрлі  бөлімшелер үшін кәспорынның  бірыңғай бөлінген дерекқорының  құрылуы.

      Бастапқы  бухгалтерлік құжаттарды машинамен  қалыптастыру мүмкіндігі, бұл қағазсыз  технологияға көшуге мүмкіндік  береді және құжат жинау мен  тіркеу жөніндегі операцияларға  еңбектің жұмсалуын қысқартады.

      Бухгалтерлік  есептердің кешенін шешуді біріктру.

      Диалогтік  режимді жүзеге асыру арқылы  бухгалтерге ақпараттық – анықтамалық  қызмет көрсетуді ұйымдастыру  мүмкіндігі.

      Жаңа бріктрілген  технология - өзара тығыз байланыста  жобаланатын күрделі ақпараттық  –технологиялықжәне бағдармалық  кешен. Технологиялық процесс  жұмыс жобасын жасау барысында  әзірленеді.

      Технолгиялық  процесстің барлық операциялары  бір жұмыс орнында жүйелі түрде  ӨЭЕМ – да және құрылымға  сәйкес орындалады.

      Есепттік  міндеттерді өңдеу әр түрлі  ақпараттық массив түрлеріне  негізделеді.

      Ақпараттық  массивтің бірінші түрі бастапқы  құжаттарды жинау мен тіркеу  процестерімен байланысты. ӨЭЕМ  пайдалану кезінде олрды машинамен  қалыптастыру мүмкіндігі және  құжаттарды жасау процесі автоматтандыру  мүмкіндігі және құжаттарды жасау  процесі автоматтандыру мүмкіндігі  пайда болады. Алайда ӨЭЕМ –  дың жадындағы (дерекқорда) өзгеретін  және шартты – тұрақты ақпарат  файлдары.

       Өзгеретін  ақпарат файылдары бастапқы құжаттардың  деректерінің негізінде қалыптастырылады  және межеленген кезең ішінде  міндеттерді (мысалы, жұмыс нарядтарының, кіріс ордерлердің, жөнелтпе құжаттардың  және т.б. ауқымы)шешкенде бір  рет пайдаланылады.

      Швртты  – тұрақты ақпарат файлдары  жоба енгізілгенде бір рет  құрылады, көп рет пайлаланылады  және кезең –кезеңмен нақтыланады.  Оған әр түтлі нормативтердің  ауқымы , анықтама деректер, негізгі  құрал –жабдықтың есебі жүргізілетін  инвентарьлық карточкалар, жұмыс  істеушілердің жеке карточкалары  және т.б. жатады.

      Технологиялық  процестің барлық операциялары  бухгалтер өзінің орнында орындайтын  және орталықсыздандырып өңдейтін  жағдайда технологиялық процестің  дәстүрлі қалыптасқан кезеңдерінде  мазмұны бршама өзгереді. Барлық  операциялар бағдарлама қосылғаннан  кейін экранда дереу көрінетін  бағдарламаның мәзіріне сәйкес  орындалады. Мәзірде бағдарлама  блоктарының (модульдерінің)тізбесі  болады, онда әрбір модуль технологиялық  процестің бастапқы құжатты енгізуден  бастап жиынтық есеп жасаумен  аяқталатын белгіленген функциясын  орындайды.

      ӨЭЕМ –да  орындалатын технологиялық процесте  даярлық , бастауыш және негізгі  деп аталатын кезеңдерді жеке  бөліп атауға болады.

      Даярлық  кезеңі бағдарламаны және ақпараттық  базаны жұмысқа дайындаумен байланысты  және ол міндетті енгізуде, яғни  бастапқы кезеңде ерекше маңызды  болады. Бухгалтер машинаға кәсіпорынның  анықтама деректерін енгізеді, бухгалтерлік  шоттың жоспары мен үлгілік  өткізбелердің құрамын нақтылайды. Бөлімшелердің, кәсіпорындарды, материалдардың, сатып алушылардың және т.б.  әр түрлі анықтамалары толтырылып  нақтыланады Жоба бір рет енгізілгенде  баланстық шоттар бойынша шоттар  қолмен енгізіледі; одан кейін  олар автоматты түрде алынады.  Бұл жерде есеп айырысу кезеңін  белгілеу жөніндегі операцияларыды  орындау да қарастырылған.

      Бастапқы  кезең бастапқы құжат жинау  және тіркеу операциясымен байланысты. Бұрын айтылғандай, құжаттарды  қолмен немесе автоматтандырып  қалыптастыруға болады. Құжат енгізу  бағдарламасында келесі функцияларды  орындау қарастырылған:

• енгізілген құжаттардың тіркелімін олардың бірегей нөмірін, жазылған күні мен басқа да белгілерін тіренп жасау;
• құжатқа анықтамалық және шартты – тұрақты белгілерді автоматты түрде енгізу;
• енгізілген сандық ақпаратты алфавиттік ақпаратқа қайта өзгерту;
• шарушылық операциялар журналында өткізбелерді автоматты түрде орындау;
• қате құжаттарды алып тастау;
• қате ақпаратты бақылау және нақтылау;
• бастапқы құжатты басу;
• құжаттардың екінші данасын жасау.

   Бастапқы кезең  осы құжаттарды негізгі ауқымға  орналастырумен аяқталады. Негізгі  кезеңде бағдарламамен жасалатын  жұмыс аяқталатын кезең болып  табылады және ол әр түрлі  есептік нысан алумен байланысты. Машина негізгі кезеңді орындау  барысында дерекқордан есеп жасау  үшін пайдаланатын құрастырылған  ауқымын алуды қамтамасыз етеді.  Әрбір жұмыс ауқымы қайсы бір  негізгі сөз бойынша сортталуы  және ондағы қорытынды деректер  есептелуі тиіс. Нәтижесінде есептік  мәлімет қалыптастырып, осыдан  кейін ол «Басуға» жіберіледі.

   Сондай – ақ  деректерді машина жеткізгіншінде  мұрағаттауға және басқа АЖО  – на жіберу үшін ақпарат  қалыптастыру сияқты операцияларды  орындауға болады.

   Компьютермен өңдеудің  дамуы қазіргі заманғы кезеңде  технологиялық процестің операцияларында  қарастырылған бухгалтерлік есептің  міндеттері біріктіріледі. Бұл  жағдайда бухгалтерлік есептің  міндеттері біріктіріледі. Бұл  жағдайда бухгалтерлік есептің  әрбір учаскесін жеке АЖО –  да өңдегенде ақпарат қалыптастырылады, кейін ол біріктіріледі және  жиынтық бухгалтерлік есептілік  алу үшін бағдарламаның бас  модулі пайдаланылады.

Бухгалтерлік  құжаттар

      Кез келген  ұйымның ақпараттық жүйесі шеңберінде  құжаттар мен құжат айналымы  болады. Жоғарыда ақпарат пен  деректің ұғымы арасындағы айырмашылық  жөнінде айтылды. Ақпарат нақты  дүниенің объектілері жөніндегі  мәліметтің мазмұны мен, ал  деректер осы мәліметтерді сақтаумен  қайта өңдеу процесінде оларды  көрсету нысанымен байланысты.

Құжат – қағаз, дыбыс немесе электрондық нысанда белгіленген  ереже бойынша рәсімделген, белгіленген  тәртіптің расталған ақпараттық хабарлама.

Құжат айналымы-құжатты құрастыру, түсіндіру, қабылдау, және мұрағаттау, сондай-ақ оның орындалуын бақылау  мен рұқсатсыз қол жеткізуді  қорғау жүйесі.

Құжат ақпараттық жүйеде ақпаратты  негізгі жеткізуші болып табылады, ол қисынды байланысты деректемелерден  құрылады. Құжаттың нысаны деректемелердің  мағыналарының орналасуы мен  форматына орай анықталады.

   Ақпараттық жүйеде  құжаттар әдетте қолмен толтырылатын  құжатқа және есептеу техникасы  мен бағдарламаның көмегімен  машинамен толтырылатын құжатқа  бөлінеді.

   Құжаттың өміршеңдік  циклі құжат құрастырылатын сәттен  бастап ол мұрағатқа тапсырылған  немесе жойылатын сәтке дейінгі  уақыт аралығын құрайды. Осы  сәттердің арасында құжаттың  қозғалысы, яғни құжат айналымы  жүзеге асырылады. Құжат басқару  мақсатында өңделеді және пайдаланылады.