Как выбрать нужное программное  обеспечение?

       Разумно предположить, что для обучения и  получения первого опыта оптимальны простые, базовые версии программного обеспечения (далее ПО), имеющие уже  готовую настройку для ведения управленческого учета в части хозяйственных операций, но обладающие возможностью конфигурирования, изменения хотя бы части имеющихся настроек. Это необходимо для первоначального запуска и приобретения навыков работы с автоматизированной системой, а также развития навыков и получения первого опыта настройки ПО для решения конкретных задач. Хорошо, если для выбранного программного продукта будет существовать более сложная версия, предназначенная уже для решения реальных задач. В будущем, после освоения базового функционала, можно будет усовершенствовать свою программу, т.е. сделать "upgrade".

       Для систем среднего класса (по степени  комплексности решения задач) самым  важным является их подготовленность к решению поставленных задач. С  учетом того, что ПО должно бороться именно с проблемами и причинами их возникновения, а следствиями, функциональность программы должна предполагать усложнение и увеличение количества решаемых задач в пределах определенной зональной области. Например, если сейчас стоит задача ведения бюджета выплат, то в будущем надо предполагать ведение бюджета движения денежных средств и управления платежеспособностью в целом.

       Системы для решения комплекса задач  по информационной поддержке цикла  управления, должны быть на 20-50% избыточнее по функционалу, чем требуется в момент внедрения, надежны как в эксплуатации, так и с точки зрения поставщика и внедренца. Такие системы должны позволять вести весь список хозяйственных операций в компании, включая внутрихолдинговые, составлять всю систему бюджетов и показателей (индикаторов) финансово-хозяйственной деятельности. Гибкость таких систем должна быть максимальна, так как для российских холдингов характерно частое возникновение новых бизнесов и изменения правил управленческого учета с тенденцией к их усложнению. Здесь очень важное свойство - это ведение всего спектра хозяйственных операций с получением настраиваемых форм бюджетов, включая бюджет по балансу. Полную и актуальную информацию по текущему состоянию предприятия может представить только Баланс. Причем данный отчет должен быть построен на основании управленческой информации.

       Соответственно, система без составления всех управленческих форм отчетности с выходом  на управленческий баланс, не может, по определению, считаться оптимальной  для комплексной автоматизации управленческого учета.

      2. Практические аспекты автоматизации управленческого учета

      Рассмотрим  одну из программ по автоматизации  управленческого учета на предприятии. Программа "Русский Управляющий" предназначена для организации на предприятии внутреннего консолидированного учета. В нее вводится и хранится информация для внутреннего использования на предприятии. Программа понятна и удобна в обращении, не отягощена сложными экономическими терминами. В то же время, она предоставляет полную информацию о состоянии предприятия и результатах его деятельности в приемлемой для руководителя форме. Система учета, реализованная в "Русском Управляющем", соответствует потребностям большинства предприятий. Учет в "Русском Управляющем" можно вести одновременно в рублях и в валюте, как по одному, так и по нескольким юридическим лицам. Учет движения денег можно вести по нескольким кассам с авторизованным доступом. Разнообразные и гибкие возможности программы позволяют использовать ее и как простой инструмент учета денежных средств, и как средство автоматизации учета, для получения полной информации от финансовом состоянии предприятия.

      В "Русском Управляющем" принят ряд мер для защиты информации от несанкционированного доступа: как  посторонних лиц, так и сотрудников. Управленческий учет:

Учет  операций по кассам;

Учет  операций по расчетным счетам;

Расчеты с поставщиками и покупателями;

Расчеты с сотрудниками (подотчетниками);

Получение и отгрузка товаров, продукции, услуг;

Взаимозачеты, списание долгов;

Инвентаризация товара;

Переоценка, списание, износ имущества;

Переоценка  валюты, расчет курсовых разниц;

Определение результатов деятельности предприятия.

      Программа работает с использованием компоненты "Бухгалтерский учет", самой  распространенной из системы программ "1С:Предприятие 7.7". Она обладает открытой архитектурой, что позволяет адаптировать ее к потребностям пользователя. Благодаря популярности платформы "1С:Бухгалтерия 7.7" всегда можно найти специалистов, способных дать консультации, настроить программу и сопровождать ее. Интуитивно понятный интерфейс и простота терминологии делают программу доступной и позволяют быстро ее освоить.

      Программа "Русский Управляющий" реализует  управленческий учет, который существенно  отличается по назначению от бухгалтерского учета. Бухгалтерский учет предназначен для формирования информации, необходимой для внешних пользователей (кредиторов, инвесторов, налоговых органов). В отличие от бухгалтерского учета, управленческий учет предназначен для формирования информации, используемой внутренними пользователями  (собственниками, руководителями, сотрудниками) для организации управления предприятием. В отличие от бухгалтерского учета программа имеет следующие особенности:

единый  учет для нескольких фирм, можно  вести консолидированный учет по нескольким юридическим лицам, подчиненным одному управляющему;

нет привязки к бухгалтерскому плану счетов;

исключена аналитика в разрезах, не имеющих  значения для управления предприятием. Например, расчеты с покупателями в разрезе ставок НДС;

ведется учет сугубо для внутренних целей без привязки к каким–либо положениям и регламентам;

удобный учет операций с рублями и валютой.

     В программе не предполагается выписка  первичных документов, так как  это не является задачей Управляющего. Первичные документы выписываются бухгалтерами или менеджерами в программах «1С:Бухгалтерия», «1С:Торговля и склад», или других программах, бухгалтерского и складского учета. Вместе с тем программа полностью отражает все направления хозяйственной деятельности предприятия и позволяет анализировать деятельность и состояние предприятия. Программа может быть использована как для узкоспециальных задач, например, только для учета движения денег, так и с использованием всех ее функциональных возможностей. Причем, начав с одной задачи, можно постепенно, по мере необходимости, задействовать и другие возможности.

      Наличные  расчеты можно вести через  любое количество касс. При этом доступ к каждой кассе можно защитить паролем. Валютные и рублевые расчеты  ведутся параллельно в одной  кассе. Касса может не привязываться к конкретному юридическому лицу. Безналичные расчеты можно вести через любое количество расчетных счетов. Расчетные счета всегда привязываются к конкретным фирмам (юридическим лицам).

      

      Рис. 1. Фрагмент программы  «Русский управляющий» по учету активов  и денежных средств

      В учете отражается поступление, амортизация, списание и переоценка имущества.

      

      Рис. 2. Фрагмент программу  управляющий по учету  имущества

      Для управленческого учета не всегда важна номенклатура товара. Руководителя больше интересует, какие виды товаров приносят ему больший доход (прибыль). Программа позволяет воспользоваться одним из двух вариантов учета движения товара: суммовой учет – по видам деятельности (видам товаров) учет по номенклатуре товаров (количественный и суммовой). Задание варианта учета производится в момент первого запуска программы выбором значения параметра «Аналитика учета товаров».

      В программе в качестве источников финансирования рассматриваются капитал  и нераспределенная прибыль. Капитал. Учет капитала в программе включает в себя учет уставного и учет дополнительного капиталов. Уставный капитал определяется в момент создания предприятия решением учредителей. Дополнительный капитал формируется из финансовых средств, поступающих от финагентов (дополнительные взносы) и из прибыли при ее распределении. Прибыль, имеющаяся в распоряжении предприятия. Как правило, прибыль распределяется учредителями на две цели (части): выплата дивидендов и увеличение капитала (дополнительный капитал).

      В системе учета, реализованной в «Русском Управляющем», используются, в основном, общепринятые принципы и методы ведения учета.

      Доход от реализации фиксируется в момент отгрузки, а не в момент оплаты. Поэтому, если получены деньги за товар, но товар  не отгружен, то данная сумма является предоплатой, а не доходом. Если товар отгружен, независимо от того, оплачен он или нет, данная сумма считается доходом. Учет доходов ведется с аналитикой по видам деятельности (видам товаров и услуг).

      Учет  расходов ведется с детализацией по видам деятельности. При этом расходы могут быть как прямыми, связанными с конкретным видом деятельности, так и общими, связанными с обеспечением функционирования фирмы в целом. Общие расходы в конце месяца распределяются по видам деятельности и включаются в состав прямых расходов. Таким образом, обеспечивается сквозная аналитика по видам деятельности.

      Помимо  детализации расходов по видам деятельности по ним также ведется аналитика  по статьям расходов.

      

      Рис. 3. Схема аналитического учета по статьям  расходов

      Программа реализует учет с аналитикой по видам  деятельности и в доходах, и в  расходах. Сквозная аналитика по видам деятельности позволяет определить прибыль по каждому виду деятельности. Расчеты в рублях и в валюте. Расчеты с контрагентами и сотрудниками ведутся как в рублях, так и в валюте. В программе предусмотрено использование помимо рублей еще одной валюты. По умолчанию в качестве валюты предлагаются доллары США, обозначаемые «USD». Следует учитывать, что долги в рублях никак не отражаются на задолженности в валюте. Валютные и рублевые расчеты ведутся параллельно друг другу. В случае необходимости перевода рублевой задолженности в валютную (и наоборот) можно воспользоваться документом «Взаиморасчеты».

      Одним из основополагающих принципов, заложенных в программу "Русский Управляющий", является принцип разделения доступа  к данным. Применяются два вида ограничений:

ограничение по документам;

доступ  к кассам по паролю.

      Консолидированный учет нескольких предприятий доступен только пользователю «Управляющий». Он обладает полным доступом к анализу  и редактированию данных. Остальные  сотрудники обладают доступом только к тем данным и в том объеме, которые необходимы им по служебным обязанностям.

      

      Рис. 4. Фрагмент программы  «Русский управляющий» по ограничению прав доступа

      «Операционист»  имеет доступ к документам и отчетам, необходимым ему для учета  текучки: поступлений, расходов и т.п. При этом ему недоступны расчеты  с финагентами, начисление зарплаты, регламентные операции и отчеты по финансовому состоянию и деятельности предприятия. «Кассир» имеет доступ только к операциям по кассе и с подотчетниками. С защищенной паролем кассой сможет работать только тот пользователь, который знает пароль.

      Анализ  деятельности и состояния  предприятия. Программа снабжена набором отчетов, позволяющих подробно анализировать хозяйственную деятельность предприятия, текущее состояние и движение денег, товаров, имущества, расчетов с контрагентами, с сотрудниками. Анализ оборотов денег позволяет проанализировать откуда пришли и куда ушли деньги. Можно проверить обороты в наличных и безналичных расчетах, в рублях и в валюте, с контрагентами и сотрудниками, по всем сразу и выборочно. Так же подробно можно провести анализ расчетов с контрагентами: кто, кому, сколько и в какой валюте должен.