Автоматизация бухгалтерского учёта

Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации мы уже ясно представляем себе что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:

1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации).

Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур".

Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика".

2. Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это более современная операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество автоматизации бухучета дороже чем более современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется.

3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме.

После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается и поступать можно двумя способами:

1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой.

2. Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.

2.2.5. Этап V. Вопросы техники.

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера". То, какой компьютер Вам необходим, зависит от двух факторов:

1. Программы, которые у Вас установлены. Одни программы требуют от компьютера меньше ресурсов, другие больше, если Вы работаете под Windows, компьютер должен быть еще мощнее, если программа сетевая, то она потребует больше ресурсов, чем несетевая.

2. Количества операций, введенных в программу. Чем больше проводок введено, тем больше ресурсов требуется для их обработки. На крупном предприятии для работы какой-либо программы нужен более мощный компьютер, чем для работы той же программы на маленьком предприятии. На практике можно столкнуться с тем, что на этапе настройки программы, когда проводок не вводится вообще, она работает быстро, но через 2-3 месяца работы бухгалтерии, когда введено уже много проводок, скорость работы того же компьютера становится неудовлетворительной.

При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер будет периодически ожидать пока компьютер "переварит" введенную в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер слишком маломощен для той программы, которая на нем установлена и того количества операций, которые в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того, чтобы определить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с учетом версии программы и предполагаемого объема хозопераций дадут рекомендацию.

Когда покупается новый компьютер, то его просто покупают в нужной конфигурации и все, а вот что делать, если компьютер-то есть, но только но недостаточно мощен для устанавливаемой программы. Такое положение вещей встречается часто, поскольку компьютеры покупают практически везде и покупают уже давно, а современные программные средства требуют современных производительных компьютеров. Легко столкнуться с ситуацией, когда в этом случае бухгалтерия страдает, продолжая работать на медленном компьютере из-за того, что на покупку нового компьютера не было денег. Дело в том, что медленный компьютер очень легко улучшить до требуемого уровня, заменив его комплектующие, для чего можно обратиться в фирму, выполняющую такие услуги, называемые "апгрэйд". Если хороший компьютер стоит порядка 500-1000 долларов, то "апгрэйд" обходится на порядок дешевле.

Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд".

2.3. Процесс автоматизации.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная для предприятия программа и решены технические вопросы можно приступать к собственно работе с программой. Качественное внедрение программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить своими силами, можно заказать сторонней организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

       отсутствие опыта автоматизации;

       отсутствие времени на внедрение, поскольку бухгалтерия должна выполнять свою текущую работу, которая, как правило, и съедает весь рабочий день.

Причем, чем крупнее организация, и, соответственно сложнее процесс внедрения, тем более актуальны эти трудности. На практике попытки внедрить программу своими силами на предприятиях, где число бухгалтеров превышает 4 практически всегда приводят к "псевдоавтоматизации". Если принято решение заказывать автоматизацию у специализированной организации, то необходимо приготовиться к дополнительным денежным затратам, поскольку качественная автоматизация не может обойтись дешево так как она занимает достаточно много времени и требует квалифицированных и опытных специалистов.

Собственно процесс внедрения программы можно разбить на два этапа: этап настройки и этап обучения.

2.4. Этап настройки.

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

1. Настройка (доработка стандартного поставляемого с программой) плана счетов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. В случае внедрения больших комплексных программ настройку каждого раздела бухучета в своем отдельном модуле необходимо производить отдельно с учетом специфических особенностей. Например, в блоке по учету зарплаты придется настраивать алгоритмы расчета различных начислений и удержаний.

3. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. Примером может являться настройка формы акта на списание МБП, который должен автоматически печататься при списании МБП в эксплуатацию, в акте должна автоматически проставляться количество, стоимость и НДС по МБП, после этого должны автоматически проводиться проводки по списанию МБП в эксплуатацию, списанию НДС по МБП на расчеты с бюджетом и начислению аммортизации на МБП. В больших программах такую настройку необходимо делать также по каждому разделу бухучета.

4. Настройка (доработка стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам в соответствии с особенностями предприятия, проведенной оптимизацией бухучета и постановкой задачи. При качественной автоматизации бухучета вся ежеквартальная отчетность должна обязательно составляться автоматически, то, что бухгалтер, ведя учет на компьютере, ежеквартально по-старинке составляет отчет на бумаге и тратит на это дополнительно большое количество времени, является верным признаком "псевдоавтоматизации". Настройка форм отчетности и налоговых расчетов на реально используемый план счетов и типовые хозоперации - процесс весьма сложней и трудоемкий, при его проведении следует ввести некоторое количество стандартных на предприятии хозопераций в программу для того, чтоб потом проверять правильность настройки, сверяя составленные автоматические расчеты с ручными на таком условном примере.

2.5. Этап обучения.

По окончании настройки программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию файлов и проч., психологический барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет работать на компьютере вообще, то его можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию знакомого, владеющего компьютером, который в порядке частного общения поможет бухгалтеру освоиться за несколько дней. Дальнейшее обучение делится на две ступени:

1. Обучение первого уровня. Это обучение персонала бухгалтерии текущей работе с программой: ведению хозопераций, распечатке первичных документов, составлению учетных регистров и отчетности - словом всей ежедневной роботе. Работать на программе должен уметь каждый бухгалтер, рабочее место которого автоматизировано и работать на программе должен именно он сам, а не некий оператор-программист, бесполезный и, мало того, даже вредный посредник между бухгалтером и компьютером. Эффективной является только та автоматизация, при которой бухгалтера работают на компьютерах "в режиме реального времени", то есть если, например, требуется оформить расходный кассовый ордер, то бухгалтер-кассир вводит в программу его номер и сумму, а также код типовой хозоперации (пусть это будет выдача денег в подотчет) и программа тут же автоматически распечатывает нужный расходный ордер и вводит в журнал хозопераций проводку дебет 71 - кредит 50, получатель денег расписывается в ордере и бухгалтер-кассир сразу выдает ему деньги; все это происходит на рабочем месте кассира, на котором и установлен его компьютер с блоком кассовых операций. Именно автоматизированная работа бухгалтерии "в режиме реального времени" и является конечной целью обучения первого уровня. Зачастую этой цели добиться нелегко из-за двух обстоятельств:

       Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

       Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п.