Реформування економіки України

     Реформування  економіки України зумовило необхідність приведення вітчизняного обліку у відповідність до загальноприйнятих принципами організації, бо «нестикування» вітчизняної системи з діючою у економічно розвинутих країнах світу ускладнює інтеграцію нашої держави у міжнародну економіку, не сприяє залученню іноземних інвестицій в Україну. Тому прийнято ряд кардинальних заходів щодо методології і методики організації бухгалтерського обліку та аудиту як на підприємствах виробничої, так і торговельної сфери, а також у бюджетних і кредитних установах. В результаті відсутності інтеграції методології фінансового (бухгалтерського), управлінського (внутрішньогосподарського) таподаткового обліку і звітності маємо значне дублювання облікових записів у різних видах обліку, що привело до великої перевантаженості працівників.

     Застосування  комп'ютерної техніки вносить значні зміни до організації праці, при чому з допоміжного засобу обчислювальна техніка перетворюється на визначний фактор opгaнізацiї обліку. Ці зміни зумовлені

тим, що змінюються способи обробки даних, при яких забезпечується різна

швидкість надання звітної інформації. В  різних системах обліку (від паперової  до комп’ютерної) вона досягається, як правило, раціональною організацією облікових  даних, одноразовим їх отриманням та передачею

за всіма  напрямами. Тому актуальність дослідження  питань комп’ютеризації

обліку  та діяльності підприємства в цілому є незаперечною.

Дослідженням  проблематики цього питання вчені займаються відносно

нещодавно, оскільки стрімкий розвиток комп’ютерних технологій ми спостерігаємо лише останніми десятиліттями.

     Способи обробки облікової інформації, поділяються  на три види: паперовий, механізований і комп'ютеризований (автоматизований) в залежності від виду обчислювальної техніки, що застосовується. При цьому перші два методи об'єднуються під загальною назвою "безкомп'ютерний спосіб", маючи на увазі не перелік технічних засобів, а саме спосіб їх використання. Трактування поняття паперових систем обробки даних в Україні та, наприклад, у США не збігаються. Американські спеціалісти до паперових або ручних відносять такі системи, в яких комп'ютери та периферійні пристрої не мають між собою безпосереднього зв'язку, зокрема, системи копіювального обліку на дошках, картотеки із застосуванням карток з перфорацією, системи, побудовані з використанням бухгалтерських, обчислювальних та друкуючих пристроїв, які в українській літературі об'єднуються поняттям часткової механізації обліку та облікових робіт.

     Найпопулярнішими  є такі програмні продукти, як «1С: Підприємство»,

     «Парус-Підприємство», «Бухсофт», «Головний бухгалтер» та інші.

     Програма  «1С: Підприємство» являє собою  цілу сукупність підпрограм,компонентів, модулів настройки конфігурації. На платформі «1С: Підприємство»  створено цілий ряд програмних продуктів (наприклад, «1С: заробітна плата та управління персоналом», «1С: Бухгалтерія», 1С «Франчайзінг»), программа має ряд зовнішніх компонентів. Програма «Парус-Підприємство» має схожу структуру. Загалом принцип роботи усіх цих програм є однаковим. Можна виділити певні відмінності в тому, які саме сфери функціонування підприємства вони охоплюють. Є програми, які призначені лише для ведення обліку, тобто вони є вузькоспеціалізованими, проте, разом із тим існують програми, які включають в себе як ведення обліку, так і автоматизацію кадрової політики, певні програмні модулі для маркетологів, менеджерів та ін.

     Проте, постає закономірне питання: а чи не є така комп’ютеризація негативною для роботи підприємства? Адже облік – доволі складна інформаційна система, яку практично не можна спостерігати з позиції одного

спостерігача  в часі й просторі. Очевидно, що її розробка на рівні господарюючого суб’єкта вимагає попередньої обгрунтування  стратегії та формування концептуальних засад з врахуванням специфіки виробничо -господарської діяльності.

     Із  поширеним впровадженням комп’ютерних облікових систем певна річ

     працівники  та управлінці отримують численні переваги та виграє підприємство в цілому. Однак проблема створення або впровадження таких систем залишаться однією з найскладніших не тільки в Україні, а й у світі.

     Переваги  від впровадження комп’ютерних систем. На сучасному етапі розвитку економіки та суспільства здавалося б, що користь від інформаційних технологій є очевидною. Близько 40% підприємств зазначили, що облік у них або неавтоматизований взагалі, або автоматизовані його окремі ділянки.

     Однак, переваги від упровадження обліково-економічних систем на підприємствах можна назвати суттєвими, хоча й відрізняються за характером і обсягом залежно від завдань проекту автоматизації, які можуть бути такими:

     - автоматизація діяльності підприємства  в цілому (часто передбачає

     впровадження  систем автоматизації управління підприємствами типу ERP);

     - автоматизація винятково бухгалтерії (фінансового та податкового обліку);

     - автоматизація бухгалтерського обліку, але з метою отримати інформаційний документ, який би дав змогу вирішувати поточні управлінські завдання.

     Упровадження  управлінської ERP-системи є стратегічно важливим проектом для будь-якого підприємства. Часто рішення про впровадження систему

     класу ERP приймається для того, щоб замінити інформаційні системи, що вже не відповідають умовам бізнесу, або з метою отримати конкурентні переваги.

     Якщо  йдеться про управлінські інформаційні системи, то, за даними зарубіжної преси, впровадження сучасних ERP-систем на підприємствах забезпечує наступні економічні ефекти:

     - зростання ефективності виробничих  потужностей (до 20%);

     - економія оборотних засобів (до 1-6% від суми продаж);

     - зниження виробничої браку (до 35%);

     - зниження страхових запасів на складах (до 40%); 

     - зниження транспортно-заготівельних  витрат (до 60%);

     - скорочення витрат на адміністративно-управлінський  апарат (до 30%).

     Як  свідчить практика впровадження на наших  підприємствах автоматизації

     облікового  процесу, віддачу від інвестицій в автоматизованому систему управління отримуємо за рахунок:

     - своєчасного оперативно-виробничого планування та обліку виробництва, що дає змогу до 20-30% знизити витрати безпосередньо в цехах;

     - зниження необґрунтованої видачі  матеріалів в цехи (на 10-13%);

     - зниження собівартості продукції  за рахунок скорочення окремих цехових і загальногосподарських витрат – на 3-5%;

     - зниження дебіторської заборгованості  за рахунок її всебічного персоніфікованого контролю (на десятки відсотків). 

     Автоматизація виключно фінансового та податкового обліку потрібна, насамперед, самим бухгалтерам для ефективнішого виконання своїх функцій.

     Впровадження  комп’ютерної техніки не передбачає внесення суттєвих змін до принципів обліку, проте, техніка збору і обробки інформації вдосконалюється. При цьому, як правило, надаються додаткові можливості контролю. Кожний з елементів технології змінюється за формою.

     Наприклад, основними перевагами первинного документування є те, що обробка первинної інформації здійснюється за принципом об’єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних. Часто технології дозволяють налагодити автоматичну реєстрацію первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, електронних зважувальних пристроїв тощо.

     При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат праці та завжди пов’язані з помилками, то при застосуванні комп’ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини. Для прикладу, станом на 2008 рік клієнтська база корпорації «Парус», яка є одним із найбільших розробників програмного забезпечення в Україні, становила 16000 користувачів, що складає близько 85000 інсталяцій по всій Україні. Такі цифри можуть свідчити про успішне використання програмного забезпечення на підприємствах.

     Впровадження  обліково-економічного програмного  забезпечення завжди є

     надзвичайно дискусійною темою. Її завжди по-різному  розуміють представники різних задіяних професійних груп (бухгалтерів, керівників підприємств, працівників відділів інформаційних технологій, представників форм-розробників, науковців тощо). І це нормально, оскільки сам процес автоматизації є доволі містким і, відповідно, існують різні перепони на шляху її впровадження.

     Основним  чинником, який свідчить про те, що підприємство має проблеми

     із  впровадженням програмного забезпечення, є ситуація, коли:

     - кошти на автоматизацію вже  витрачені;

     - на визначену дату програмне  забезпечення не виконує тих  функцій,

     які, як планувалось, мають бути реалізовані.

     В подальшому можливі два варіанти розвитку подій: перший – керівництво

     не  бажає йти на ризик, робити нові втрати та проект по автоматизації завершується; другий – поступово, зусиллями програмістів система вдосконалюється (іноді це вимагає значних затрат часу та коштів) і в такому вигляді вводиться в експлуатацію.

     Виділимо  три найбільші проблеми, про які слід пам’ятати при впровадженні:

     - загальної організації бізнесу  і обліку;

     - грошових коштів;

     - облікових та технічних кадрів.

     Звичайно, всі ці проблеми взаємопов’язані  і вирішення однієї з них спрощує вирішення інших.

     Крім  того, можна виділити низку другорядних проблем. Наприклад, не можна не виділяти проблему терміну корисного використання програмного забезпечення. Адже серед усіх тих програм, які є доступними для нас, багато

програмних  продуктів є недосконалими та при використанні дають збої. Тому, якщо підприємство поставило за мету впровадженні комп’ютерних систем в облік, воно повинне користуватись ліцензійними та протестованими програмами. Крім того, великі та середні підприємства можуть собі дозволити наявність у штаті спеціалістів, які будуть займатись впровадженням та контролюванням програмного забезпечення.

     В певній мірі цього питання торкається і проблема комп’ютерної грамотності працівників. Хоча на даний час основна маса населення працює з

комп’ютерами, проте, не завжди наявний рівень знань дозволяє вільно працювати за ним та тим більше використовувати складні облікові програми, не розуміючи, в чому причина певних дій комп’ютера, або не вміючи виправити самостійно простих помилок.

     В умовах широкого впровадження комп'ютерної  техніки і спеціалізованного  програмного забезпечення в практику фінансово-господарської діяльності підприємств важливого значення набувають питання методології в такій сфері аудиту, як комп'ютерний аудит.

     Комп'ютерні системи здійснюють вплив практично  на весь аудиторський процес, що найбільш чутливо під час виконання таких процедур, як планування, тестування систем обліку і внутрішнього контролю, застосування методик аудиту.

     Комп'ютерні інформаційні системи (КІС) - це середовище комп'ютерних інформаційних систем, наявне за умов застосування комп'ютера  будь-якого типу або розміру в процесі оброблення суб'єктом господарювання фінансової інформації, значущої для аудиторської перевірки, незалежно від того, використовується цей комп'ютер суб'єктом господарювання чи третьою стороною.