Сущность и понятие административного контроля

Для некоторых видов работ такая оценка осуществляется довольно просто. Хронометраж конкретных процессов позволяет с достаточной степенью точности определить количество времени, затрачиваемого на выполнение конкретной работы. Например, оценить производительность работы оператора персонального компьютера можно в соответствии с количеством ударов по клавишам в течение рабочего дня. Кроме того, можно вывести абсолютные или относительные показатели количества ошибок и отказов в работе в течение определенного времени,

На других видах работ, где невозможно точно определить количество совершенных действий, необходимо использовать другие методы оценки.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений может осуществляться несколькими способами:

• модификацией целей;
• внесением изменений и корректив в плановые задания;
• реструктуризацией системы управления (перераспределением полномочий и ответственности, переподготовкой кадров и т.д.).

Механизм административного контроля представляет собой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления органа исполнительной власти,

Основными инструментами административного контроля являются бюджетный контроль, управленческий (административный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчерпывающей информации о доходах и расходах органов исполнительной власти. Бюджет представляет собой составленный в денежном выражении основной план образования, распределения и использования финансовых ресурсов данными институтами.

Бюджеты служат эталоном финансовой деятельности органов исполнительной власти и используются для проверки соответствия фактических финансовых результатов деятельности органов исполнительной власти запланированным показателям.

Административный аудит представляет собой совокупность контрольных действий, позволяющих получить объективную и своевременную информацию о текущем состоянии и функционировании системы управления.

Основными объектами административного аудита являются5:

• миссия, цели и задачи;
• законы и принципы формирования, развития и функционирования организации;
• стратегии организации;
• функции организации;
• структура организации;
• технологии управления;
• внутренние и внешние коммуникации;
• управленческие решения;
• информационные технологии;
• системы документооборота.

Административный аудит дает руководителю возможность правильного использования финансовых, материальных, энергетических и человеческих ресурсов, выделенных для создания и функционирования системы управления органов исполнительной власти.

Административный аудит должен осуществляться в строгом соответствии с его основополагающими принципами. Рассмотрим основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцентировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессионализм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в группе работников, составляющих аудиторское заключение, необходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точнее и достовернее требуется заключение о состоянии системы управления, тем больше ее элементов должно быть подвержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влияние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам системы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего заключения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой формой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистические данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

Преимущество статистического контроля состоит в том, что отклонения от нормы могут быть легко установлены посредством простого сравнения показателей. Единственная сложность при этом состоит в необходимости обработки значительных объемов информации. Статистические данные могут сами по себе служить итоговым показателем контрольной деятельности, однако чаще всего они служат информационной базой для принятия управленческих решений.

Отдельные аспекты функционирования системы управления невозможно подвергнуть количественному измерению. В этом случае единственным способом осуществления контроля является личное наблюдение руководителя. Преимущество указанного способа состоит в том, что он дает возможность получить информацию "из первых рук", а недостаток - в том, что на это уходит слишком много времени.

В отдельных случаях действенным инструментом административного контроля могут служить доклады сотрудников и нижестоящих руководителей. Доклады могут быть информативными (содержат только фактическую информацию без комментариев) или аналитичными (содержат анализ собранной информации).

Если в докладах содержится информация об отклонениях от установленных стандартов, то такие доклады называются докладами по отклонениям от нормы.

По способу формализации доклады могут быть устными, письменными, электронными. Устные доклады характеризуются высокой степенью оперативности и применяются в тех случаях, когда необходимо сообщить либо о повседневных малозначительных событиях, либо о неожиданно возникших серьезных отклонениях. Письменные доклады целесообразно применять для осуществления рутинного контроля в течение продолжительного периода времени. Электронная форма доклада применяется в случаях, когда контролирующее и контролируемое лицо находятся на значительном расстоянии друг от друга.

Обязанность составления доклада обычно возлагается на руководителя рабочей группы или иного структурного подразделения. В системе административного менеджмента часто применяются формализованные системы контроля, когда четко разработаны методика составления доклада и порядок передачи его вышестоящему руководству.

Любой доклад должен содержать информацию:

• об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;
• о возможных причинах возникновения отклонения;
• об анализе последствий отклонения;
• о рекомендациях по устранению отклонения.

Наряду с докладами важную роль в системе оперативного контроля органов исполнительной власти играют совещания. Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставляют руководителю группы возможность быстро получить достоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки таких важных нематериальных факторов, как психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа органов исполнительной власти.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение которых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля должна  соответствовать целям, задачам  и планам;

2) система контроля должна  быть понята и принята руководителями всех уровней управления органов исполнительной власти;

3) система контроля должна  быть экономична, т.е. обеспечивать  максимальную эффективность контрольных  мероприятий при минимальных  затратах;

4) система контроля должна  обеспечивать своевременное его осуществление;

5) система контроля  должна быть гибкой, т.е. обладать  способностью быстро приспосабливаться  к изменениям во внешней и  внутренней среде органов исполнительной  власти. 

Заключение

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Тогда исполнительный контроль предполагает осуществление всех видов деятельности по оценке текущего состояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

Административный контроль предполагает осуществление наблюдения за процессами, происходящими в управляющей подсистеме системы управления организации.

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направленную на определение текущего состояния управляющей подсистемы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административного контроля в частности состоит в своевременном получении информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все системы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фактических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функционирования организации.

Контроль осуществляется всеми государственными органами повседневно в ходе исполнения поставленных перед ними и подчиненными им подразделениями задач.

 

Список использованной литературы

 

1. Анискин, Ю. П., Планирование и контроллинг [ТЕКСТ] / Ю.П. Анискин, А.М. Павлова. - М. : ИНФРА-М, 2010. – 356 с.
2. Виханский О.С., Наумов А. И. Менеджмент. Изд. 3-е.М.: Гардарика, 2008.
3. Вишневская, О.В. Направленность стратегии развития предприятия: модель, контроль и управление [ТЕКСТ] О.В. Вишневская Менеджмент в России и за рубежом. – 2006. - № 5. – с. 32 – 41.
4. Планирование и контроллинг. Учебник. 3-е изд. [ТЕКСТ] / Анискин Ю.П., Павлова А.М. – М. : ИНФРА-М, 2005. – 232 с.
5. Маркетинг. Менеджмент. Анализ, планирование, внедрение, контроль. 10-е международное издание: Учебник [ТЕКСТ] / Под ред. Котлера Ф. - СПб. ИНФРА-М, 2010. – 423 с.
6. Райченко, А.В. Административный менеджмент: учеб./ А.В. Райченко. – М.: Инфра-М, 2007.
7. Фомичев А.Н. Современная концепция административного менеджмента // Актуальные проблемы экономики и управления: Тезисы докладов IV Межвузовской конференции аспирантов и студентов. Калуга: ИД "Эйдос", 2001.
8. Хан, Д. Планирование и контроль: базовые концепции контролинга. [ТЕКСТ] / Д. Хан. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 544 с.

 

 

 

1 Анискин, Ю. П., Планирование и контроллинг [ТЕКСТ] / Ю.П. Анискин, А.М. Павлова. - М. : ИНФРА-М, 2010. – 356 с.

 

2 Райченко, А.В. Административный менеджмент: учеб./ А.В. Райченко. – М.: Инфра-М, 2007.

 

3 Фомичев А.Н. Современная концепция административного менеджмента // Актуальные проблемы экономики и управления: Тезисы докладов IV Межвузовской конференции аспирантов и студентов. Калуга: ИД "Эйдос", 2001.

 

4 Хан, Д. Планирование и контроль: базовые концепции контролинга. [ТЕКСТ] / Д. Хан. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 544 с.

 

5 Маркетинг. Менеджмент. Анализ, планирование, внедрение, контроль. 10-е международное издание: Учебник [ТЕКСТ] / Под ред. Котлера Ф. - СПб. ИНФРА-М, 2010. – 423 с.