Посадова інструкція

Посадова інструкція – це документ, що регламентує виробничий процес кожного працівника. Зазвичай включає короткий виклад основних обов'язків, повноважень та необхідних навиків, що відносяться до конкретної посади в організації.

Посадова інструкція є, з одного боку, організаційно - розпорядчим документом, що визначає посадові обов'язки кожного працівника, його права і відповідальність за виконану роботу, з іншого - нормативною основою для оцінки діяльності працівника, встановлення відповідності займаній посаді під час проведення атестації та прийому на роботу.

Під час прийому на роботу претендент знайомиться з посадовою інструкцією, тому що вона визначає коло його завдань і функцій, вимог, що предявляють до компетенції працівника відповідної посади.

Інструкції складаються для всіх посад працівників, передбачених штатним розписом закладу, крім керівників, тому що права та обовязки останніх визначені положенням про відповідний підрозділ.

А ось на начальників управлінь та відділів розробка посадових інструкцій, регламентуючих їх функції та повноваження, доцільна. Це допоможе уникнути дублювання їх функцій.

В заголовку посадової інструкції вказується повне найменування посади службовця та підрозділу, в якому дана посада передбачена.

Для забезпечення єдиного підходу до найменування посад треба користуватись переліком базових найменувань “Єдиної номенклатури посад” та “Кваліфікаційним довідником керівників, спеціалістів та службовців”.

В окремих випадках повні найменування посад утворюються шляхом додавання до повного найменування слів: для керівників - заступник, помічник ( заступник начальника управління, відділу )для спеціалістів - головний ( головний спеціаліст відділу освіти ), якщо поряд з виконанням обовязків, притаманних даній посаді, вони здійснюють керівництво безпосередньо підлеглими виконавцями.

Всі питання, які відображаються в посадовій інструкції, звичайно групуються в слідуючи розділи.

Розділ “ Загальні положення ”. Тут наводяться основні завдання працівника, нормативні документи, якими він користується в роботі, підлеглість працівника, порядок його призначення та звільнення з посади, рівень кваліфікаційних вимог у відповідності з кваліфікаційним довідником, порядок заміщення у випадку відсутності (вищестоящим працівником, рівним за посадою та нижчестоящим, а також декількома робітниками, що залежить від характеру посадових обов'язків, потрібної кваліфікації та структури підрозділу ).

Розділ “Посадові обов'язки”. Він вміщує повний перелік виконуваних робіт. При цьому ступінь їх деталізації залежить від характеру діяльності працівника. Для спеціалістів, зайнятих в основному творчою роботою, він може бути значним і включати основні напрямки та завдання роботи. Для технічних виконавців і спеціалістів, в діяльності яких переважають роботи що повторюються, які носять формально - логічний або стереотипний характер, перелік більш деталізований.

Основою для розробки посадових інструкцій служать “Довідник типових професійно - кваліфікаційних характеристик посад державних службовців” та типові положення про структурні підрозділи. При цьому обов'язково дотримуються слідуючи умови: включені роботи повинні бути споріднені за змістом, складністю, відповідати кваліфікації працівника, що займає дану посаду.

Велике значення має формулювання посадових обов'язків. Воно може бути аналогічним тим, які прийняті при визначенні завдань і функцій підрозділу. Під час складання переліку обов'язків по кожній з посад треба слідкувати, щоб всі завдання і функції, покладені на підрозділ, були розподілені між його працівниками та формулювання обов'язків було чітким.

Відмітимо основні вимоги, що пред'являють до складання переліку обов'язків:

Ш обов'язки повинні бути націлені на ключові результати роботи;

Ш обов'язки описують кінцевий результат, вони говорять “що повинен робити працівник, а не як”;

Ш у формулюванні обов'язків повинно бути чітко виділена “дія”, яка веде до кінцевого результату.

Обов'язки слід виражати не дуже великою кількістю ( 5 - 8)

Вважається, що якщо більш десяти напрямків роботи, тоді, в перелік включені другорядні обов'язки, виконання яких передбачається при виконанні основних. Важливо забезпечити зв'язок з кінцевим результатом і метою виконуваної роботи, до якого повинен прагнути працівник. Ця мета визначає його дії та вибір засобів, методів її досягнення.

Як досягається результат - в цьому працівнику повинна бути надана свобода вибору, визначена його професіональними знаннями та можливостями.

Розділ “Права”. В ньому закріплюються повноваження, які надаються даній посадовій особі для самостійного вирішення всіх питань, що відносяться до його компетенції.

При розробці даного розділу необхідно сформулювати коло питань, щодо яких працівник має право приймати самостійні рішення, давати вказівки, підписувати або візувати документи, бути представником від імені структурного підрозділу, отримувати необхідну інформацію, здійснювати контроль та ін.

Розділ “Відповідальність”. Він регламентує персональну відповідальність посадової особи за виконання покладених на нього обов'язків та використання наданих прав, включаючи відповідальність за рішення що приймаються за закріпленими за ним питаннями в розділі “Права”.

Розділ “Основні взаємозв'язки посадової особи”. Він фіксує всі необхідні зв'язки цієї особи з працівниками свого та інших підрозділів, а також з зовнішніми організаціями. В цьому розділі вказується інформація, яка необхідна для виконання покладених на працівника обов'язків, від кого та в який термін вона надходить, яку інформацію, коли та кому потрібно передати, які документи та сумісно з ким готуються. Особливо виділяються потоки інформації, що надходять до роботи в обчислювальний центр.

До цієї роботи залучаються досвідчені працівники, керівники підрозділів, спеціалісти, для яких розробляються інструкція. Складанню інструкцій передує аналіз виконуючих робіт, складених взаємозв'язків, проведення спеціальних анкетних опитувань про виконувані обов'язки та вивчення думок працівників про раціональність існуючого розподілу робіт та пропозицій щодо його вдосконалення. Посадові інструкції затверджуються першим керівником організації або його заступником, в підпорядкуванні якого знаходиться даний підрозділ.

Таким чином, посадовим інструкціям відводиться важлива роль в організації управлінської праці, її раціональному розподілу та кооперації. Вони покликані забезпечити доцільну спеціалізацію працівників, їх чітку взаємодію, досягнення на цій основі високих кінцевих результатів.