Бухгалтерский документ

           Содержание

 

Введение 

 

             1. Бухгалтерский документ и первичные учетные документы

                            бухгалтерского учета

2. Классификация первичных учётных документов
3. Форма первичных учётных документов

 

Заключение 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Формирование рыночных отношений  в стране заставило по-новому подойти  к постановке учета на отдельных  участках финансово-хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Ведь неэффективное его использование приводит к сокращению объемов производства или реализации, что в свою очередь уменьшает доходы предприятия, а, соответственно, отражается и на прибыли. Выявить и практически использовать эти резервы можно с помощью тщательного учета и аудита.

Первичный учет представляет собой  начальную стадию системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. На этой стадии учетной работы первоначальные сведения о хозяйственных процессах и явлениях, возникающие на многочисленных участках, в цехах, на складах, пунктах приемки и отгрузки готовой продукции и других подразделениях предприятия, отражаются в первичных документах.

1.БУХГАЛТЕРСКИЙ  ДОКУМЕНТ — письменное свидетельство, доказательство факта совершения хозяйственной операции или права на ее совершение.

Первичные учетные документы бухгалтерского учета

Первичные документы составляют основу всего бухгалтерского учета. Финансово-хозяйственная деятельность организации сопровождается выполнением многочисленных операций. С этой целью применяется элемент метода бухгалтерского учета —документация. Документация —основной способ бухгалтерского наблюдения за хозяйственной деятельностью организации, ее первичного контроля.

Документ — это письменное свидетельство  совершенной хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета. Документация служит основанием для последующих бухгалтерских  записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных  показателей, а также возможность  их контроля.

Документы должны иметь юридическую  силу, т. е.содержать ряд обязательных реквизитов (показателей):

- наименование документа;

-дата;

-наименование организации, от  имени которой составлен документ;

-содержание операции;

-количественные и стоимостные  измерители;

-фамилия и должность лиц,  ответственных за ее свершение  и правильность оформления;

-личные подписи этих лиц и  их расшифровки;

-печати организации, штампы.

Документы должны составляться такими средствами, которые обеспечивают сохранение записей длительное время (чернилами, шариковой ручкой, на пишущей машинке, принтере). Все первичные документы, учетные регистры, отчетность должны составляться на русском языке. В  организации с иностранным капиталом (по требованию иностранного партнера) —также и на иностранном языке, но обязательно с подстрочным переводом. Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции (кассовые, банковские), либо сразу же после ее окончания. Те, кто составили подписал документ, несут ответственность за своевременное  и качественное его создание, за достоверность данных и передачу его в установленные сроки  для записи в учетные регистры.

В составе документов различают:

-первичные (накладные, счета-фактуры,  приходные и расходные кассовые  ордера, заборные листы и т.  д.);

-учетные регистры (отчеты кассиров, журналы-ордера, главная книга, товарные  отчеты и т. д.);

-отчетность (баланс и приложения  к нему).

Все записи в бухгалтерском учете  ведутся на основе первичных документов, затем сведения из них переносятся  в учетные регистры, там они  систематизируются, то есть записываются на бухгалтерских счетах. В конце  отчетного периода по данным учетных  регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности предприятия.

По назначению все первичные  документы делятся на: организационно-распорядительные, оправдательные, документы бухгалтерского оформления, комбинированные. документ бухгалтерский учет

-организационно-распорядительные (приказы,  распоряжения, указания, доверенности) разрешают проведение операций, и информация, содержащаяся в  них, не отражается в учетных  регистрах;

-оправдательные (накладные, требования, приходные ордера и т. д.) отражают  факт совершения операции, информация, содержащаяся в них, записывается  в учетные регистры. Существует  целый ряд документов, которые  сочетают в себе разрешительный  и оправдательный характер (расходные  кассовые ордера, платежные ведомости  на выплату заработной платы), данные, содержащиеся в них, заносятся  в учетные регистры;

-документы бухгалтерского оформления  составляют в бухгалтерии на  основании распорядительных или  оправдательных документов для  обобщения бухгалтерских записей,  такими документами являются  бухгалтерские справки, расчеты  накладных расходов, разработочные  таблицы.

-комбинированные документы одновременно  выполняют функции распорядительных  и оправдательных и бухгалтерского  оформления. Например, накладная на  отпуск материальных ценностей  содержит распоряжение отпустить  материалы со склада в цех,  а также оформление фактической  их выдачи и др.

По способу отражения операций документы подразделяются на разовые  и накопительные.

Разовые документы применяются  лишь однажды для отражения отдельной  операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в  бухгалтерию и служит основой  для отражения в бухгалтерском  учете. Например, приходные и расходные  кассовые ордера, расчетно-платежные  ведомости и т. д.

Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения  однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения. В конце периода  подсчитываются итоги по показателям, используемым для учетных записей.

К накопительным документам относятся  лимитно-заборные карты, двухнедельные  или месячные наряды и т. д.

По месту составления документы  бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются на предприятии для отражения  внутренних операций. Например, кассовые приходные и расходные ордера, накладные, акты, расчетно-платежные  ведомости и т. д.

Внешние документы заполняются  вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры, выписки банка, товарно-транспортные накладные и  др.

По порядку составления документы  бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в моменте  совершения. Например, приходный кассовый ордер, платежные поручения, акты на списание основных средств и т. д.

Сводные документы оформляются  на основе ранее составленных первичных  документов. Их применение облегчает  контроль однородных операций. Они  могут быть исполнительными, бухгалтерского оформления и комбинированными. Например, авансовые и кассовые отчеты, группировочные и накопительные ведомости. В  частности, авансовый отчет, являясь  комбинированным, выполняет функции  документа оправдательного и  бухгалтерского оформления. В нем  дается полная характеристика расчетов с подотчетными лицами: остаток или  перерасход предыдущего аванса, размер данного аванса, израсходованная  сумма, остаток и дата его внесения в кассу или перерасход и дата его возмещения предприятием. Кроме  того, в авансовом отсчете предусмотрено  описание производственных расходов по счетам после проверки и утверждения  отчета. На оборотной стороне отчета дается перечень отдельных расходов и их оправдательных документов.

По порядку заполнения документы  можно классифицировать на составленные вручную и при помощи вычислительной техники.

Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей  машинке.

 

 

 

2. Классификация первичных  учётных документов

 

Классификацию первичных учетных  документов можно представить в  виде схемы (см. Приложение).¹

По назначению бухгалтерские документы  делятся на распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др.

Распорядительные документы не подтверждают факта осуществления  хозяйственной операции, и поэтому  основанием для учётных записей  не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов.  К таким документам относятся:

-документы по учету ОС и  НМА;

-документы по учету сырья  и материалов;

-документы по учету кассовых  операции;

-документы по учету банковских  операции;

-документы по учету НДС;

-документы по расчетам с подотчетными  лицами;

-документы по учету рабочего  времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

По объему содержащихся в документах сведений или по порядку их составления  они делятся на первичные и  сводные.

Первичные документы составляются непосредственно в момент совершения хозяйственной операции. Они имеют юридическую (доказательную) силу, поскольку являются первым формальным доказательством, что операция выполнена. К ним относятся, в частности, накладные,  документы на поступление и отпуск материалов, начисления заработной платы, отгрузку продукции и др.

Сводные документы составляют на основании первичных документов, в них отражаются операции, уже оформленные прежде первичными документами. Сводные документы составляют для обобщения данных первичных документов с целью получения укрупненных или новых показателей. Примером могут служить расчетно-платежная ведомость, авансовый отчет, отчет о движении материальных ценностей и др.

По способу использования документы  подразделяются на разовые и накопительные.

В разовых документах отражаются (регистрируются) одна или несколько хозяйственных операций, совершаемых одновременно. Сразу после их составления они могут являться основанием для бухгалтерских записей.

Накопительные документы составляют за определенный период времени (день, декаду и т.д.); они содержат информацию об однородных хозяйственных операциях. К ним относятся лимитно-заборные карты (ведомости) на отпуск материалов, реестры, ведомости, накопительные учетные листы и др. Они позволяют сократить количество заполняемых документов, бухгалтерских записей и тем самым способствуют снижению трудоемкости работы бухгалтерской и других служб организаций.²

По месту составления документы  подразделяются на внутренние (путевые  листы, кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости по заработной плате), оформленные и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных позиции  документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная).³

По способу заполнения документы  подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

 

3. Форма первичных учётных  документов

 

В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся  на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли. 

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам: