Графики в презентации

Лабораторная  работа  
«Графики в презентации»

Цель работы: научиться:

1. создавать в слайде диаграммe, редактировать и форматировать ее;
2. создавать в слайде таблицe, редактировать и форматировать ее;
3. размещать объекты таблица и диаграмма на слайде;
4. изменять фон слайдов, не используя шаблон (дизайн-макет) оформления.

 

Современные компании, желающие продемонстрировать свое движение в  ногу со временем и техническими веяниями, непременно используют компьютерную графику  в презентациях своих товаров  и услуг. Без подробного описания и представления широкой потребительской аудитории своей продукции ни одна фирма не может рассчитывать на то, чтобы занять на рынке выгодную нишу. И именно с этой целью и создаются презентации, которые демонстрируются на выставках, конференциях и иных общественных мероприятиях.

Компьютерная графика в презентации используется, в первую очередь, для придания ей более красочного, запоминающегося внешнего вида. Она призвана захватить и удержать внимание зрителей, в полной мере донеся до них всю информацию и выгоды от использования конкретного продукта.

Кроме того, с помощью  компьютерной графики в презентации  можно наглядно и подробно разъяснить принципы функционирования той или иной детали продукта и подчеркнуть его преимущества по сравнению с конкурентами.

На любой  профильной конференции или тематической выставке вам, скорее всего, понадобится  провести презентацию своей компании. Это познакомит аудиторию с основными направлениями деятельности, продукцией и услугами, а также целями и задачами вашей фирмы. Ничто не сможет рассказать о вашей организации более подробно, наглядно, красочно и запоминаемо, чем профессионально выполненная видеопрезентация. 

 

Визуализация количественных данных – процесс выбора диаграммы

Числа – количественные данные  можно изобразить, используя пять основных типов диаграмм и графиков (круговая диаграмма, линейчатая диаграмма, график, гистограмма и точечный график):

 

Все остальные диаграммы (за исключением карт) являются их производными.

Чтобы нарисовать диаграмму, у вас должны быть сами данные и  цель – для чего (и для кого) их представлять. Данных сначала даже может и не быть – в наше время найти их стало намного проще. Главное – сформулировать цель. Когда есть цель, процесс выбора диаграммы можно разбить на три этапа:

1. Формулирование идеи – от цели и данных к идее. Для того, чтобы правильно выбрать тип диаграммы, в первую очередь необходимо чётко сформулировать конкретную идею, которую Вы хотите донести до аудитории при помощи диаграммы.
2. Определение типа сравнения данных – от идеи к сравнению. Сформулированная Вами идея обязательно будет заключать в себе 5 основных типов сравнения количественных данных: покомпонентное, позиционное, временное, частотное и корреляционное.
3. Выбор типа диаграммы – от сравнения к диаграмме. Каждому типу сравнения соответствует один из пяти видов диаграмм.

Выбор диаграммы: шаг 1. Идея

Выбирать тип диаграммы, не сформулировав идеи, это как  рисовать с закрытыми глазами.

Выбор правильного типа диаграммы  целиком и полностью зависит  от того, насколько чётко вы представляете  то, что хотите ею сказать. Тип диаграммы определяют не рубли, часы или проценты, и не те или иные параметры, вроде прибыли, выработки или затрат. Тип диаграммы определяет ваша идея – то, что вы хотите показать, какой смысл собираетесь вложить в диаграмму.

Составление хороших диаграмм не только помогает донести ваши мысли до аудитории, но и самому глубже понять проблему и разобраться в вопросе. При этом очень часто совершаются маленькие приятные и не очень приятные открытия. Но конце концов они все становятся приятными и полезными. Может быть и рисовать ничего не придётся.

Итак, формулирование идеи. Какие диаграммы  можно нарисовать, имея такие данные?

Всё зависит от смысла, который  вы хотите вложить в диаграмму, от вашей идеи. Ниже представлено шесть  разных диаграмм, построенных по этим данным. И каждая  в зависимости от её типа наиболее полно выражает определённую идею:

Структура продаж компаний А и Б различна:

Или так:

Структура продаж компаний А и Б различна:

На юге А значительно  опережает Б, на западе и востоке  они конкурируют, а на севере А отстаёт от Б:

Региональная структура продаж компаний А и Б неоднородна:

Наибольшая  доля продаж компании А на юге, где  доля компании Б наименьшая:

 

Наибольших успехов А  добилась на севере, а Б – на юге:

Вполне возможно, что на этапе  выбора идеи Вам придётся нарисовать несколько диаграмм, которые будут  демонстрировать исходные данных с  разных точек зрения. Более эффективным  будет выделение того аспекта  исходных данных, который кажется Вам наиболее важным:

 
После того, как вы сформулировали идею диаграммы, в большинстве случаев, особенно в презентациях, не нужно хранить её (идею)  в секрете. Используйте вашу идею в качестве заголовка.

 

Вы поможете читателю правильно  понять вашу мысль и будете уверены, что он сконцентрирует своё внимание именно на том аспекте представления данных, который наиболее важен.

Например, заголовок просто называет тему – данные, которые использовались при подготовке диаграммы:

 

И вам самим приходится решать, что хотел показать автор. И многие решат, что эта идея: «На долю Северо-Запада приходится почти половина совокупной прибыли компании». Но вполне возможно, что разработчик диаграммы имел в виду что-то другое:

 

 

Применив такой заголовок, вы сосредоточите  читателя именно на том аспекте данных, который важен для вас.

В этом примере заголовок просто отражает линию тренда. Попробуйте, не заглядывая ниже, сформулировать разные заголовки, отражающие различные идеи графика:

 
Есть 4 аспекта данных, на которые можно обратить внимание аудитории:

1. Количество контрактов возросло.
2. Количество контрактов изменяется.
3. В августе заключено наибольшее количество контрактов.
4. Количество контрактов снижалось в двух из восьми месяцев.

Когда вы правильно сформулировали идею, то считайте, что треть работу вы сделали.

 

Выбор диаграммы: шаг 2. Сравнение

Сформулировав идею диаграммы, мы можем определить тип сравнения. Этот второй этап – связующее звено между идеей и готовой диаграммой.

Существует пять типов сравнения  количественных данных: покомпонентное, позиционное, временное, частотное, корреляционное. Любая идея, любой аспект количественных данных может быть представлен одним из этих пяти типов сравнения.

 

Рассмотрим примеры  идей, связанных с данными типами сравнения.

Покомпонентное сравнение

При покомпонентном сравнении  мы, прежде всего, показываем размер каждого компонента в процентах от некоторого целого. Увидев слова «доля», «проценты от целого», «составило Х %», вы можете быть уверены, что имеете дело с покомпонентным сравнением.

Например:

1. В мае продажи продукции А составили наибольшую долю в общем объёме продаж
2. Доля рынка клиента в 2009 году составляет менее 10% рынка отрасли
3. Почти половина корпоративных ресурсов привлечено из других источников

Позиционное сравнение

При позиционном сравнении  мы выявляем, как объекты соотносятся  друг с другом – больше, меньше или  одинаковы. Ключевые слова позиционного сравнения – «больше чем», «меньше чем», «равно».

Примеры:

1. В мае продажи продукции А превысили продажи продукции Б и В
2. Компания занимает четвёртое место на рынке по выручке
3. Текучесть кадров в шести подразделениях примерно одинакова

Временное сравнение

Этот вид сравнения  один из наиболее распространённых и древних. В данном случае нас интересует не размер каждой доли в сравнении с целым и не соотношение долей, а то, как они меняются во времени – что происходит с определёнными показателями на протяжении дней, месяцев, лет – возрастают ли они, уменьшаются, колеблются или остаются неизменными. Ключевые слова: изменяться, расти, убывать, возрастать, снижаться, колебаться, etc.

Примеры идей временного сравнения:

1. Продажи в январе неуклонно росли
2. Рентабельность инвестиций за последние 5 лет резко сократилась
3. Процентные ставки в течение последних семи кварталов колебались

Частотное сравнение

Частотное сравнение  определяет, сколько объектов попадает в определённые последовательные области числовых значений. Например, частотное сравнение используется, чтобы показать, сколько работников зарабатывает меньше 20 тысяч, сколько в интервале от 20 до 40 тысяч и сколько больше 40 тысяч рублей. Ключевые термины: «в диапазоне от … до …», концентрация, частотность, распределение.

Например:

1. В мае сделки в основном заключались в диапазоне от 100 до 500 тысяч рублей
2. Большая часть грузов была получена в течение 2-5 дней
3. Возрастная структура штата компании сильно отличается от конкурента

 

Корреляционное сравнение

Корреляционное сравнение  показывает наличие или отсутствие зависимости между двумя переменными. Это самый интересны тип сравнения, поскольку позволяет находить закономерности и доказательства. Если в формулировке вашей идеи есть слова«относится к», «возрастает при», «снижается в случае», «меняется при», «не меняется при», «связь между», то это указывает на корреляционный метод сравнения.

1. Примеры идей с корреляцией:
2. Продажи показывают отсутствие взаимосвязи между объёмом продаж и опытом продавцов
3. Зарплата директоров не зависит от размера компании
4. Страховая сумма возрастает при росте доходов индивидов

 

Вы рассмотрели пять типов сравнения, с помощью которых можно выразить любую идею, основанную на табличных данных:

1. Покомпонентное сравнение – процент от целого.
2. Позиционное сравнение – расположение объектов.
3. Временное – изменения во времени.
4. Частотное – распределение объектов в интервалах.
5. Корреляционное – зависимость между переменными.

 

Задание 1:

Рассмотрите следующие примеры и определите тип сравнения. Результат оформите в виде таблицы:

Пример	Тип сравнения
В течение следующих 10 лет прогнозируется увеличение объёма продаж
Большинство сотрудников  получает от 30 до 40 тысяч рублей
Повышение цены на отдельные  марки бензина не повышает их качества
В сентябре уровень текучести  кадров в шести подразделениях был примерно одинаков
Менеджер по продажам проводит с клиентом лишь 15% своего времени
Размер прибавки по результатам  работы не зависит от выслуги лет
В прошлом году наибольшая текучесть кадров наблюдалась в возрастной группе 30-35 лет
Доходность акций компании сокращается
Центральный регион занимает последнее место по производительности
Наибольшая доля фондов задействована в производстве
Наблюдается связь между  доходами и зарплатой
В августе два завода обогнали по производительности шесть других

 

 

Круговые диаграммы - теория и практика

Первую известную круговую диаграмму начертил в 1801 году известный шотландский экономист William Playfair, основатель графических методов статистики. Он изобрёл ещё и линейчатую диаграмму и гистограмму. 
 
 
 
Дело в том, что круг создаёт хорошее представление целого. Поэтому круговая (секторная) диаграмма (в английском –  pie chart) идеально подходит чтобы показать значения как доли (проценты) в общем объёме. Другими словами, используя круговую диаграмму, мы сравниваем компоненты одного целого (покомпонентное сравнение). Например, доли компаний на рынке