Базы данных Access

Содержание 

Введение…………………………………………………………………………. 2 

Анализ  предметной области  
и информационная модель данных…………………………………………...3 
 
Структура таблиц и связи………………………………………………….......4 

Описание  запросов………………………………………………………………6 
 
Описание отчетов………………………………………………………………..8 
 
Описание форм………………………………………………………………….12 

Руководство пользователя……..……………………………………………………….……..15 

Заключение……………………………………………………………………...17  

 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

     Понятие об информации сложилось у человека давно. Человек создал естественные информационные системы для облегчения обработки информации; научился собирать эту информацию, обрабатывать и передавать ее по назначению.

     Большие объемы информации удобнее хранить в виде баз данных. База данных (БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

     БД  можно рассматривать как информационную модель некоторого объекта, от обоснованности, точности и достоверности которой во многом зависит эффективность системы управления объектом.

     Программное обеспечение, аппаратные средства, программируемая  логика и процедуры, осуществляющие управление БД, образуют систему управления базами данных (СУБД).

      По  мере человеческого прогресса в  научном языке появляется термин «интеллектуальная собственность», подразумевающий под собой практические знания , рисующие именно ту область  науки, которая имеет дело с природой, характером и содержанием высококвалифицированного творчества человека, его общественно-полезными результатами.

      Для защиты интеллектуальной собственности в России существует организация «Роспатент». В архивах Роспатента хранятся описания, схемы, имена автором и т. д. Наша страна входит во всемирную организацию интеллектуальной собственности (ВОИС) и поддерживает ее стандарты. Ведение бумажных архивов является очень затратной, трудоемкой работой, поэтому актуален вопрос об автоматизации этих процессов.

  Задачей данной курсовой работы является разработка автоматизированной технологии, которая будет обеспечивать оперативную обработку информации, накопленную в ходе исследования жилищных условий студентов. Для осуществления задачи будем использовать СУБД Microsoft Access 2002, входящая в состав пакета программ Microsoft Office. 
 

Анализ  предметной области

  и информационная  модель данных 

     Взаимосвязанные данные называют системой.

     В широком понимании под определение  информационной системы подпадает  любая система обработки  информации. Но зачастую используется трактовка понятия информационной системы как совокупности аппаратно-программных средств, задействованных для решения некоторой прикладной задачи. Ядром информационной системы являются хранимые данные.

     Общим для всех автоматизированных информационных систем  является то, что они предназначены для регистрации, хранения и переработки информации с целью поиска и выдачи ответов на запросы пользователей.

     Информацию  о предметной области можно представить с помощью нескольких объектов (объект – это элемент информационной системы, информация о котором сохраняется в информационной системе), каждый из которых описывается несколькими элементами данных. Принимаемые элементами данных значения называются данными. Объектом предметной области могут быть человек, предмет, событие, место или понятие, о котором записаны данные. Каждый объект характеризуется определенными свойствами, которые называются атрибутами объекта.

     Главным объектом данной информационной системы является студент. У каждого студента должен быть номер, группа, общежитие (номер комнаты), квартира (адрес). Также потребуется информация о студенте.

     Кроме того, потребуется знания о самом студенте.

     Таким образом, наша база данных будет содержать  информацию обо всех студентах.  Это обеспечит оперативный доступ к каждому отдельному студенту и возможность изменять данные о нём, например, при смене адреса студента или при переходе в другую группу. Появится возможность поиска конкретного студента по адресу, названию группы. По найденным информации о студенте будет возможность просмотреть информацию в форме отчета.  

Структура таблиц и связи 

 База данных  «Жилищные условия студентов» состоит из 4 таблиц:

1. Студенты – содержит код, Ф. И. О. студента, группу.
2. Адрес – содержит код адреса, населённый пункт, № общежития, № комнаты,  Адрес: дом/кв.
3. Регистрация – содержит код, код студента, код адреса.
4. Группа– код группы, курс, группа.

Описанные выше таблицы связаны следующими отношениями:

• Таблица «Студенты» и таблица «Регистрация» связаны через поля «Код студента» и «Код студента» связью один-ко-одному, то есть одной записи из таблицы «Студенты» соответствует несколько записей из таблицы «Регистрация»; 
  
• Таблица «Адреса» и таблица «Регистрация» связаны через поля «Код адреса» и «Код адреса» связью один-ко-многим, то есть одной записи из таблицы «Студенты: Адреса» соответствует одна запись из таблицы «Студенты живущие в общежитиях»; 
  
• Таблица «Группа» и таблица «Студенты» связаны через поля «Код» и «Код Студента» связью один-к-одному, то есть одной записи из таблицы «Группа» соответствует одна запись из таблицы «Студенты»; 
  

 
Полученная схема связей базы данных показана на рисунке 1:

      Рис. 1 Схема структуры БД «Жилищные условия студентов» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Описание  запросов 

     Запросы — важнейший инструмент любой системы управления базами данных.

     Чаще  всего запросы применяют для  выбора конкретных групп записей, удовлетворяющих  заданному условию. Кроме того, запросы  позволяют комбинировать информацию, содержащуюся в различных таблицах.

В ходе выполнения курсовой работы были сделаны следующие запросы: 

      1. Запрос «Адреса» - стандартный запрос на выборку, содержит более краткую информацию о месте нахождения студента, а именно:

- код студента

- код адреса

- населённый  пункт

- № общежитие/комнаты

- № дома/кв.

Рис. 2 Вид запроса «Место проживания» в режиме конструктора 
 

     2. Запрос на выборку «Студенты» выводит информацию о регистрации студента:

- Ф. И. О студента

- код студента

- код адреса

Рис. 3 Вид запроса «Прописка» в режиме конструктора 

     3. Запрос на выборку «Группа» предназначен для получения подробной информации о специализации студента, он выводит следующую информацию:

- код студента

- Ф. И. О. студента

- группа

- курс

Рис. 4 Вид запроса «Специализация» в режиме конструктора 

Описание  отчетов 

В данной курсовой работе были сделаны следующие 4 отчетов: 

      1. Отчет «Студенты» сделан по запросу «Студенты», в отчете отображается код студента, Ф. И. О., группа. 

Рис. 5 Вид отчета «Студенты» в режиме конструктора

Рис. 5.1 Вид отчета «Студенты» в рабочем режиме 

      2. Отчет «Адреса» присоединен к запросу «Адреса» и выводит код адреса, номер общежития, комнаты, Адрес: дом/кв.

Рис. 6 Вид отчета «Адреса» в режиме конструктора 

  

                
 

Рис. 6.1 Вид отчета «Адреса» в рабочем режиме 

        3. Отчёт «Группа» присоединён к запросу «Специализация» и выводит код студента, группу, курс.

Рис. 7 Вид отчёта «Специализация» в режиме конструктора

  

Рис 8.1 Вид отчёта «Специализация» в рабочем режиме

Описание  форм

В данной курсовой работе были сделаны следующие формы: 

      1.Форма «Студенты» - присоединяется к запросу «Студенты», сделана для удобного просмотра.

Рис. 9 Вид формы «Студенты» в режиме формы 

      2. Форма «Адреса» - присоединенная к запросу «Адреса», сделана для более удобного просмотра запроса.

Рис. 10 Вид формы «Адреса» в режиме формы

       

                       3. Форма «Группа» - присоединенная к запросу «Специализация», сделана для более удобного просмотра запроса.

 

Рис. 11 Вид формы «Специализация» в режиме формы

     

       
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       Руководство пользователя.

          Для того чтобы добавить информацию  в данную базу данных необходимо: 
1. Открыть базу данных пользуясь ярлычком «Жилищные условия студентов»;

2. На левой  панели перейти к объекту «Форма»  и открыть форму под названием «Новая информация»:

 

3. Появиться «Добавить запись» под заголовком «Жилищные условия студентов»,

после чего нажать меню «Новая команда формы»:

  4. Перед нами откроется форма «Студенты: Адреса», куда мы можем добавить новую запись:

 
 
 
 
 
 

     Заключение 

    В ходе выполнения курсовой работы была разработана автоматизированная информационная технология, обеспечивающая автоматизированный учет записей о жилищных условиях студентов.

    Информационная  технология разработана при помощи СУБД Microsoft Access 2002.

    Данная  информационная технология является полезным приложением, так как обеспечивает создание информационного архива, обладающего такими свойствами, как наглядность представления данных и быстрота доступа к необходимой информации. Она содержит информацию о все студентах.

    БД  обладает перспективами дальнейшего развития: усовершенствование внутренней структуры и увеличение количества форм и отчетов, делающих работу еще более универсальной и продуктивной.