Ділова бесіда

  Тема є актуальною, оскільки ділова бесіда- це одна з індивідуальних форм усного професійного спілкування та полягає в отриманні певної інформації та вирішення важливих проблем. 
Мета теми-навчитися правильно організовувати ділові зустрічі з партнерами, щоб досягти бажаного результату, навчитися гарно розмовляти з ними, щоб призвести гарне враження на них та вміти читати по жестах, щоб узнати, що саме партнер думає в той чи інший момент. 
     Цю тему досліджували такі мовознавці: філософ і поет Григорій Сковорода, який увійшов до історії як людинознавець, підготував та прочитав курс "християнської доброчинності", який можна назвати "християнським етикетом", наголошував, що ритуальні норми та правила приносять користь суспільству та людині тоді, коли вони спираються на доброчесність. Він вважав, що суспільство, де кожен, спілкуючись з іншими, реалізує свої природні обдарування, можна побудувати тільки за допомогою освіти і самопізнання;  
-мудрі настанови щодо етики та етикету, спілкування й поведінки дав своєму та прийдешнім поколінням Володимир Мономах. У його "Повчанні" знаходимо: "...мати душу чисту та непорочну, тіло худе, бесіду лагідну і дотримуватись слова Господнього... при старших мовчати, мудрих слухати, старшим коритися, з рівними собі і молодшими в любові перебувати, без лукавого умислу бесідуючи, а більше вдумуватися, не шаленіти словом, не засуджувати мовою, небагато сміятися, соромитися старших; ...поводитися благочестиво, навчити... очима управлінню, язику утриманню, розуму упокорюванню, тілу підкорянню, думці чистоту дотримувати, спонукаючи себе до добрих справ...; не забувайте того доброго, що ви вмієте, а чого не вмієте, тому навчайтесь... жодної людини не пропустіть, не привітавши її і не подарувавши їй добре слово..."  
-В. Малахов - наголошує, що людська моральність реально виявляється не у свідомості й навіть не в діяльності людини, а саме в її спілкуванні з іншими;  
-Ролан Бард-писав, що людина не може обійтися без звуків, голосів, без спілкування з іншими, як не може жити без фосфору або кальцію;   
-Д. Карнегі – писав про те, як поліпшувати спілкування та завойовувати собі друзів;  
-Е. Фромм- вважав, що характерна особливість людини — можливість реалізуватись і знайти своє щастя тільки у зв'язку з іншими людьми, у солідарності з ними;  
-відомий американський спеціаліст у галузі управління Лі Якокка в монографії "Кар'єра менеджера" спілкування вважає найкращим способом спрямувати енергію людей на досягнення поставленої мети. 

   Будь-яка зустріч, а тим більше ділова, проводиться з певною метою. Саме спілкування в діловій практиці, як правило, підтримується взаємною зацікавленістю. Щоб задовольнити зацікавленість сторін, організовується зустріч.  Щоб ефективно провести ділову зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватися та все ретельно продумати.  Про ділову зустріч прийнято домовлятися заздалегідь. Предметом ділової зустрічі є питання, які виносяться на обговорення, тематичні рамки переговорів, перелік проблем, які розглядатимуться, тощо. Місцем проведення ділових розмов, зустрічей, переговорів є, як правило, службове приміщення їх учасників (у себе чи у партнера), хоча можна їх проводити на нейтральній території, або за допомогою засобів комунікації — дистанційно.

Перший крок до успіху ділової зустрічі це правильний вибір часу і дня тижня. При зустрічі віч-на-віч необхідно брати до уваги обставини ділового життя партнера, його особисті характеристики.

Автор славнозвісного бестселера "Як уціліти серед акул" Харві Маккей відзначає, що знати щось про клієнта так само важливо, як знати все про свою продукцію. "Якщо ви знаєте своїх клієнтів, якщо вам відомі їх специфічні інтереси та риси характеру, то у вас завжди буде підстава для встановлення контакту з ними", — вважає автор книги. Фахівцям, які братимуть участь у зустрічі, повинні бути притаманні такі риси характеру: почуття власної гідності, впевненість у собі, урівноваженість, дипломатичність, терпимість, тактовність, прагнення до взаєморозуміння. Бажано привітати партнерів (посмішка, приємний погляд, рукостискання). Під час знайомства необхідно покласти візитки гостей перед собою, щоб не забути, як звати партнерів.  
Рекомендують: 
   - починати розмову із загальних фраз, поступово переходячи до найбільш важливих, принципових питань, а потім — до обговорення питань, за якими можна легко дійти згоди; 
   - задавати доброзичливі й прямі запитання; 
   - відповіді вислуховувати; 
   - записувати цінну інформацію; 
   - виявляти бажання зрозуміти позицію партнера; 
   - викликати симпатію до себе з боку співбесідника (адже він — особистість, має повне право на повагу до себе, на визнання його як особистості); 
   - орієнтуватися на бажаний партнером кінцевий результат, який вигідний і для організаторів; 
   - аргументувати свої пропозиції цифрами, фактами; 
   - виявляти зацікавленість у перспективах взаємин з партнерами; 
Не можна: 
   - ставити запитань, які підказують відповідь; 
   - вести розмови про релігію та політику; 
   - тиснути на співрозмовника; 
   - змушувати партнера довго чекати зустрічі; 
   - обдурювати партнера і постійно вимагати від нього доказів. 
   - приступати до розмови без ретельно продуманого плану. 
   Велике значення має розміщення ділових партнерів за столом, дистанція між ними, положення відносно один одного, дистанція в спілкуванні. Під час зустрічі можна багато узнати про партнера (у цьому допоможуть слова, жести, пози, міміка). 
Основними етапами ділової бесіди є: підготовчі заходи, початок бесіди, інформування присутніх, аргументування положень і завершення бесіди. Початковий етап бесіди має насамперед психологічне значення. Перші фрази діють на співбесідника (на його рішення вислуховувати вас далі чи ні). Дослідники зазначають, що контакт людей починається із контакту очей (коли зустрілися погляди, вони можуть бути зацікавленими, миттєвими, довірливими, настороженими). Співбесідники є більш уважними на початку бесіди (висока концентрація уваги). Уже від перших фраз залежатиме ставлення до вас вашого співрозмовника. На початку бесіди потрібно уникати вибачень, виявлення ознак невпевненості. Вельми корисно точно і з правильним наголосом назвати повне ім'я співбесідника, обов'язково запам'ятати його і в подальшому якомога частіше звертатися до співрозмовника на ім'я.

Рекомендують починати розмову: 
— із запитання, яке разом з відповіддю повинне викликати інтерес партнерів; 
— з посилання на якусь цікаву подію, що сталася; 
— з компліменту; 
— з переліку проблем, що будуть розглянуті. 
 
Існує багато прийомів початку бесіди. Але всі їх різновиди можна звести до чотирьох основних: 
1) прийом зняття напруги (сприяє встановленню особистих контактів); 
2) прийом "зачіпки" (дозволяє коротко викласти ситуацію або проблему, зв'язавши її зі змістом бесіди, та використати цю "зачіпку" для початку бесіди); 3) прийом стимулювання гри уяви (припускає на початку бесіди постановку великої кількості питань з проблем, які повинні розглядатися під час бесіди); 
4) прийом прямого підходу (означає безпосередній підхід до справи, без будь-якого вступу). 
 
Не потрібно боятися ставити запитання. Це лише полегшить ділову розмову, оскільки дасть можливість легко зорієнтуватися в ставленні співрозмовника до проблеми. У процесі інформування не треба боятися зауважень співбесідників. Кажуть, людина без зауважень — це людина без власної думки.

Для досягнення більшої переконливості аргументації слід дотримуватися простих правил: 
• пристосовуйте аргументи до особистості вашого співбесідника, зважайте на його смаки та переконання, на його манери ведення справ; 
• використовуйте термінологію, яка зрозуміла вашому співбесіднику; 
• не забувайте, що зайва переконливість викликає опір зі сторони співбесідника, особливо якщо у нього агресивна натура; 
• уникайте формулювань, що ускладнюють аргументацію; 
• намагайтеся як можна наочніше викласти свої докази. 
Останній етап бесіди — завершення. Успішно завершити роботу — це означає досягти завчасно накресленої мети бесіди.  
На останньому етапі вирішуються такі завдання: 
♦ досягнення основної мети або альтернативної (іншої) мети; 
♦ забезпечення теплої атмосфери (навіть, якщо ви не досягли мети — позитивного результату); 
♦ стимулювання співбесідника до виконання накреслених дій; 
♦ підтримання в майбутньому контактів зі співрозмовником, його колегами; 
♦ складання резюме з чітко вираженим основним висновком, зрозумілим усім присутнім.

Завершення бесіди не потрібно зводити тільки до повторення найважливіших її положень. Основні ідеї повинні бути сформульовані дуже чітко й коротко. Усім присутнім повинна бути і зрозумілою кожна деталь узагальнюючого висновку, не повинно бути місця зайвим словам і нечітким формулюванням.

На основі проаналізованого можна  зробити висновок, що бесіда є унікальною формою встановлення контакту між людьми, їх взаєморозуміння та взаємодії. Поширеною помилкою, що призводить до невдачі під час бесіди, є жорстка орієнтація на остаточний результат і тиск на партнера. Не слід забувати, що кожна людина — це особистість зі своїми поглядами, специфікою характеру, здібностями, уподобаннями. Тому не треба хитрувати, коли намагаєшся поговорити з людиною, переслідуючи певну дидактичну мету.Не вимагайте від співрозмовника більшого, того, що він не в змозі зробити, усвідомити, змінити, досягти і т.ін. Не варто нав'язувати співрозмовникові поради, а тим більше давати оцінку його вчинків. Слід пам'ятати, що люди болісно сприймають критику, навіть справедливу. Важливо побудувати розмову так, щоб людина критично сама оцінила свої вчинки і зробила висновки або сама попросила дати їй пораду чи допомогти іншим чином у даній ситуації.Рекомендується завершувати виховну бесіду на приємній, оптимістичній ноті, щоб ця розмова не виявилася останньою і щоб співрозмовник остаточно не втратив віру в себе.