Деловой этикет

     Господа;

     Уважаемые господа;

     Уважаемый г-н + фамилия (слова "господин" и "госпожа" всегда сокращаются, если стоят рядом  с именем).

     После вступительного обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как принято в нашей практике. В официальных письмах не принято обращаться на "ты" (этой проблемы нет в английском языке). [3, c. 52]

     В зависимости от степени знакомства с корреспондентом обращение  может начинаться словами: "Уважаемый  Джон" (имя) либо "Уважаемый Смит" (фамилия). Посылая письмо в Германию, необходимо использовать традиционное обращение: "Дорогой г-н доктор (фамилия)", а в Австрию и Швейцарию - достаточно написать: "Дорогой г-н доктор". В Англии и США деловое письмо начинают с обращений: "Уважаемый г-н" (Dear Sir); "С уважением" (Your faithfully); "Уважаемый г-н Никсон" (Dear Mr. Nickson); "Искренне ваш" (Sincerely yours); "Многоуважаемый г-н Никсон" (My Dear Mr. Nickson); "С искренним уважением" (Very truly yours).

     Следующей строкой после обращения принято  обозначать тему письма сокращением Re: (англ. In reference to - относительно, что касается), в русском варианте – «касательно» или «кас». Если письмо связано только с одной темой, то ее можно обозначить и до обращения, сразу после адреса. Когда же переписка с партнером ведется по нескольким контрактам, то в таком случае имеет смысл непосредственно после обращения обозначить темы письма и этим разбить письмо на соответствующее число блоков. Например:

     Дорогой г-н Никсон,

     Re: О лицензии на издание книги "Sunrise";

     О продлении прав на издание журнала "Image";

     О перспективах сотрудничества на 2010 г.

     Более современно заголовок к тексту письма просто подчеркивать или написать его  заглавными буквами. Сейчас все большую  популярность приобретает так называемый цельноблочный стиль, при котором абзацы не начинаются с отступлением на пять знаков (с красной строки), а даются вровень с левым полем страницы, так же как и внутренний адрес, заголовок к тексту письма, вступительное обращение и заключительная формула вежливости. Для отделения одного абзаца от другого каждый новый абзац печатается не через 2, а через 3-4 интервала.

     Завершать официально деловое письмо следует  словами: "Весьма искренне Ваш" (Very truly yours). В других случаях пишут: "Искренне Ваш" (Sincerely yours) или "Преданный Вам", "С уважением", "С наилучшими пожеланиями", "Примите мои наилучшие пожелания" (My best regards). Неофициальное деловое письмо можно также завершить словом "Ваш" (Your) перед подписью. Подписывая деловое письмо, нужно употребить ту же форму имени, которую использовали в обращении к получателю.

     Как уже сказано выше, деловое письмо начинают с обращений: "Уважаемый  г-н" (Dear Sir); "С уважением" (Your faithfully); "Уважаемый г-н Никсон" (Dear Mr. Nickson); "Искренне Ваш" (Sincerely yours); "Многоуважаемый г-н Никсон" (My Dear Mr. Nickson); "С искренним уважением" (Very truly yours).

     При обращении и в концовке письма учитывается принцип взаимности, особенно это касается ответов на письма. В ответном письме используются те же выражения, что и в присланном. В самом конце письма ставится подпись с указанием под ней фамилии и должности отправителя. В большинстве стран подпись на письме ставится с правой стороны листа, как раз под заключительной формулой вежливости.

     Если  заключительные слова вежливости расположены с левой стороны (это практикуется в Германии), то подпись ставится с левой стороны под ними. Фамилия подписывающего письмо печатается под его рукописной подписью. Расстояние между завершающими словами вежливости и напечатанной на машинке фамилией - 2-2,5 см, при этом имя лучше написать полностью. [8, c. 97]

     Если  после того, как письмо уже было написано, срочно надо сообщить о событиях, которые произошли позже, то в  конце письма ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. В конце постскриптума снова ставится подпись. Желательно постскриптумом в деловых письмах не злоупотреблять.

     Если  деловое письмо написано не на бланке, а на обычном листе белой бумаги, ниже подписи следует указать  название вашей фирмы или компании.

     Если  вы хотите послать письмо лично какому-либо работнику фирмы, в таком случае после фамилии на конверте следует поставить "лично" (Private - Англия, Personal - США, Confidential - Англия и США), при отсутствии такого обозначения письмо вскроет в случае отсутствия адресата его заместитель.

     После фамилии адресата пишется название фирмы, в которой он работает, ее почтовый адрес: номер дома, название улицы (именно в таком порядке). И  заключают адрес название города, штата (графства, кантона и т.п.), почтовый индекс и страна.

     Если  адресат отсутствует, а фирме-отправителю  известно его местопребывание, то перед  названием фирмы обычно пишется  сокращение: Care of (c/o), обозначающее "На попечение или для передачи адресату".

     Если  письмо адресовано фирме, а вам нужно, чтобы кроме руководителей его просмотрел кто-либо еще из сотрудников фирмы, то после адреса внизу ставится обозначение: Attention of Mr… ("Вниманию г-на…"). При пересылке в конверте небольших брошюр, буклетов пишут: "Печатная продукция" (By Book Post или Printed Matter). [2, c. 86]

  Рекомендательное  письмо

 

     Рекомендательные  письма были обязательны в дореволюционной  России, например, при устройстве на работу, затем эта традиция была утрачена (ее в некотором смысле заменили характеристики с последнего места работы), а за рубежом она не прерывалась. Сейчас она снова возрождается в России. [10, c. 46]

     Если  вы даете рекомендательное письмо тому, кого знаете лично, оно приобретает  форму делового, поэтому его следует  напечатать на машинке и адресовать конкретному лицу. В письме должно содержаться неявное одобрение рекомендуемого и подразумеваться просьба обратить внимание на этого человека. Однако рекомендательные письма не стоит давать тому, кто рекомендации не заслужил.

     Идеальное рекомендательное письмо состоит из четырех разделов:

     1. вводного, в котором вы представляетесь адресату и в сжатой форме описываете обстоятельства знакомства с рекомендуемым вами лицом;

     2. характеристики, в которой приводятся сведения об образовании, уровне подготовки и опыте рекомендуемого, его черты характера и способности, которые могут пригодиться той фирме, куда соискатель стремится попасть;

     3. просьбы ознакомиться с прилагаемым послужным списком (резюме) и краткими анкетными данными, а также назначить рекомендуемому лицу встречу для собеседования;

     4. заключительного, где вы выражаете свою признательность. Иногда вместо рекомендательного письма достаточно визитной карточки с пометкой: "Рекомендую вам Джека Уайта". [4, c. 68]

     Рекомендовать можно не только для устройства на работу, а также одних своих знакомых - другим, своего друга - родственникам и т.д. 

  Благодарственное  письмо

 

     Во  многих странах благодарственные письма являются необходимым элементом  общения. Не прислать благодарственное письмо за приглашение, поздравление, оказанное гостеприимство - значит проявить себя крайне невоспитанным человеком, с которым потом не будут поддерживать отношения.

     В России сейчас такие письма на уровне личного общения распространены очень мало, однако надо учитывать, что для поддержания хороших  деловых отношений с иностранными партнерами владеть культурой благодарственных писем совершенно необходимо. За оказанные услуги всегда нужно благодарить письмом или лично.

     Считается обязательным элементом этикета  отправить благодарность за свадебные  подарки, даже если благодарность уже была выражена устно, причем не позднее чем через три месяца, а лучше сразу же после получения подарка. Письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство высылается в течение недели после отъезда. 

  Поздравительные письма

 

     На  все поздравительные письма, за исключением стандартных или официальных, необходимо посылать ответы. Поздравительные письма отправляют по поводу помолвки и оформления брака, при рождении ребенка, в связи с продвижением по службе или другими достижениями. Письмо с поздравлением по случаю вступления в брак принято отправлять в течение восьми дней с момента получения сообщения об этом событии.

     В России письма с выражением соболезнования обычно пишут от руки, стараясь, чтобы  письмо не получилось черствым и официальным. Можно также отправить телеграмму с теплыми словами утешения. За рубежом часто присылают по поводу смерти знакомого (но не родственника) стандартную, напечатанную типографским способом открытку, куда только вписывают имя, от кого эта открытка. Обычно это нужно сделать в течение 10 дней с момента получения сообщения о случившемся.

  Открытка

     Если  на фирме существует традиция отправлять клиентам и партнерам поздравительные  открытки к Рождеству и Новому году, то их следует посылать не на домашний адрес получателя от лица президента или другого ответственного сотрудника фирмы, а на адрес офиса и от лица фирмы. Если партнер по бизнесу является одновременно вашим хорошим знакомым, то можно направлять поздравления ему и его жене на их домашний адрес, даже если вы с его женой незнакомы.

     В том случае, когда открытка фирменная, т.е. на ней уже типографским способом напечатано название вашей фирмы, необходимо лично подписать каждую посылаемую открытку и неплохо добавить от себя хотя бы несколько слов, например: "Наилучшие пожелания в Новом году". Если этого не сделать, то поздравление лишится того чувства доброжелательности, которое оно должно символизировать. 

  Телеграмма

 

     Телеграммы  как способ корреспонденции появились  около ста лет назад, и за это  время устоялись определенные правила их текста. При передаче телеграммы оплачивается каждое слово, поэтому текст телеграмм обычно не имеет знаков препинания, а составляется так, чтобы передаваемая информация была понятной при минимальном количестве слов. Если телеграмма отправляется за рубеж и пишется, например, на английском языке, можно опускать артикли, некоторые предлоги и другие служебные слова, однако нужно следить, чтобы в результате такой экономии смысл оставался понятным. [6, c. 104]

     Обычно  в телеграммах опускают слова приветствия и прощания, поскольку основная цель телеграммы - донести срочную информацию. Кроме того, можно использовать некоторые общепринятые сокращения (такие как официальные сокращения названия стран, штатов в США, названия графств в Великобритании и прочее).

Факс  и электронная  почта

 

     Одним из самых быстрых способов передачи информации, в частности документации, является отправление информации по факсу. Для этого используются факсимильные копировальные аппараты (телефаксы). С их помощью можно за 12 секунд отправить посредством каналов факсимильной связи точную копию какого-либо документа: контракт, запрос, диаграмму, фотографию и т.п., если он срочно требуется, например, фирме-партнеру для изучения или обсуждения.

     Если  у фирмы есть такой способ связи, то на ее бланке в заголовке вместе с номером телефона дается и номер факса. Обычно телефаксное сообщение оформляется в виде делового письма, в котором даны все необходимые реквизиты: дата, внутренний адрес, обращение, заключительная формула вежливости и т.п. Стилистически такие сообщения могут быть менее официальными, чем деловые письма.

     Электронная почта (E-mail) - способ моментальной передачи информации. При передаче информации с помощью этого средства связи нужно следить за тем, чтобы сообщение не содержало информации, не предназначенной для чужих глаз, максимально соответствовало форме печатных документов и было кратким. Существующая модель электронной почты предполагает два концептуальных уровня обработки сообщений. Отправитель (или источник) создает электронное сообщение и передает его на первый уровень обработки агенту-пользователю, который от имени отправителя передает его на второй уровень транспортному агенту. [7, c. 37]

     Последний передает сообщение транспортному  агенту следующего почтового сервера и т.д., пока оно не попадет транспортному агенту адресата. Полученное сообщение передается агенту-пользователю получателя для хранения. Получатель может обратиться к агенту-отправителю для того, чтобы прочитать сообщение, сохранить или ответить на него.

     Сообщения, принимаемые транспортным агентом, имеют специальный формат, детали которого зависят от особенностей почтового  протокола. При обмене сообщениями  формат должен быть известен всем агентам.