Шпаргалки по "Делопроизводству"

Шпоры к экзамену по делопроизводству

Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.

 Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования  и организации  работы с   документами в процессе создания  документа.

Составной частью  делопроизводства является документирование.

Документирование – процесс  составления и оформления документа.

Классификация документов.

 Классификация документов:

По наименованию: приказы, распоряжения, планы, отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, письма, телеграммы, тех.

Унификация и стандартизация управленческой документации.

 Стандартизация – это  установление на длительный промежуток  времени общегосударственных и  общеобязательных норм создания  документов. Унификация – это  выбор рациональных структур  их построения, приведение документов  к единообразию на основе установления  рационального количества их  форм и типизации построения.

Основные принципы:

1.Организационные формы  делопроизводства.

    Выбор формы  ведения делопроизводства зависит  от характера деятельности, функций,  организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.

   Существует 3 формы  организации делопроизводства:

1.    Централизованная. Документооборот маленький, поэтому  все работы по делопроизводству  выполняет 1 человек или одно  подразделение. 

 Достоинства централизованной  формы организации делопроизводства:

ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.

ü Высокий уровень качества обработки документов.

ü Полная и равномерная загрузка работников.

2.    Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте.

Ответственность руководителей  за организацию и ведение делопроизводства.

    Статьей 25 Закона  «О национальном архивном фонде  и  архивах РБ» установлено,  что республиканские и местные  органы государственного управления  создают условия для документированного  обеспечения управления своих  аппаратов, принимают меры по  повышению технической оснащенности  делопроизводства, его эффективности  и экономичности.

      Все учреждения  и организации обязаны соблюдать  нормы требования, предъявляемые  к порядку работы с документами,  их обработке, движению и хранению.

Прием и обработка входящих документов.

Входящий документ – док-нт, поступивший в учреждение. Большинство входящих док-тов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Порядок работы с исходящими и внутренними документами.

Исходящий документ - официальный  док-нт, отправляемый из учреждения. Большинство исх. док-тов являются ответом организации на вход.

Рассмотрение и исполнение документов.

 

Передача документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после их регистрации. Руководитель должен определить ответственного исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и установить индивидуальные сроки его исполнения.

Организация контроля исполнения документов. 

   Организация контроля  исполнения должна обеспечивать  своевременное и качественное  исполнение документов.

 Номенклатура дел, порядок  ее разработки и утверждения.Номенклатура дел - это систематизированный список документов с указанием сроков хранения.Номенклатура дел составляется в ноябре-декабре месяце, вводится в действие с января наступающего года.

Сначала составляется номенклатура дел в отделах, на основании дел  отделов составляется номенклатура дел организации.

Номенклатура дел составляется ежегодно.

 Правила формирования  и оформления дел.

Формирование дел - это  группировка док-тов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование дел состоит  из следующих операций: распределение  док-тов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение док-тов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела.

  Дела формируют уполномоченные  на это сотрудники в каждом  структурном подразделении.

Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

 Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот.

Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в  архив.

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В  делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.Ведение  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.   Делопроизводство по заявлениям, предложениям и жалобам  граждан ведется отдельно от общего делопроизводства.

 Документы по личному  составу и правила их оформления.

К документам по личному составу  относятся:  Труд.  контракт – док-нт, кот. фиксирует согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирует их.

Виды бланков документов.

 Бланк документа - стандартный  лист бумаги с воспроизведенными  на нем реквизитами, содержащими  постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

  На бланках изготавливается  только первая страница документа,  для изготовления последующих  страниц используются стандартные  чистые листы бумаги.

Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых в соответствии с Госстандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ.

Реквизиты документов, их расположение и правила оформления.

СТБ 6.38-2004 стандартом установлено 32 реквизита:

1.  Государственный герб  РБ. Располагается  на верхнем  поле по центру.

Оформление документов с  использованием технических средств.

1.    Печатание и  оформление документов в редакторе  Word.

2.    Поля страницы: верхнее и нижнее – 20 мм.; левое – 30 мм.; правое – 10 мм (допускается до 0,8мм.).

3.    Шрифт- размер 15, обычный, за исключением   индекса структурного подразделения,  в котором готовился документ.

 Организационные документы,  правила их оформления.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию  организации, ее функции, задачи, порядок  работы.

Распорядительные документы, правила их оформления.

 Текст распорядительного  документа состоит из двух  частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса.

Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

 Протокол – документ, в котором фиксируется ход  обсуждения вопросов и принятия  решений на собраниях, совещаниях.

 Справочно-информационные  документы, правила их оформления (докладная и объяснительная записки,  справки).

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке  прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями  составителя.

Справочно-информационные документы, правила их оформления (телеграммы, телефонограммы, доверенности).

 Телеграмма – вид  документа, определяемый способом  передачи информации по каналам  телеграфной связи.

 Деловые письма, правила  их оформления.

 Служебные письма организации  составляются по самым различным  вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т.е.

 Организация работы  ведомственного архива.Ведомственные архивы – это архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, осуществляющие прием и хранение док-тов этих гос. Понятие этики делового общения. Этические нормы и принципы.

     Общение представляет  собой процесс взаимосвязи и  взаимодействия общественных субъектов  (классов, групп, личностей), в  котором происходит обмен информацией, опытом, способностями, умениями и навыками, а также результатами деятельности.

Деловое общение: формы и  компоненты.

 Деловое общение - это  процесс взаимосвязи и взаимодействия  общественных субъектов, в   котором происходит обмен   информацией, опытом, способностям, умениями и навыками, а также  результатами деятельности.

Цель делового общения - постановка определенных целей и конкретных задач.

Деловое общение проявляется  в трех формах:  Субординационная; Служебно-товарищеская форма общения; 3. Дружеская форма.

В общении выделяют следующие  этапы: 1. Установление контакта. При  установлении контакта необходимо продемонстрировать доброжелательность и открытость общения. 2. Ориентация в ситуации  (люди, обстоятельства и т.п.).        3. Обсуждение вопроса, проблемы и принятия решения. 4. Выход из контакта.   Различают: прямое (осуществляется посредством личного контакта), и косвенное (осуществляется посредством литературы, средств массовых коммуникаций).

Общение подразделяется на следующие  формы:

«По вертикали» -  в отношениях между руководителями и подчиненными правило этики можно сформулировать следующим образом: «Относитесь  к своим подчиненным так, как  вы хотели бы, чтобы к вам относился  руководитель».   

    Отношение руководителя  к подчиненным («сверху-вниз») и наоборот («снизу-вверх») влияет на характер делового общение и во многом определяет его нравственно-психологический климат.

   В деловом общении   «снизу-вверх» общее этическое  правило  формулируется следующим  образом: «Относись  к своему  руководителю так, как вы хотели  бы, чтобы к вам относились  ваши подчиненные».

Деловая беседа, порядок ее подготовки и проведения.

Деловая беседа - речевое  общение между собеседниками, которые  имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для  установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки  конструктивного подхода для  их решения.

Прием посетителей и общение  с ними.

 От характера приема  и ранга посетителя менеджер  может выбрать несколько вариантов  своего поведения.

Первый вариант. Хозяин офиса  принимает посетителя сидя за рабочим  столом.

 Ведение делового телефонного  разговора, основные правила и  рекомендации.

Телефон в нас. время явл. важнейшим средством человеческого общении. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необход.

Деловое выступление: важнейшие  требования, структура и речевой  этикет.

  Важную роль в деловом  выступлении играет ясность и  точность речи. Нужно  избегать  лишних двусмысленных слов и  выражений.

   Выступление должно  быть кратким.

 Цель и назначение  деловых совещаний и собраний. Классификация деловых совещаний.

Совещание  - заседание  группы заинтересованных людей, посвященное  открытому коллективному обсуждению одного или нескольких вопросов.

Организация и проведение собраний.

 Собрание - совместное  присутствие где-нибудь членов  определенного коллектива для  обсуждения, решения каких-либо вопросов.

 Организация и проведение  совещаний.

     Совещание -  заседание группы заинтересованных  людей, посвященное открытому  коллективному обсуждению одного  или нескольких вопросов.

Перечень необходимых  условий для успешного проведения собраний, совещаний. Условиями успешного проведения собрания, совещания являются: 1 Тщательная предварительная подготовка, включающая формирование вопросов повестки собрания; подбор докладчиков, заинтересованных в положительном решении имеющейся проблемы, затрагивающей весь коллектив; обеспечение работы торговой точки (буфета, столовой, кофе-паузы и т.п.); определение выступающих, знающих проблему и могущих внести конструктивные предложения и убедить в необходимости принятия оптимального решения.

2 Четкое соблюдение регламента  проведения собрания.

 Подготовка и проведение  деловых переговоров.

   Переговоры состоят  из 3-х основных стадий: подготовка  переговоров, процесс переговоров  и достижения согласия, которые  в свою очередь состоят из  нескольких этапов.

Методы и тактические  приемы ведения переговоров. Переговоры - это обмен мнениями с определенной целью. Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов. Особенности ведения переговоров в неблагоприятных переговорных ситуациях.

Ведение переговоров в  неблагоприятных ситуациях Наиболее неблагоприятными переговорными ситуациями являются два особо сложных в тактическом отношении случая: когда партнер не настроен на конструктивный диалог и когда он занимает более выгодную позицию. Начнем со случая, когда партнер ведет себя деструктивно, объявляет о своей твердой позиции, критикует ваше предложение и вообще стремится делать только то, что обеспечивает максимум собственной выгоды.

Анализ итогов переговоров.

 

Переговоры - это обмен  мнениями с определенной целью. Деловые  переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены на заключение соглашений, сделок, контрактов.

Ведение переговоров. Некоторые правила по достижению успеха по ведению переговоров.

Для достижения успеха в переговорах  используются следующие основные методы: позиционного торга; принципиальных переговоров; вариационный; интеграции; уравновешивания;  компромиссный.