Автор: Пользователь скрыл имя, 26 Ноября 2015 в 21:11, курсовая работа
Выбранная тема вызывает интерес с практической и научной точек зрения, она актуальна в настоящее время.
Актуальность данной курсовой работы обусловлена тем, что в современной системе документационного обеспечения управления предприятий существует значительный документопоток, работу с которым необходимо систематизировать. Систематизация документной работы берет начало в отделе документационного обеспечения управления.
Введение…………………………………………………………………………………………....3
1.Канцелярия как метод управления документооборотом в организации….……..………..…6
1.1. Организация канцелярской работы………………………………………………..…..…..….7
Структура и штатная численность………………………………………………..…..………8
Задачи и функции канцелярии………………………………………………………..….....10
Работа канцелярии с документами……………………………………………….…….....…13
Права заведующего канцелярией…………………………………………………………….14
Отчетность канцелярии……………………………………………………………………....15
Ответственность канцелярии………………………………………………………………..16
Взаимосвязи канцелярии и других подразделений учреждения…………………………..18
Канцелярия и архив предприятия……………..……………………………………………..18
Канцелярия и ее связь с другими структурными подразделениями………………...…..19
Электронная канцелярия…………………………………………………………..………….21
Принцип действия электронной канцелярии………..…………………………………......21
Проблемы электронной канцелярии………………………………………………………22
Работа канцелярии районной прокуратуры Неверкинского района……………………..25
Заключение……………………………………………………………………………………...….27
Список использованных источников и литературы………………………………………….29
Права канцелярии – это механизм, позволяющий обеспечить выполнение установленных функций в случае возникновения каких-либо проблем.
Заведующий канцелярией руководит всей деятельностью канцелярии, осуществляет права и обязанности, вытекающие из настоящего положения, и несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций.
Заведующий канцелярией имеет право:
- требовать от работников
- привлекать по согласованию
с начальниками
- вносить руководству
- представлять канцелярию во
всех государственных и
- утверждать должностные инструкции работников канцелярии.
Заведующий канцелярией организует работу с документами на предприятии, осуществляя руководство работниками канцелярии и опираясь на свои права.
Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству предприятия о потоке документов на предприятии. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:
- Оперативные. Они выводятся или ежедневно, или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную картину информации для оперативного управления.
Назначение данного вида отчетов - получение информации для оперативного управления предприятием. Они готовятся на различную глубину - от одного дня и до недели. Основное их содержание - список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов - ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными. Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица.
Сводный отчет - это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени (возможно, разделенный на отдельные подразделы по различным признакам). Сводные отчеты поступают к руководству предприятия или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.
При рассмотрении отчетов не производится их группировка (т.е. на самом деле отчетов может быть и меньше, если использовать специализированные фильтры). У каждого оперативного отчета должен быть фильтр, задающий интервал времени, в который происходит окончание работ. Данные этого фильтра помещаются в заголовок отчета. Типичными примерами таких отчетов могут являться: завершающиеся работы по исполнителям, сводный отчет по подразделениям организации, сводный отчет по контрагентам и т.д.
- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на предприятии. Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год.
Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Хотя существуют стандартные формы отчетов, каждая организация может захотеть иметь собственные формы отчетов (в том числе и матричные). Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т.д. Аналитические отчеты могут выдаваться по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты должны давать картину работы предприятия за определенный период времени. Следовательно, в фильтр отчета нужно ввести параметр - время анализа. В нем можно задавать или произвольный интервал времени, или фиксированный и понятный интервал времени:
- За месяц (указывается месяц и год, по умолчанию текущий).
- За квартал (по умолчанию текущий квартал).
- За год (по умолчанию текущий год).
Аналитические отчеты выдаются сравнительно редко. Часто их оформляют в виде отдельного издания и распространяют по всей организации. В связи с этим к ним предъявляется достаточно высокие требования по качеству оформления. В общем случае, они должны включать логотипы предприятия, гербы и графическую символику. Примеры таких отчетов:
- Исполненные документы по исполнителям
- Исполненные документы по контрагентам
- Исполненные документы по номенклатуре [11]
Отчетность канцелярии необходима в работе организации. Она позволяет анализировать работу канцелярии, подводить итоги по ее эффективности и давать картину работы предприятия за определенный период времени.
Ответственность за
Заведующий канцелярией:
- организует ее работу,
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению,
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением,
- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение,
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение,
- принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда,
- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов,
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов. участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку,
- руководит работниками канцелярии.
Заведующий канцелярией несет ответственность за:
- нарушение правил, сроков создания, обработки, хранения и использования документов;
- нарушение принципов (правил) формирования документального фонда организации, утрату или порчу документов;
- несоблюдение установленной в организации технологии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
- разглашение информации служебного характера, несоблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
- невыполнение в установленные сроки и установлен- ном объеме поручений руководства;
- несоблюдение установленных правил противопожарной безопасности, организации и охраны труда.
Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что документооборот на любом предприятии имеет начало именно в канцелярии и продолжается в системах управления документооборотом подразделений организации. Канцелярия контролирует ответственных исполнителей, но не всю цепочку обработки документа, и выдает руководству предприятия отчеты о потоке документов на предприятии.
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия. В общем случае, можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации, как центральную систему, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота, своеобразного ядра системы автоматизации производственной деятельности предприятия.
Для выполнения функций и реализации прав канцелярия взаимодействует:
1. Со всеми подразделениями
- ведения делопроизводства;
- организации контроля и проверки исполнения
указаний канцелярии;
- подготовки и представления документов;
- передачи входящей корреспонденции и приема исходящей;
- получения и выдачи документов, подлежащих копированию и размножению;
2. С хозяйственным отделом; отделом материально-технического снабжения по вопросам:
- обеспечения оргтехникой, оборудованием, канцелярскими принадлежностями, бланками документов;
- обеспечения ремонта оргтехники, копировально-множительного оборудования, пр.;
3. С юридическим отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
То есть, канцелярия взаимодействует со всеми подразделениями предприятия, обеспечивая его эффективную работу.
На одном уровне с канцелярией стоит архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.
Все документы, проходящие через канцелярию, попадают в архив предприятия. Рассмотрим организацию документов в архиве предприятия.
Все документы подразделяются на дела. Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить двести пятьдесят страниц, толщина тома не превышает четыре см. В связи с этим, для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом, подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам), или целиком по окончанию года. Дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивка по томам. После этого готовится опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.
Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на:
- документы временного срока хранения (до десяти лет включительно);
- документы долговременного срока хранения (свыше десяти лет);
- документы постоянного (вечного) хранения.
После истечения срока хранения дела дело из архива предприятия передается на хранение в государственный архив (для государственных организаций). Для частных компаний после истечения срока хранения дела уничтожаются. И тот, и другой процесс оформляется соответствующими актами. Дела в архив или на уничтожения поступают как единое целое, т.е., в отличие от процесса формирования архивных дел, запускается соответствующая операция для всех томов дела.
Таким образом, документы, созданные и оформленные в канцелярии, переходят в архив на хранение. Это означает, что канцелярия также связана с архивом предприятия.
Документооборот на предприятии только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через подразделения организации. В принципе, канцелярию за редким исключением не волнует документооборот в отделах. Только в некоторых случаях, когда канцелярию обвиняют за вовремя неисполненные документы, ее серьезно волнует положение дел в подразделениях.
На уровне подразделений документооборот должен позволять вести внутренний документооборот и передавать дела в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно ходят в рамках подразделения.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
Информация о работе Организация работы канцелярии учреждения