Общие функции документа. Язык и стиль деловых писем

 

 

 

Содержание:

Глава 1. Общие функции документа................................................................3

Глава 2. Язык и стиль деловых писем..........................................................14

      2.1  Правила оформления документов........................................................17

2.2 Языковые средства и стиль изложения в документах...................23

Глава 3. Речевой этикет в документе...........................................................25

Список использованной литературы...........................................................29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Общие функции документа:

           .  информативная   (документ   создается для сохранения информации);

• социальная (документ определяется той или иной социальной потребностью и, следовательно, является социально значимым);

• коммуникативная (документ выступает в качестве средства 
  связи между учреждениями либо учреждениями и частными лицами);
• культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции).

Специальные функции документа:

• управленческая (документ представляет собой инструмент управления);
• правовая (документ закрепляет правовые нормы);
• функция исторического источника (документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества)

  Эти функции  документа – интернациональные  и определяют общие для разных  языковых культур требования к документу:

(1) соблюдение  норм  официально-делового  этикета;

2. лаконичность и информативность содержания;
3. объективность информации;
4. структурированность изложения;

(5) стандартизация и унификация  языковых и текстовых средств.

 В деловой переписке  используются языковые формулы — стандартные языковые обороты, в большинстве случаев выступающие как юридически значимые компоненты текста (Оплату гарантируем; Наши реквизиты; Наш расчетный счет...).

Лаконичность в деловом документе проявляется в том, что оптимально письмо не должно превышать объема одной – двух страниц. Одновременно документ должен быть достаточно информативен. Недостаточность информации может вынуждать к дополнительным запросам, избыточность — привести к затруднению восприятия сути документа.

Объективность информации предполагает, что деловое письмо отражает реальное состояние дел и дает непредвзятую оценку событий.

Структурированность изложения,  или композиция,  — это последовательность расположения его составных частей — аспектов. В самостоятельный аспект выделяется каждое речевое действие: просьба, сообщение, жалоба и т.п., так как по каждому аспекту принимается самостоятельное решение. Структура аспекта (ситуативно-оценочной модели) состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет предполагаемые, желательные события (просьбы, предложения, требования).

Стандартизация и унификация — одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, характеризующее все типы деловых бумаг, определяющее строгую закрепленность частей делового письма, его композицию.

Точность и стандартизация официально-делового стиля влекут за собой употребление специальных языковых средств, языковых формул, образующих относительно замкнутую систему официально-деловой речи.

Языковые формулы официальных документов. В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Основные различия между ними сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа.

За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы для типовых официально-деловых ситуаций и соответствующего им жанра документа.

Языковые формулы — это устойчивые (стандартизированные, шаблонные) языковые обороты, используемые в регулярно повторяющихся ситуациях делового общения. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру, упрощает процедуру создания официальной бумаги.

          Языковые формулы, используемые для выражения мотивов создания документа: 

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

В соответствии с письмом заказчика...

Согласно решению Департамента образования...

В ответ на Ваш запрос сообщаем...

В подтверждение нашего телефонного разговора...

Ссылаясь на Ваше гарантийное письмо...

причин создания документа

Ввиду чрезвычайных обстоятельств...

Учитывая повышение спроса на продукцию Вашего предприятия...

В связи с проведением совместного семинара по проблеме...

В связи с нарушением сроков доставки товара...

В связи с тяжелым материальным положением...

цели создания документа

В целях усиления охраны государственного имущества...

В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес...

В целях согласования сроков проведения конференции...

Во исполнение приказа ректора университета...

Для согласования ряда спорных вопросов...

Для согласования кандидатур...

сообщения, уведомления

Сообщаем, что...

Информируем Вас о том, что...

Уведомляем Вас о...

Организация извещает о...

Считаем необходимым поставить Вас в известность...

Довожу до Вашего сведения, что...

распоряжения, приказа

Назначить на должность...

Утвердить решение Ученого совета Института...

Обязать руководителей структурных подразделений...

Создать комиссию в составе...

Возложить   ответственность   за   обеспечение   порядка   проживания

студентов в общежитии на...

Назначить расследование по факту...

предложения

В ответ на Ваш запрос наша фирма может предложить Вам...

Предлагаем рассмотреть возможность сотрудничества в области...

По Вашей просьбе посылаем прайс-лист нашей кампании и предлагаем

ознакомиться с...

 Мы можем  поставлять Вашей организации...

 отказа от  предложения

К сожалению, мы не можем предоставить Вам имеющуюся у нас информацию по причине...

Ваш проект отклонен по следующим причинам...

Присланная Вами смета расходов на... не может быть утверждена в силу...

Несмотря на предпринятые нами усилия, Ваше предложение не может

быть реализовано в установленный Вами срок...

В настоящее время наша организация не имеет возможности заключить договор о..

обещания, гарантии

Гарантируем, что...

Оплата гарантируется...

Конфиденциальность информации гарантируется...

Факты нарушений правил торговли будут рассмотрены в установленном порядке...

Соответствующие меры будут приняты...

 напоминания, предупреждения

Напоминаем Вам, что в соответствии с достигнутыми договоренностями Вы должны...

  Напоминаем, что Ваша задолженность по  оплате составляет...

  Уведомляем  Вас о том, что срок сдачи  объекта истекает...

  Считаем необходимым  еще раз напомнить Вам о  том, что Издательство оставляет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие Договора в случае несвоевременного представления рукописи.

 просьбы

Обращаемся к Вам с просьбой...

Просим изыскать возможность положительного решения вопроса о...

Просим направить в адрес нашей организации сведения о...

Просим выслать каталоги Ваших изделий...

Просим принять меры...

Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте...числа в связи с...

Прошу принять меня на работу на должность...

приглашения

Приглашаем Вас принять участие в... 

Приглашаем Вас стать участником...

Приглашаем представителя Вашей фирмы посетить наше  предприятие...

Просим принять участие в проведении выставки-ярмарки...

 Языковые формулы  заключительной части текста

Надеемся получить ответ в ближайшее время...

Надеемся, что наша просьба будет выполнена...

Надеемся на продолжение сотрудничества...

Ожидаем Вашего согласия...

Убедительно просим Вас не задерживать ответ...

Заранее благодарны...

С уважением... (подпись).

 Приемы унификации  языка служебных документов. Унификация — это приведение чего-либо к единообразию, единой системе, форме.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм документов, фиксирующих осуществление однотипных функций.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Существуют следующие категории стандартов: государственные (ГОСТ), отраслевые (ОСТ), республиканские (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Особенность унификации языка служебных заключается в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.

Итак, процесс составления официально-деловых бумаг предполагает соединение в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей.

Язык и стиль информационно-справочных и справочно-аналитических документов. Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

  К информационно-справочным  и справочно-аналитическим документам  относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно - распорядительным документам они не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

  Справка. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера (например, «О состоянии научно-исследовательской работы в вузе») и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

 Наиболее многочисленную  группу составляют справки второго вида — они наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о месте учебы и т.д. Такие справки выдаются ежедневно.

Реквизиты справки: (1) наименование жанра документа;

2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается;

3) текст, содержащий требуемую информацию;

(4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка);

 (5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно

содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.

Основные языковые модели справок:

• содержание информации: Дана в том, что...;
• обозначение адресата: Дана для представления в…

                 

Докладная записка

Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, о факте, имевшем место, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

Реквизиты докладной записки: (1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);