Автоматизированные системы управления торговым предприятием

При использовании  информационной системы дела обстоят  иначе. Менеджеры по закупкам настраивают  в системе все условия по оплате поставщикам, на основании чего система в автоматическом режиме формирует заявки на оплату. Это дает возможность не только избежать ошибок в расчетах, но и спланировать расход денежных средств на закупки.

Распределительная логистика. Автоматизация процесса взаимоотношения с клиентами позволяет исследовать предпочтения покупателей, повышать их лояльность за счет предоставления скидок, сегментировать покупательскую аудиторию, делать массовые рассылки корреспонденции, выдавать отчеты для принятия решений оптимизации маркетинговых расходов.

Важные  конкурентные преимущества торговая компания может приобрести, анализируя информацию о покупателях, получаемую при использовании  дисконтных карт, поскольку дисконтная карта — это не только возможность  предоставить покупателю скидку, но и получить данные о средней потребительской корзине своих покупателей, разработать новые предложения продажи дополнительных товаров и многое другое. Поэтому автоматизация работы с дисконтными картами — один из самых эффективных инструментов, предназначенный для создания системы лояльности постоянных покупателей.

На  практике это происходит следующим  образом. Отдел маркетинга составляет в информационной системе график проведения ряда мероприятий, уточняя  в каких магазинах, по каким дням и какие акции следует провести. Накануне назначенного дня система автоматически рассылает уведомления об изменении отпускных цен на нужный товар в те магазины, где было запланировано проведение акции, выводит на печать новые ценники и меняет настройки всех кассовых аппаратов в этих магазинах. По окончании срока акции настройки кассовых аппаратов и ценники автоматически заменяются на старые.

Рассмотрим  теперь некоторые аспекты автоматизации  ценообразования. Для розничной  торговли проблема ценообразования  является одной из самых сложных, в связи с чем система автоматизации должна предоставлять возможность гибкой настройки различных ценовых форматов. Одна из передовых систем автоматизации торговли — Axapta Retail, созданная на основе стандартной функциональности ERP-системы Microsoft Business Solutions Axapta поддерживает три схемы ценообразования, перечисленные ниже.

1. В  случае, когда все магазины торговой  сети имеют централизованную  систему ценообразования, малейшее  изменение цены на любую из  десятков тысяч ассортиментных  позиций оперативно доводится до каждого магазина. При этом данная информация отражается в финансовых планах, как отдельного торгового комплекса, так и всей сети в целом.

2. В  том случае, когда ценообразование  производится каждым магазином  в отдельности, информация о ценах на каждую ассортиментную позицию, а также о любых ценовых изменениях поступает в центральный офис и становится основой для принятия управленческих решений.

3. Торговая  сеть может включать как магазины, имеющие единую систему ценообразования,  так и торговые комплексы, устанавливающие собственные цены на некоторые или все ассортиментные позиции. В этом случае Axapta Retail позволит оперативно учитывать все ценовые изменения на любом уровне — от центрального офиса до магазина — и принимать соответствующие управленческие решения.

Менеджер  сети собирает результаты мониторинга  цен, данные о наличии каждой товарной позиции в ассортименте конкурирующих  торговых точек и информацию о  маркетинговых акциях на эти товары. Он заносит эти данные в систему, и на основании занесенных данных система выдает статистический анализ. Она показывает, как изменились цены конкурентов, и по каким товарным позициям сети нужно изменить цену, чтобы не отставать от конкурентного окружения. Менеджер проводит первичное утверждение изменения отпускной цены. Запрос на вторичное утверждение направляется ответственному лицу с детализацией — как и почему предлагается изменить цену. Ответственный за ценовую политику сети просматривает запрос и утверждает или отклоняет его. Ответ автоматически отправляются менеджеру, инициировавшему запрос. Если ответ положительный, система автоматически заносит новую цену в память кассовых аппаратов на заданный период времени и предлагает распечатать новый ценник для торгового зала.

Складская логистика. Автоматизация складской логистики помогает в управлении такими функциями, как контроль хранения и физического перемещения товаров по складу, оптимизация используемого пространства склада и потока товаров, предотвращение кражи товаров, повышение точности в идентификации товара, использование штрихкодирования и терминалов сбора данных, проведение инвентаризации. 

Для розничной торговли проблема ценообразования является одной из самых сложных, в связи  с чем система автоматизации  должна предоставлять возможность гибкой настройки различных ценовых форматов. Одна из передовых систем автоматизации торговли — Axapta Retail, созданная на основе стандартной функциональности ERP-системы Microsoft Business Solutions Axapta поддерживает три схемы ценообразования, перечисленные ниже.

1. В  случае, когда все магазины торговой  сети имеют централизованную  систему ценообразования, малейшее  изменение цены на любую из  десятков тысяч ассортиментных  позиций оперативно доводится  до каждого магазина. При этом  данная информация отражается в финансовых планах, как отдельного торгового комплекса, так и всей сети в целом.

2. В  том случае, когда ценообразование  производится каждым магазином  в отдельности, информация о  ценах на каждую ассортиментную  позицию, а также о любых  ценовых изменениях поступает в центральный офис и становится основой для принятия управленческих решений.

3. Торговая  сеть может включать как магазины, имеющие единую систему ценообразования,  так и торговые комплексы, устанавливающие  собственные цены на некоторые  или все ассортиментные позиции. В этом случае Axapta Retail позволит оперативно учитывать все ценовые изменения на любом уровне — от центрального офиса до магазина — и принимать соответствующие управленческие решения.

Рассмотрим  практический пример использования достоинств информационной системы в розничном ценообразовании.

Менеджер  сети собирает результаты мониторинга  цен, данные о наличии каждой товарной позиции в ассортименте конкурирующих  торговых точек и информацию о  маркетинговых акциях на эти товары. Он заносит эти данные в систему, и на основании занесенных данных система выдает статистический анализ. Она показывает, как изменились цены конкурентов, и по каким товарным позициям сети нужно изменить цену, чтобы не отставать от конкурентного окружения. Менеджер проводит первичное утверждение изменения отпускной цены. Запрос на вторичное утверждение направляется ответственному лицу с детализацией — как и почему предлагается изменить цену. Ответственный за ценовую политику сети просматривает запрос и утверждает или отклоняет его. Ответ автоматически отправляются менеджеру, инициировавшему запрос. Если ответ положительный, система автоматически заносит новую цену в память кассовых аппаратов на заданный период времени и предлагает распечатать новый ценник для торгового зала.

Повышение эффективности использования складских  площадей — одна из важнейших проблем  складской логистики. От ее разрешения зависит прибыль розничного предприятия. Увеличение числа единиц хранения и  сокращение жизненного цикла продуктов  требует постоянного перемещения товаров по складу.

Специальные решения для автоматизации управления ячеистыми складами¹ позволяют учитывать сезонность, историю и показатели оборачиваемости продукта. На основании этих показателей система выдает рекомендации по месту для хранения данного вида товара. Система может также определить оптимальный объем ячейки для хранения товара, сформировать график его перемещения по стеллажам и контролировать его исполнение в режиме реального времени.

Проведение  инвентаризации² — одна из самых трудоемких и долгих по исполнению функций складской логистики. Автоматизация этой функции помогает снизить риск хищений и недостач³. Использование в ходе инвентаризации терминалов сбора данных и их последующий автоматизированный перенос в систему помогают избежать многократного ввода данных и, как следствие, появления недостоверной информации.

Производственная  логистика. К производственной логистике  в розничной торговле можно отнести  кулинарию, пекарню, разделку мяса, сборку готового изделия. Несмотря на то, что производство в ритейле зачастую является сопутствующим видом деятельности, оно может расширить резервы рентабельности.

Транспортная  логистика. Система управления транспортом  помогает ритейлерам оптимизировать поставки товара и является дополнительным методом сокращения издержек. Однако для эффективного использования существующих сегодня на рынке решений по автоматизации транспортной логистики важным фактором являются взаимоотношения ритейлера с поставщиком.

                    Автоматизация финансов

Функциональность  управления финансами является неотъемлемой частью любой ERP-системы и обычно содержит инструменты финансового  контроля, учета и планирования. Не стоит путать эту функциональность с бухгалтерскими программами. Богатый  инструментарий данного модуля в первую очередь предназначен не для ведения бухгалтерского учета, а для получения разнородных аналитических отчетов, призванных помочь руководителям торгового предприятия в принятии важных решений, к примеру, в области ценообразования. Финансовый модуль автоматизируемой системы обычно содержит компоненты, о которых пойдет речь ниже.

Бухгалтерия – ведение расчетов, ввод счетов, цикл для регистрации и одобрения  счетов поставщиков, создание платежных  поручений, выверка по банковской выписке, ведение кассовых операций, включая подготовку расходных и приходных ордеров и кассовой книги, настройка произвольных типов налогов: налог на добавленную стоимость (НДС), пошлины, начисление налогов к оплате.

Работа  с банками (ведение банковских операций, клиент-банк).

Бюджетирование - формирование планов продаж, для отдельного магазина и всей сети целиком, создание отчета о движении денежных средств, отчета о задолженностях.

Финансовое  планирование - прогнозирование продаж, закупок, запасов, перенос бюджетов в главную книгу, консолидация данных, поддержка неограниченного числа компаний.

Управление персоналом в ERP-системе подразумевает автоматизацию следующих процессов:

• связанных с планированием потребности и обеспечением предприятия трудовыми ресурсами, нацеленных на решение задач, стоящих перед предприятием в стратегическом и тактическом планах, а также на обеспечение развития предприятия в долгосрочной перспективе и стабильности в краткосрочной и среднесрочной перспективах;
• связанных с управлением эффективностью использования трудовых ресурсов, нацеленных на повышение рентабельности предприятия за счет повышения производительности и качества труда, более обоснованного планирования и использования фонда оплаты труда, оперативного контроля и регулирования занятости персонала;

связанных с формированием базы знаний о  персонале, являющихся вспомогательными и позволяющих принимать более  взвешенные и обоснованные решения, связанные с персоналом, в том  числе при оперативной работе;

·  решения социальных вопросов (процессы, во многом регламентированные законодательством и нацеленные на повышение социальной защищенности работников предприятия).

Для эффективного управления торговой сетью в целом  необходимо иметь максимально полную информацию о деятельности каждого  из ее сегментов. Поэтому автоматизированные системы розничной торговли интегрируется с внешними программными продуктами, обеспечивающими автоматизацию отдельных областей бизнеса розничной сети. В первую очередь это системы управления оборудованием торгового зала, о которых говорилось в связи с понятиями «Back-office» и «Front-office». Благодаря такой интеграции покупатели получают ряд дополнительных возможностей:

• управление большим спектром оборудования различных производителей;
• дистанционная настройка и профилактика оборудования;
• контроль работы в режиме реального времени;
• проведение различных маркетинговых акций (ведение дисконтных, бонусных и кредитных программ);
• формирование итоговых отчетов любой сложности и отчетов в режиме реального времени;
• контроль персонала и настройка уровней доступа и многие другие функции.

Сегодня управление предприятием без компьютера просто немыслимо. Компьютеры давно  и прочно вошли в такие области  управления, как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом  и закупками. Однако современный бизнес требует гораздо более широкого применения информационных технологий в управлении предприятием. Жизнеспособность и развитие информационных технологий объясняется тем, что современный бизнес крайне чувствителен к ошибкам в управлении. Интуиции, личного опыта руководителя и размеров капитала уже мало для того, чтобы быть первым.

Для принятия любого грамотного управленческого  решения в условиях неопределенности и риска необходимо постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово-хозяйственной деятельности, будь то торговля, производство или предоставление каких-либо услуг. Поэтому современный подход к управлению предполагает вложение средств в информационные технологии. И чем крупнее предприятие, тем серьезнее должны быть подобные вложения. Они являются жизненной необходимостью – в жесткой конкурентной борьбе одержать победу сможет лишь тот, кто лучше оснащен и наиболее эффективно организован.